滿足整體需求 數碼復合機解決方案解析
對于中大型企業辦公用戶來說，文印輸出是日常辦公中非常重要的一部分，而這類企業的文印輸出類型多，而且輸出量非常大，因此在選購辦公設備時，整體文印解決方案顯得非常重要，那么整體文印解決方案包括哪些內容呢?解決方案能否滿足企業的整體需求呢?這是筆者今天要和大家一起分享的。
中大型企業辦公文印需求分析
對于中大型企業來說，人員規模可想而知，中型企業一般在100人左右，而對于大型企業來說，幾百號人是非常正常的。面對上100人，甚至幾百人的辦公環境，選擇合適的辦公非常重要，一般中大型企業主要的需求是打印，其次就是復印和傳真，掃描需求量相對較小，但是需求肯定也是有的，主要是看企業性質。
企業辦公
因此在選購辦公設備時，首選需要考慮的是打印和復印需求，其次就是傳真需求，最后是掃描需求，企業部門多，人員多，在需求上存在一定的差異，因此企業首先需要在內部做一個需求調查了解，比如說，A部門經常有彩色文件輸出，B部門只有黑白文件輸出，C部門只有復印和傳真需求，那么我們需要根據各部門的需求，尋找一個解決方案，這個解決方案里面可以是多款產品共同組成，也可以是一款產品來滿足多部門的需求。解決方案不能單純是滿足用戶需求，而且還需要對各部門的需求進行管理，來控制浪費，為企業節約成本。
從上面的分析可以看出，中大型企業對于辦公文印主要有2個需求，第一個就是滿足公司整體文印需求，第二個就是控制浪費，為企業節約辦公成本。因此如果企業單純通過分散式形式購買多臺各種輸出設備，那么在管理上就會存在困難，很容易造成成本浪費，如果一臺辦公設備能夠解決公司大部分文印輸出，那么在管理上就相對容易一些。
目前大部分中高端數碼復合機都能夠為用戶提供一個綜合性的解決方案，既能夠滿足企業文印輸出，而且還能夠通過各種軟件的權限設置來管理、控制各部門的文印輸出。下面筆者來為大家分享幾個廠商的數碼復合機解決方案。
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京瓷更加注重行業用戶應用解決方案
表單解決方案
打印資源的合理利用是任何企業在提高生產力和效率、降低成本方面的關鍵因素。京瓷提供了一個強大、靈活和低成本的方法來取代傳統表單打印，那就是將整個表單打印過程流水線化。
在線表單打印模式 更加省時省成本
將表單存儲于CompactFlash存儲卡或打印機的硬盤上，可以獲得下面優勢：
1、節省有關預打印表單的開支。
2、根據需要，隨時修改表單，比如：地址、標志、地區碼等數據發生變化。
3、減少網絡負擔。
4、將表單打印移至工作組上，從而縮減工作周轉時間，同時給用戶提供了便利。
5、將一個打印分成多個簡單的子任務(subset finishing)，輸出至不同的彩色媒介上。
通過京瓷頁面描述語言PRESCRIBE，能夠節約大量成本并提高效率。即便是大量的復雜的表單，都提供了一個方便且經濟的管理途徑。
這一解決方案適合醫療、學校、金融、倉庫以及企業工作組等，比如可以為企業的發票、提貨單、訂購單和其他表單的打印，還可以為倉庫的裝箱單的電子表單或標簽打印，并且通過無線技術和表單解決方案相結合實現網絡連接，解決倉庫中布線難的問題。對于金融行業來說，可以通過可以在普通紙張上實現低成本打印，免除了購買昂貴的專用紙張的費用，并將表單打印在指定位置以便于發行。
更多京瓷解決方案：http://www.kyocera.com.cn/prdct/printer/solution/docprint.html
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理光彩色復合機智能化管理與低成本并進
安全認證增強保護力度
理光的中高端彩色復合機MP C2800/C3300/C4000/C5000更多的應用了智能化管理解決方案能過很好的為用戶控制成本，減少浪費。其中安全認證提高了BASIC認證、windows認證、LDAP認證、用戶代碼認證、綜合服務器認證等多種認證方式。通過不同認證設置設置不同身份用戶的權限。并且可以按照用戶需求設置使用權限，按照地址設置訪問權限，此外還可以獲取各個用戶的工作日志和訪問日志，這樣大大的增強了企業辦公的安全性。
IC卡認證及增強鎖定型打印
本次發布的這四款中高端彩色復合機都支持IC卡認證功能，通過IC卡可以限制未授權的客戶使用該復合機，可以通過刷卡來控制彩色的使用權限，減少輸出浪費，降低總體辦公成本。通過增強型鎖定打印模塊，打印的文檔將會保存在機器的硬盤中，通過刷卡認證后，選擇打印或者刪除，這樣可以有效的避免誤打或者打錯的情況，減少不必要的浪費。
打印解決方案
非授權復印控制
這次發布的理光彩色復合機在高端產品上采用了RPCS打印程序支持一種獨有的功能，就是控制非法復印功能，通過該功能可以將圖形或者文字加入打印文字中，如果在未授權狀態下對文檔進行復印，復合機會將加入的文字或者圖形采用全灰色覆蓋復印稿件來提醒用戶，從而降低了敏感文件被非法復印的風險。
優化的文檔管理
