賽門鐵克***的調查報告發現，很多企業都在***地存儲信息，而沒有去實施能讓他們放心刪除不重要數據或記錄的策略。了解一下這種習慣做法不能再繼續下去的原因。

對于當今大多數企業，他們在信息管理方面似乎都是"說一套，做一套"。

賽門鐵克***發布的2010 年度信息管理狀況調查報告為此提供了依據。該報告顯示，87% 的受訪企業認同正式信息保留計劃的價值，而其實只有46% 企業實施這樣的計劃。

另外，該調查報告還發現，很多情況下，企業都在不限期地存儲信息，而沒有通過可靠的數據保留策略去刪除再無法律、法規或業務意義的數據或記錄。

閱讀下文了解一下，信息管理目標和實踐之間的這一"差距"是如何導致一些常見信息管理錯誤、繼而帶來更嚴重后果的。然后再了解一下企業現在可以開始采取哪些措施控制他們的信息。

信息管理的***錯誤

該調查是由Applied Research 在2010 年6 月開展的，對象是來自26 個國家或地區的1,680 名資深IT 和法律部門管理人員。結果顯示：

o企業保留了太多的信息。調查對象稱，他們有的備份被設定為***保留或處于法律保留狀態。他們還表示，在他們備份的數據中，有25% 是沒有業務意義的，或不應該保存在備份中。1/6 的文件是無限期歸檔的。據IDC 預測，企業數據在未來4 年中大約攀升400%。鑒于此，這些統計結果會更加令人堪憂。

o 企業誤用備份、恢復和歸檔功能。在接受調查的企業中，有近半數表示，他們將備份軟件用作了文件和文檔歸檔工具，而這絕不是備份軟件所應起的作用。

o企業實施的法律保留策略不當。該調查報告顯示，70% 的調查對象在用備份系統執行法律保留任務，這也不是備份系統所起的有效作用。另外，45% 的備份存儲都用于法律保留。

Applied Research 分析完調查結果后，按企業的信息管理方式將它們分成了5 層。最上層代表那些已實施正式的信息管理舉措與策略的企業，而最下層代表那些尚未實施正式的舉措或策略的企業。Applied Research 在描述最上層企業和最下層企業之間的差距時用到了"震驚"這樣的字眼。例如：

o71% 的最上層企業實施了保留計劃，而最下層企業中只有27%。

o26% 的最上層企業在使用備份軟件執行歸檔任務，而最下層企業中只有49%。

o在使用備份存儲支持法律保留任務方面，***上企業和最下層企業的存儲使用率分別為20% 和60%。

難怪這些信息管理問題會導致以下后果，從而讓企業蒙受損失：

o存儲劇增。研究報告顯示，存儲成本會繼續飆升，因為信息的過久保留已導致數據審查成本比數據存儲成本高出了1,500 倍。

o無法維持的備份可用時間。備份時間大大延長了。正如該調查報告所述："恢復如此多的備份需要很長時間，這使得任何災難恢復程序都無能為力。"

o查詢成本高，查詢效率低。由于大量的信息是存儲在難訪問的備份磁帶上，因此，查詢工作會變得復雜、耗時、成本高。

現在就開始制定計劃

企業知道，他們應該完善信息管理工作，但往往又會因為要制定一套全面、具體的策略而耗費大量的精力。眾所周知，制定"出色"的計劃并非易事。企業***從制定良好的基本信息管理方法入手。賽門鐵克為您推薦了一個簡單的5 步實施計劃：

o制定正式保留計劃。如果沒有正式計劃，那么就很難確定刪除時間和刪除內容。這也是導致信息保留時間過長的原因。盡快開始制定該計劃的另一個原因是法律訴訟。現在，幾乎每起訴訟案件都會涉及以電子格式存儲的信息。如果企業沒有制訂正式的計劃，那么，他們按照聯邦和州法律法規查找和保留相關信息會困難重重。現在，如果企業沒能及時查找和提供相關信息，那么他們的名號往往就會登上報紙的頭版頭條。

o不要再用備份功能來執行歸檔和法律保留任務了。備份功能不是用來執行電子查詢任務的。雖然如此，但現在，很多企業還是在用備份功能執行信息檢索任務。為此，他們也浪費了不少的時間和金錢，這一點可以從法律案件不斷增加的趨勢中得到印證。

o部署去重技術，減少存儲量。如果企業能夠盡可能接近信息源應用去重技術，那么是可以釋放網絡、服務器和存儲資源的。企業還應該集中管理去重技術，以便降低復雜性。

o按信息保留計劃，執行刪除任務。在這里，實時歸檔是一項關鍵的任務。實時歸檔的工作原理是，將信息（來自電子郵件和其他系統）遷入中央存儲庫，即歸檔位置。一旦某個信息項目完成歸檔，企業就可以根據策略來實現自動化控制模式了。這一環節很重要，因為信息進入自動化的控制模式后，企業就可以實施基本的保留和刪除策略了，從而能讓自己在不影響最終用戶的情況下實現重復的保留和刪除流程。

o使用歸檔系統執行電子查詢任務。信息集中后，企業就能夠更快地搜索相關的信息了，并且搜索的內容也會比備份環境的更全面。這也就降低了企業評估法律風險、解決內部調查問題和應對遵從事件所用的時間和成本。不妨考慮一下歸檔功能在前期案例評估中發揮的作用。如果企業在遇到法律案件時能盡早做出評估，那么，他們選擇案件處理策略就會更輕松、更有效，安排訴訟預算會更合理。如果內部法律顧問能訪問支持搜索和審查功能的歸檔系統，那么，電子查詢成本也會隨之降低。收集歸檔信息并為其編制索引后，企業就可以開展早期案件評估了，并且這樣還不會產生手動收集數據和交給第三方處理所招致的費用和中斷。

結論

現在，很多企業都在無限期地存儲信息，而沒有去實施能讓他們放心刪除不重要數據和記錄的策略。如果他們沒有實施規范的保留計劃，那么就會不斷面臨以下問題，如存儲劇增，備份時間無法承受，法律風險增加和查詢效率低、成本高。

簡而言之，企業應該重新控制數量龐大且飛速增長的信息。雖然企業以后可以逐步開發一套全面、具體的策略，但首先還是應該盡快制定規范的計劃。如果企業想防范一些會帶來重大經濟損失的信息管理錯誤，這也是最保險的做法。

詳情請下載2010 年度信息管理狀況調查報告。

有關如何應對歸檔和查詢挑戰的信息，請訪問Symantec Enterprise Vault。