SharePoint 2010：遵循流程 — 使用SharePoint工作流

作者：Brien Posey 2010-11-26 10:59:28

各個(gè)組織當(dāng)前使用的很多應(yīng)用程序都可自動(dòng)執(zhí)行復(fù)雜業(yè)務(wù)流程。自動(dòng)執(zhí)行電子流程（如將電子郵件自動(dòng)傳送到正確的收件人）其實(shí)非常簡(jiǎn)單。不過(guò)自動(dòng)執(zhí)行涉及人工交互的流程就困難多了。SharePoint 工作流專為自動(dòng)執(zhí)行這類流程而設(shè)計(jì)。

早在 Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007 時(shí)期，Microsoft 就設(shè)法通過(guò) SharePoint 工作流解決此問(wèn)題，而 SharePoint 工作流實(shí)質(zhì)上是一種審批流程機(jī)制。假設(shè)您的市場(chǎng)營(yíng)銷部門中有人想出了一個(gè)新廣告。他們不會(huì)直接將該廣告發(fā)送給廣告代理。必須有一個(gè)完整的內(nèi)部審批流程。

廣告必須先發(fā)給編輯，通過(guò)公司法律部門審核，可能還要經(jīng)過(guò)高級(jí)主管同意，然后才能向外界發(fā)放。這類審批要求的問(wèn)題在于使人們疲于奔命。而且這類任務(wù)可能會(huì)留下漏洞。任何人為錯(cuò)誤都可能會(huì)導(dǎo)致審批流程偏離正軌。

SharePoint 工作流專為自動(dòng)執(zhí)行這類流程而設(shè)計(jì)。您甚至可以設(shè)計(jì)工作流，以便在有人忘記任務(wù)時(shí)發(fā)送提醒或自動(dòng)聯(lián)系經(jīng)理。

工作流在 MOSS 2007 中具有突出作用，不過(guò)在功能強(qiáng)大的同時(shí)，工作流往往也有點(diǎn)刻板。大多數(shù)情況下，管理員在創(chuàng)建工作流時(shí)不得不在 SharePoint GUI 的限制下工作。

Microsoft 在 SharePoint 2010 的工作流創(chuàng)建流程中提供了更大靈活性。雖然您仍然可以使用 SharePoint GUI 將工作流與列表或庫(kù)關(guān)聯(lián)，但是必須在 SharePoint 外部創(chuàng)建工作流（除非是使用內(nèi)置工作流之一）。

因此，Microsoft 為您提供了多種不同的工具用于創(chuàng)建工作流。一般而言，選擇 SharePoint Designer 2010 作為開(kāi)發(fā) SharePoint 工作流的工具。專業(yè)開(kāi)發(fā)人員可以通過(guò)使用 Visual Studio 2010 修改 SharePoint Designer 2010 創(chuàng)建的代碼，來(lái)進(jìn)行進(jìn)一步的自定義，也可以從頭開(kāi)始開(kāi)發(fā)工作流。

勇于使用 Visio

創(chuàng)建工作流

若要?jiǎng)?chuàng)建工作流，請(qǐng)打開(kāi) Visio 2010 并選擇“文件”選項(xiàng)卡。執(zhí)行此操作時(shí)，系統(tǒng)會(huì)提示您選擇要?jiǎng)?chuàng)建的圖表類型。選擇“流程圖”文件夾，選擇“Microsoft SharePoint 工作流”模板，然后單擊“創(chuàng)建”，如圖 1 所示。

使用 Visio Premium 2010 創(chuàng)建 SharePoint 工作流的想法乍一看似乎有點(diǎn)奇怪。Visio 廣泛用于創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)圖表，但大多數(shù)人不會(huì)考慮將其作為開(kāi)發(fā)工具。然而，Visio 的主要功能之一是創(chuàng)建流程圖，因此非常適用于進(jìn)行開(kāi)發(fā)。上過(guò)計(jì)算機(jī)編程入門課程的人都知道，最初的課程中有一節(jié)是如何創(chuàng)建流程圖。這是因?yàn)閯?chuàng)建流程圖通常是編寫程序的***步。因?yàn)?SharePoint 工作流實(shí)際上是簡(jiǎn)單的程序，所以使用專為創(chuàng)建流程圖而設(shè)計(jì)的應(yīng)用程序來(lái)幫助創(chuàng)建 SharePoint 工作流，難道不是很順理成章么？

使用 Visio 2010 創(chuàng)建 SharePoint 工作流之前，需要了解兩件重要的事情。首先，您不會(huì)使用 Visio 2010 創(chuàng)建最終形式的工作流。而是使用 Visio 創(chuàng)建隨后可以導(dǎo)入 SharePoint Designer（將在其中完成工作流）的工作流模板。其次，這只適用于 Visio 2010 Premium。Standard 和 Professional 版本的 Visio 2010 不支持 SharePoint 工作流的創(chuàng)建。

