Excel XP的數(shù)據(jù)庫(kù)功能是非常強(qiáng)大的。使用Excel XP可以進(jìn)行數(shù)據(jù)排序、數(shù)據(jù)檢索、數(shù)據(jù)篩選、數(shù)據(jù)匯總、數(shù)據(jù)透視表以及數(shù)據(jù)查找等。下面我們就介紹一些常用的數(shù)據(jù)庫(kù)操作。

1．?dāng)?shù)據(jù)排序

Excel XP***行的單元格具有特殊作用，其中的文字相當(dāng)于數(shù)據(jù)庫(kù)字段名，可作為關(guān)鍵字參與排序、記錄單等各種操作。

（1）文本排序

選舉等場(chǎng)合需要按姓氏筆劃為文本排序，Excel提供了比較好的解決辦法。如果你要將圖1數(shù)據(jù)表按車間名稱的筆劃排序，可以使用以下方法：選中排序關(guān)鍵字所在列（或行）的***單元格，單擊Excel“數(shù)據(jù)”菜單下的“排序”命令打開(kāi)對(duì)話框，再單擊其中的“選項(xiàng)”按鈕。選中“排序選項(xiàng)”對(duì)話框“方法”下的“筆畫(huà)排序”，再根據(jù)數(shù)據(jù)排列方向選擇“按行排序”或“按列排序”，“確定”后回到“排序”對(duì)話框。如果你的數(shù)據(jù)帶有標(biāo)題行（如“單位”之類），則應(yīng)選中“有標(biāo)題行”（反之不選），然后打開(kāi)“主要關(guān)鍵字”下拉列表，選擇其中的“單位”，選中排序方式（“升序”或“降序”）后“確定”，表中的所有數(shù)據(jù)就會(huì)據(jù)此重新排列。此法稍加變通即可用于“***名”、“第二名”等文本的排序，請(qǐng)大家自行摸索。

（2）自定義排序

如果你要求Excel按照“金工車間”、“鑄造車間”和“維修車間”的特定順序重排工作表數(shù)據(jù)，前面介紹的幾種方法就無(wú)能為力了。這類問(wèn)題可以用定義排序規(guī)則的方法解決：首先單擊Excel“工具”菜單下的“選項(xiàng)”命令，打開(kāi)“選項(xiàng)”對(duì)話框中的“自定義序列”選項(xiàng)卡。選中左邊“自定義序列”下的“新序列”，光標(biāo)就會(huì)在右邊的“輸入序列”框內(nèi)閃動(dòng)，你就可以輸入“金工車間”、“鑄造車間”等自定義序列了，輸入的每個(gè)序列之間要用英文逗號(hào)分隔，或者每輸入一個(gè)序列就敲回車。如果序列已經(jīng)存在于工作表，可以選中序列所在的單元格區(qū)域單擊“導(dǎo)入”，這些序列就會(huì)被自動(dòng)進(jìn)入“輸入序列”框。無(wú)論采用以上那種方法，單擊“添加”按鈕即可將序列放入“自定義序列”中備用。

使用排序規(guī)則排序的具體方法與筆劃排序很相似，只是你要打開(kāi)“排序選項(xiàng)”對(duì)話框中的“自定義排序次序”下拉列表，選中前面定義的排序規(guī)則，其他選項(xiàng)保持不動(dòng)。回到“排序”對(duì)話框后根據(jù)需要選擇“升序”或“降序”，“確定”后即可完成數(shù)據(jù)的自定義排序。

2．?dāng)?shù)據(jù)檢索

如果Excel XP工作表中的數(shù)據(jù)字段很多時(shí)，查看一條或幾條記錄需要左右滾動(dòng)屏幕，此時(shí)可以采用以下方法檢索并查看：?jiǎn)螕?ldquo;數(shù)據(jù)”菜單下的“記錄單”命令打開(kāi)對(duì)話框。

再次單擊其中的“條件”按鈕。對(duì)話框中的字段就會(huì)變成空白等待輸入，并且“條件”按鈕變?yōu)?ldquo;表單”按鈕。在對(duì)話框的相應(yīng)字段位置輸入條件，如果在“序號(hào)”字段框內(nèi)輸入12回車，則序號(hào)為12的數(shù)據(jù)就會(huì)顯示在對(duì)話框中。當(dāng)然，你輸入的檢索條件可以使用>、<、>=、<=、<>邏輯符號(hào)。例如單擊“條件”按鈕后在“總分”框內(nèi)輸入“>170”，則表示檢索總分大于170的記錄，回車后***條大于170的數(shù)據(jù)就會(huì)顯示在對(duì)話框中。繼續(xù)單擊“上一條”或“下一條”按鈕，可以查看檢索出來(lái)的其他數(shù)據(jù)。

3．?dāng)?shù)據(jù)篩選

上面介紹的方法可以檢索滿足某一條件的記錄，但是檢索條件比較復(fù)雜時(shí)（如檢索總分大于170和小于120的紀(jì)錄），這種檢索方法就無(wú)能為力了。此時(shí)可以使用Excel XP提供的自定義篩選功能，操作方法是：?jiǎn)螕?ldquo;數(shù)據(jù)”、“篩選”子菜單下的“自動(dòng)篩選”命令，每個(gè)字段名的右側(cè)會(huì)出現(xiàn)一個(gè)下拉按鈕。根據(jù)你要篩選的字段單擊下拉按鈕，在下拉菜單中選擇“自定義”命令打開(kāi)對(duì)話框。

