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自動化是美好的，但也不總是那樣。確保你的電子郵件自動回復和抄送配置正確，這樣你就不會浪費大家的時間。

在前幾年，這個年度系列涵蓋了單個的應用。今年，我們除了關注 2021 年的策略外，還將關注一體化解決方案。歡迎來到 2021 年 21 天生產力的第十七天。

好了，我們已經談到了一些我們應該對電子郵件做的事情：不要再把它當作即時通訊工具、優先處理事情、努力達到收件箱 0 新郵件，以及有效過濾。但哪些事情是我們不應該做的呢？

你真幸運 （Kevin Sonney, CC BY-SA 4.0）

1、請不要對所有事情自動回復

郵件列表中總有些人，他們去度假了，并設置了一個“我在度假”的自動回復信息。然而，他們沒有正確地設置，所以它對列表上的每一封郵件都會回復“我在度假”，直到管理員將其屏蔽或取消訂閱。

我們都感受到了這種痛苦，我承認過去至少有一次，我就是那個人。

從我的錯誤中吸取教訓，并確保你的自動回復器或假期信息對它們將回復誰和多久回復一次有限制。

這是一封真實的電子郵件 （Kevin Sonney, CC BY-SA 4.0）

2、請不要抄送給所有人

我們都至少做過一次。我們需要發送郵件的人員眾多，因此我們只需抄送他們所有人。有時這是有必要的，但大多數時候，它并不是。當然，你邀請每個人在庭院吃生日蛋糕，或者你的表姐要結婚了，或者公司剛拿到一個大客戶，這都是好事。如果你有郵件列表的話，請用郵件列表，如果沒有的話，請給每個人密送。說真的，密送是你的朋友。

3、回復所有人不是你的朋友

Reply options in Kmail

這一條與上一條是相輔相成的。我不知道有多少次看到有人向一個名單（或者是一個大群的人）發送信息，而這個信息本來是要發給一個人的。我見過這樣發送的相對好的郵件，以及隨之而來的紀律處分郵件。

認真地說，除非必須，不要使用“回復全部”按鈕。即使是這樣，也要確保你真的需要這樣做。

有些電子郵件應用比其他應用管理得更好。Kmail，KDE Kontact 的電子郵件組件，在回復工具欄按鈕的子菜單中，有幾個不同的回復選項。你可以選擇只回復給發件人字段中的任何實體（通常是一個人，但有時是一個郵件列表），或者回復給作者（在抄送或密送中去除每一個人），或者只回復給一個郵件列表，或者回復所有人（不要這樣做）。看到明確列出的選項，的確可以幫助你了解誰會收到你要發送的郵件副本，這有時比你想象的更發人深省。我曾經發現，當我意識到一個評論并不一定會對一個復雜的討論的最終目標有所幫助時，我就會把郵件的收件人改為只是作者，而不是整個列表。