創(chuàng)建工作流

圖 1 使用 Visio 2010 創(chuàng)建 SharePoint 工作流流程圖。

此時(shí)，您將進(jìn)入 Visio 主屏幕。在此處可以真正開(kāi)始開(kāi)發(fā)工作流。如果您從未使用過(guò) Visio，則必須熟悉創(chuàng)建工作流的流程。屏幕左側(cè)是若干個(gè)包含各種圖標(biāo)（或“主控形狀”）的集合（或“模具”）。SharePoint 工作流模板包含“操作”、“條件”和“工作流終結(jié)符”形狀的模具。將這些形狀拖到 Visio 繪圖上，并以有利于實(shí)現(xiàn)工作流的方式排列。

若要查看示例，請(qǐng)看看圖 2 中的 Visio 繪圖。該圖顯示一個(gè)簡(jiǎn)單的 SharePoint 工作流模板，該模板以“開(kāi)始”終結(jié)符（綠色三角形）開(kāi)始。在該終結(jié)符后是一個(gè)條件，用于檢查標(biāo)題字段是否包含值。字段名稱或關(guān)鍵字列表目前并不重要。我們稍后才能提供特定值或字段名稱。現(xiàn)在我們只需要建立工作流邏輯。

圖 2 在 Visio 中創(chuàng)建的基本 SharePoint 工作流。

您會(huì)注意到，圖中的條件分支取決于是否檢測(cè)到特定值。Visio 要求您為工作流中使用的每個(gè)條件都創(chuàng)建一條“是”路徑和一條“否”路徑。如果找不到匹配值，則此特定工作流以“終止”對(duì)象結(jié)束（“否”路徑）。如果找到關(guān)鍵字，則刪除項(xiàng)目并終止工作流。

您還會(huì)看到，每個(gè)對(duì)象都至少連接到一個(gè)其他對(duì)象（由對(duì)象間的箭頭指示）。這些連接是必需的，但不是自動(dòng)產(chǎn)生的。若要連接兩個(gè)形狀，請(qǐng)將一個(gè)形狀拖到繪圖頁(yè)上并懸停在要將該形狀連接到的另一個(gè)形狀上。對(duì)象外部邊緣周圍應(yīng)顯示一些藍(lán)色箭頭圖標(biāo)。將形狀放在箭頭圖標(biāo)上可在兩個(gè)形狀之間創(chuàng)建連接。

創(chuàng)建工作流后，應(yīng)驗(yàn)證所有步驟。驗(yàn)證工作流可確保不存在會(huì)妨礙 SharePoint 成功使用工作流的任何問(wèn)題。例如，驗(yàn)證流程將告訴您是否在工作流中斷開(kāi)了對(duì)象的連接，或者是否忘記了終止工作流。

若要驗(yàn)證工作流，請(qǐng)轉(zhuǎn)到“流程”選項(xiàng)卡，單擊“檢查圖表”按鈕。希望 Visio 不會(huì)發(fā)現(xiàn)您的圖表存在問(wèn)題。如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，則這些問(wèn)題將顯示在 Visio 工作區(qū)底部的“問(wèn)題”窗口中。大多數(shù)問(wèn)題通常都很容易解決：只需雙擊問(wèn)題，Visio 會(huì)選擇與問(wèn)題有關(guān)的對(duì)象。

流程的***一步是導(dǎo)出 Visio 圖表。請(qǐng)轉(zhuǎn)到“流程”選項(xiàng)卡，單擊功能區(qū)中的“導(dǎo)出”按鈕。此時(shí)應(yīng)看到一個(gè)對(duì)話框，可以在其中為要導(dǎo)出的繪圖指定文件名。輸入一個(gè)文件名，選擇要用于保存導(dǎo)出的文件的路徑。確認(rèn)您是以 Visio 工作流交換 (*.VWI) 格式導(dǎo)出文件，然后單擊“保存”。

SharePoint Designer 簡(jiǎn)介

現(xiàn)在有了一個(gè)工作流模板，我們便可進(jìn)行工作流創(chuàng)建流程的第二部分。將該模板導(dǎo)入 SharePoint Designer 并將其轉(zhuǎn)換為 SharePoint 工作流。

SharePoint Designer 2010 是一種用于自定義網(wǎng)站、數(shù)據(jù)源、工作流等的工具。您可以在 SharePoint GUI 中進(jìn)行一些自定義，但由于 SharePoint 的界面有些限制，因此 SharePoint Designer 進(jìn)一步改進(jìn)了 SharePoint 站點(diǎn)自定義。

SharePoint Designer 可免費(fèi)獲得。您可以從以下位置下載：

對(duì)于 32 位版本：microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=d88a1505-849b-4587-b854-a7054ee28d66&displaylang=en

對(duì)于 64 位版本：microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=566D3F55-77A5-4298-BB9C-F55F096B125D&displaylang=en