單擊***行左側(cè)的下拉按鈕，選擇其中的“大于”，然后在其右邊輸入170；按相同方法在第二行中選擇“小于”，并在右邊輸入120，選中兩行中間的“或”后單擊“確定”按鈕，工作表會(huì)自動(dòng)顯示所有符合篩選條件的記錄。篩選出來(lái)的記錄可以執(zhí)行復(fù)制等操作，如果你要清除篩選結(jié)果，只要將“數(shù)據(jù)”、“篩選”子菜單下的“自動(dòng)篩選”前的選中標(biāo)記去掉即可。

4．?dāng)?shù)據(jù)匯總

小計(jì)、合計(jì)是應(yīng)用非常廣泛的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)方式，Excel XP分類匯總是此類操作的高手。你只要將光標(biāo)放在工作表的任一單元格中，單擊“數(shù)據(jù)”菜單下的“分類匯總”命令打開(kāi)對(duì)話框。如果要對(duì)某個(gè)班級(jí)的數(shù)學(xué)、語(yǔ)文成績(jī)進(jìn)行匯總，則應(yīng)在“分類字段”中選中“班級(jí)”，在“匯總方式”中選擇“求和”，在“選擇匯總項(xiàng)”中選中“數(shù)學(xué)”和“語(yǔ)文”。如果選中“匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下放”，單擊“確定”按鈕后匯總結(jié)果會(huì)顯示在工作表數(shù)據(jù)的下面，反之則會(huì)顯示在工作表數(shù)據(jù)上方。如果你想清除工作表中的分類匯總結(jié)果，只要打開(kāi)“分類匯總”對(duì)話框，單擊其中的“全部刪除”按鈕就可以了。

5．?dāng)?shù)據(jù)透視表

數(shù)據(jù)透視表是Excel XP數(shù)據(jù)庫(kù)功能的重要組成部分，它能夠非常靈活的匯總數(shù)據(jù)。如果你要對(duì)一個(gè)學(xué)生成績(jī)工作表進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，計(jì)算所有學(xué)生的數(shù)學(xué)成績(jī)總分，采用數(shù)據(jù)透視表可以快速完成任務(wù)。

單擊“數(shù)據(jù)”菜單下的“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”命令打開(kāi)向?qū)В紫冗x擇數(shù)據(jù)源類型和創(chuàng)建的報(bào)表類型，完成后單擊“下一步”按鈕。這時(shí)要選擇建立數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)區(qū)域，你只要用鼠標(biāo)在工作表中拖動(dòng)即可將引用的數(shù)據(jù)區(qū)域放入對(duì)話框。接著選擇數(shù)據(jù)透視表的位置，可以選擇“新建工作表”或“現(xiàn)有工作表”。單擊“完成”按鈕，將“數(shù)據(jù)透視表字段列表”中的“數(shù)學(xué)”拖入工作表的指定位置，Excel XP會(huì)立刻計(jì)算出所有學(xué)生的數(shù)學(xué)成績(jī)合計(jì)。

6．?dāng)?shù)據(jù)查找

數(shù)據(jù)篩選的對(duì)象是工作表中的某條記錄，這里介紹的查找對(duì)象則是單元格中的數(shù)據(jù)，Excel XP可以執(zhí)行的查找有以下幾種類型：

（1）普通查找 

它利用編輯菜單中的查找命令查找特定的數(shù)據(jù)，操作方法如下：?jiǎn)螕?ldquo;編輯”菜單中的“查找”命令，打開(kāi)“查找”對(duì)話框。在“查找內(nèi)容”后輸入要查找的內(nèi)容，單擊“查找下一個(gè)”按鈕，光標(biāo)就會(huì)停留在首先發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)的單元格中。如果沒(méi)有發(fā)現(xiàn)要查找的數(shù)據(jù)，Excel XP會(huì)彈出對(duì)話框告知用戶。

（2）特殊查找

特殊查找可以找出包含相同內(nèi)容（如文本）或格式的所有單元格，或者存在內(nèi)容差異的單元格，其操作步驟如下：如果你要找出工作表中含有文本的所有單元格，請(qǐng)選中含有文本任意一個(gè)單元格，然后單擊“編輯”菜單中的“定位”命令。再單擊對(duì)話框中的“定位條件”按鈕，選中“定位條件”對(duì)話框中的“常量”，再選中復(fù)選項(xiàng)中的“文本”。單擊“確定”按鈕后，所有符合條件的所有單元格就會(huì)選中。 

如果你要找出數(shù)據(jù)行或列中與活動(dòng)單元格不匹配的部分，可以打開(kāi)“定位條件”對(duì)話框。如果需要找出特定行中與活動(dòng)單元格不同的單元格，可以選擇“行內(nèi)容差異單元格”；若要找出列中與活動(dòng)單元格不同的單元格，則應(yīng)選中“列內(nèi)容差異單元格”，單擊“確定”按鈕即可完成查找。 

關(guān)于Excel XP的數(shù)據(jù)庫(kù)功能的知識(shí)就介紹到這里了，希望本次的介紹能夠給您帶來(lái)一些收獲，謝謝！

【編輯推薦】

1. 有關(guān)MySQL數(shù)據(jù)庫(kù)的INI文件的詳細(xì)介紹
2. Oracle數(shù)據(jù)庫(kù)如何創(chuàng)建對(duì)象類型和對(duì)象類型表
3. Oracle數(shù)據(jù)庫(kù)如何創(chuàng)建DB Link操作遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)庫(kù)
4. SQL Server數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)全文檢索的一個(gè)完整的例子
5. Oracle數(shù)據(jù)庫(kù)的物理存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)之?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)控制文件詳解