助力企業(yè)節(jié)能提效傳真服務(wù)器應(yīng)用分析
雖然傳真也許看起來像是80年代的技術(shù)，但是，許多企業(yè)仍需要傳真文件。處理合同和簽署文件的企業(yè)就是頻繁使用傳真的用戶。電子郵件也許是目前傳輸方式的選擇，但是，傳真仍在繼續(xù)使用。因此，如果你是一個(gè)傳真用戶，你也許是一個(gè)懂技術(shù)的人，并且會(huì)利用傳真服務(wù)器這個(gè)現(xiàn)代技術(shù)的方便性的優(yōu)勢(shì)。
這是一種配置傳真軟件的服務(wù)器并且連接到具有傳真功能的調(diào)制解調(diào)器和一條電話線，還需要安裝允許你在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)送傳真的調(diào)制解調(diào)器軟件。
工作原理
傳真服務(wù)器從你的網(wǎng)絡(luò)上的用戶那里接收文件，把文件轉(zhuǎn)換為傳真，然后在電話線或者互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)送出去。傳真服務(wù)器還接收發(fā)進(jìn)來的傳真，存儲(chǔ)這些傳真并且把這些傳真發(fā)送給單個(gè)用戶。你的網(wǎng)絡(luò)上的用戶能夠以幾種方式這臺(tái)傳真服務(wù)器發(fā)送文件。通過網(wǎng)絡(luò)接口上傳傳真需要專門的客戶端軟件。但是，大多數(shù)傳真軟件的價(jià)格都不太貴。
要接收發(fā)進(jìn)來的傳真，傳真軟件能夠向用戶發(fā)送一個(gè)電子郵件，把傳真作為一個(gè)PDF文件的附件。替代的方法是用戶能夠定期檢查服務(wù)器上存儲(chǔ)傳真的文件目錄或者用戶使用客戶端軟件登錄網(wǎng)絡(luò)接口并且查看接收的文件。
傳真服務(wù)器的優(yōu)勢(shì)
使用傳真服務(wù)器有很多優(yōu)勢(shì)。首先和最明顯的優(yōu)勢(shì)是員工不離開自己的辦公桌就可以發(fā)傳真。他們從自己的工作站就可以簡(jiǎn)單地收發(fā)傳真。第二，傳真服務(wù)器通過存儲(chǔ)和排隊(duì)需要發(fā)出的文件能夠處理大量的傳真通訊。傳真服務(wù)器將按照接收的次序發(fā)出傳真。
另一個(gè)關(guān)鍵的優(yōu)勢(shì)是：由于傳真是以數(shù)字形式發(fā)送的，文件在傳真之前不需要打印。這既可以節(jié)省紙張又可以節(jié)省墨水。此外，發(fā)進(jìn)來的傳真能夠在一臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)的打印機(jī)上打印，提供了比在傳真機(jī)上打印的文件更好的可讀性。
傳真更容易存儲(chǔ)
傳真服務(wù)器還能夠使那些需要遵守政府?dāng)?shù)據(jù)保留法規(guī)的辦公室管理人員的工作更加方便。由于所有的傳真都存儲(chǔ)在一個(gè)電子文件中，這些文件很容易查閱和備份。由于管理員能夠看到哪些文件進(jìn)出這個(gè)傳真服務(wù)器，因此給人一種更透明的感覺。
對(duì)于更大的企業(yè)來說，這些管理優(yōu)勢(shì)是傳真服務(wù)器的一個(gè)關(guān)鍵的賣點(diǎn)。采用多臺(tái)傳真機(jī)的更大的企業(yè)還能夠使用FoIP(IP傳真)技術(shù)減少電話線的數(shù)量。
好消息是較小的企業(yè)也能夠從傳真服務(wù)器中得到好處，即使你買不起專用的服務(wù)器。你可以在一臺(tái)執(zhí)行多項(xiàng)任務(wù)的服務(wù)器上安裝軟件和傳真調(diào)制解調(diào)器。無論你的公司是大還是小，都值得考慮傳真服務(wù)器的優(yōu)勢(shì)。
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