使用 SharePoint Designer

下載并安裝 SharePoint Designer 2010 后，打開(kāi)該應(yīng)用程序，然后打開(kāi)要修改的 SharePoint 網(wǎng)站。為此，請(qǐng)啟動(dòng) SharePoint Designer 2010，然后單擊“打開(kāi)網(wǎng)站”按鈕。

系統(tǒng)會(huì)提示您指定要打開(kāi)的網(wǎng)站。輸入您的 SharePoint 網(wǎng)站 URL，然后單擊“打開(kāi)”按鈕。或者瀏覽到您的網(wǎng)站，選擇“網(wǎng)站操作”，然后在 SharePoint Designer 中編輯該網(wǎng)站。執(zhí)行此操作時(shí)，您將進(jìn)入 SharePoint Designer 主屏幕，如圖 3 所示。

圖 3 SharePoint Designer 主屏幕。

您會(huì)注意到，屏幕左側(cè)的“網(wǎng)站對(duì)象”列表中包含一個(gè)名為“工作流”的對(duì)象。單擊該“工作流”對(duì)象時(shí)，會(huì)看到內(nèi)置工作流列表。

因?yàn)槲覀円言?Visio 2010 中創(chuàng)建了一個(gè)自己的工作流模板，所以需要導(dǎo)入該模板。為此，請(qǐng)單擊位于“工作流”功能區(qū)中的“從 Visio 導(dǎo)入”按鈕。系統(tǒng)會(huì)提示您選擇要導(dǎo)入的 Visio 繪圖。單擊“瀏覽”按鈕，然后選擇之前創(chuàng)建的繪圖并單擊“打開(kāi)”，再單擊“下一步”。

此時(shí)，會(huì)出現(xiàn)一個(gè)屏幕，提示您為所導(dǎo)入的工作流命名。還會(huì)詢問(wèn)您要以列表工作流還是可重用工作流的形式導(dǎo)入工作流，如圖 4 所示。區(qū)別在于列表工作流綁定到特定列表或庫(kù)，而可重用工作流綁定到內(nèi)容類型，并且可以應(yīng)用于任何列表或庫(kù)。

圖 4 選擇是以列表工作流還是可重用工作流的形式導(dǎo)入工作流。

進(jìn)行選擇后，單擊“完成”，工作流將會(huì)導(dǎo)入。導(dǎo)入流程完成后，您將進(jìn)入工作流編輯器，如圖 5 所示。

圖 5 使用工作流編輯器可以更改工作流。

一些***的準(zhǔn)備工作

必須先在 SharePoint 服務(wù)器上進(jìn)行一些配置工作，然后才能將可視化功能與剛剛創(chuàng)建的工作流結(jié)合使用。具體來(lái)說(shuō)，必須驗(yàn)證 Visio Web Access 功能和 Visio Graphics Service 是否都處于活動(dòng)狀態(tài)。

為此，請(qǐng)打開(kāi)您的 SharePoint 網(wǎng)站，然后從“網(wǎng)站操作”菜單中選擇“網(wǎng)站設(shè)置”命令。當(dāng)“網(wǎng)站設(shè)置”頁(yè)加載后，單擊“網(wǎng)站集功能”鏈接。確保“SharePoint Server 企業(yè)版網(wǎng)站集功能”處于活動(dòng)狀態(tài)。如果未處于活動(dòng)狀態(tài)，則單擊相應(yīng)的“激活”按鈕。

圖 6 從工作流模板列表中選擇您的工作流。

接下來(lái)，打開(kāi) SharePoint 2010 管理中心控制臺(tái)，單擊“服務(wù)器”鏈接中的“管理服務(wù)”（位于“系統(tǒng)設(shè)置”部分）。現(xiàn)在，確認(rèn) Visio Graphics Service 是否正在運(yùn)行。如果不是，則單擊相應(yīng)的“啟動(dòng)”按鈕。

流程的***一步是將所創(chuàng)建的工作流與列表或庫(kù)關(guān)聯(lián)（假設(shè)您創(chuàng)建了可重用工作流）。為此，只需打開(kāi)您的 Web 瀏覽器，導(dǎo)航到 SharePoint 文檔庫(kù)，然后單擊“庫(kù)”選項(xiàng)卡。執(zhí)行此操作時(shí)，會(huì)看到一個(gè)對(duì)應(yīng)于文檔庫(kù)的功能區(qū)。單擊“工作流設(shè)置”按鈕，然后單擊“添加工作流”鏈接。現(xiàn)在有機(jī)會(huì)將您的工作流添加到文檔庫(kù)中，如圖 6 所示。有關(guān)詳細(xì)信息，請(qǐng)參閱“添加工作流關(guān)聯(lián)”。

您的新工作流已存儲(chǔ)并準(zhǔn)備就緒，可以進(jìn)行使用或與同事共享。

原文出處

文章來(lái)源：微軟TechNet中文網(wǎng)

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