為了優化文檔管理流程，所有打印件、復印件、傳真和掃描數據均可通過Wed lmage Monitor 檢索、存儲、瀏覽，甚至可以監控和檢查聯網的外圍設備的狀態。IT經理和網絡管理員還可以設置用戶權限，獲取完整的作業統計數據和使用權限。
通過智能化管理，對于大型企業用戶如何來控制部門的辦公成本，以后員工的辦公成本的需求，這都是一個非常方便的辦法，通過管理不但提高企業的效率、安全性，而還能很好的節約辦公成本。
東芝智橋用戶、設備管理解決方案
東芝復合機在產品上也是相當注重解決方案的一個廠商，特別是在高端復合機上，智能管理化的應用，使得大型企業或者集團公司有一個很好的辦公流程，能更好的為用戶控制辦公成本。
設備管理解決方案
智橋Fleet Management System(簡稱EFMS)是一款網絡化的數碼復合機(MFP)設備管理軟件。對于用戶現場眾多聯網的MFP，實施統一的管理，有效提高設備管理的工作效率。EMFS可以提供MFP的復印、打印等文檔輸出量的統計與管理，而通過設定不同的費率，可以實現按部門或者個人進行費用統計與核算。在設備管理方面，EFMS的可以快速鏈接到TopAccess對設備進行設置，而通過設定自動發送設備警示信息給管理員，可以極大地方便IT以及行政管理人員的工作，為MFP設備管理之必備工具。
設備管理
1、快速鏈接至TopAccess，全面的設備設置與管理
2、通過E-Mail自動發送設備狀況信息給管理人員
3、可以為設備設定不同的區域、部門以及計費中心，自由切換，按需管理
輸出管理
1、自動收集設備信息，按月查詢歷史數據分機型匯總
2、按照打印、復印、傳真、掃描以及不同的色彩模式分類查詢
3、按照黑白模式、全彩模式、雙色模式分類顯示
4、可以統計匯總MFP部門代碼所對應的輸出量
數據呈現
1、報表以及柱狀圖形式直觀顯現每臺MFP使用情況
2、按區域、部門以及計費中心匯總多臺MFP使用情況
3、可以將數據導出至CSV文件，便于后續處理
成本計算
1、可以為不同的設備設置不同的費率
2、可以按照復印、打印、掃描、傳真以及不同的色彩模式設定費率
用戶管理解決方案
智橋ID Gate是一款基于IC卡對MFP操作用戶進行管理的方案。結合用戶的網絡域服務器，通過給不同的域用戶分配不同的權限，可以開放或者禁止用戶使用東芝MFP的復印、打印、掃描、傳真等功能。而刷卡式的用戶驗證方式，也極大的方便了用戶的操作，避免的手動輸入帳號和密碼的繁瑣。結合東芝設備管理軟件TopAccess，e-Counter Pro, 或智橋Fleet Management System(EFMS), 也可以實現對于部門用戶的輸出統計與監督。
東芝復合機通過對用戶進行刷卡式的管理，能夠很好為企業進行成本管理，同時不同的用戶在權限上存在一定的差異，通過設備管理可以實現按部門或者個人進行費用統計與核算，能夠有效的為企業控制辦公成本。
佳能復合機是國際三大品牌之一，在市場中的口碑一直都很好，正是因為如此，佳能在文印解決方案上，一直都做的非常不錯，其中特別突出的表現有安全性、總體成本(TCO)、運用管理、網絡化、可用性、文件管理、合理配置、環境等等。下面筆者主要為大家分享總體成本方面的解決方案。
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如何管理各部門的合理用量
問題的產生
目前公司的復印、打印、傳真總量呈上升趨勢， 但無法得知每個部門具體用量多少。為了控制日益增長的辦公成本， 公司需要向每個部門的輸出量進行收費，那么如何統計各部門用量呢?
作為公司的IT管理部門或者財務部門，試想一下，如果能夠輕松的管理多功能數碼復合機的用量，將為公司降低多少成本呢?
需要查看每位員工的復印、打印、掃描、傳真等作業量?同時為了使紙張和墨粉的庫存保持在最佳水平，您是否需要精確地預測這些耗材的用量?
成本控制流程圖
問題的改善
iW 記賬管理軟件，高效成本控制
iW Accounting Manager for MEAP軟件安裝在支持MEAP功能的佳能iR/iRC主機上，記錄所有的復印、打印、掃描、傳真作業。
此外，該軟件還能記錄每名員工的使用量，結合部門ID對印量進行限制的功能，可以讓您輕松實現輸出成本控制。
紙張用量統計功能
能提供詳細的紙張用量報告，包括張數，雙面使用次數，紙張統計等等。
自動發送報告
可以把這些詳細的數據報告根據事先設定的時間間隔，定時自動發送到指定接收人的e-mail，共享文件及其它終端。
收集詳細的作業日志
最多可以收集10000條復印/打印/掃描/傳真的工作日志，可以看到所有打印文件的中文文件名和所有發送的傳真作業的號碼等信息，并且可以按照部門或者個人的分類來查看，使每個作業都有記錄可循。
通過web 瀏覽器查看
讓您可以方便的通過Web瀏覽器查看收集到的精確數據。您可以在任何時候，任何地點及時查看到最新的數據。
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