云計算可以算是當今最熱門的IT趨勢之一，但是，那些將決定是否采用基于云的BPM的執行官也同時面臨著許多對諸如數據安全，保密性等若干問題的關切。這正是首先創建一個清晰的戰略至關重要的原因所在。

　　根據早期采用者和行業專家的建議，構建這樣一個戰略的***步就是徹底搞清楚整個業務流程，并確定你想要做什么樣的改進。

　　“我經歷過的教訓是，執行領導和經理們僅僅知道BPM這個流行詞，” MetLife公司負責業務改造實踐和企業事務架構的副總裁，同時也是CoVis Inc.咨詢公司的合伙創始人的Neal Lohmann說道。“BPM這個詞吸引了他們的注意，但他們更想知道的是，如何使他們的業務流程更加高效。”

　　將所有業務流程詳細記錄下來

　　“將你的業務流程做出一個非常詳細的描述”，負責為沙特阿拉伯King Abdullah科技大學(KAUST) 進行業務流程管理的主管Carsten Svensson建議說。“確保你有一個業務用例，同時確保你的用戶群都有一致意見。”

　　在將他們的招生流程從一個內部系統改為一個基于云的系統之前，King Abdullah科技大學(KAUST)記錄了原來流程的每個方面。“如果沒有非常詳細的記錄它們，直至那些最小的細節層面，那么日后你會發現很多似是而非的東西，” Svensson警告道。“你的文檔越多，你將出的問題就越少。”不要期望事情能一蹴而就，他補充說：“你需要計劃預留出很多時間，以及很多的測試。”

　　在King Abdullah科技大學(KAUST)的例子中，這種細致的工作同時也幫助解決了這所大學的另一個關注：如果學校將來轉向另一個供應商，會發生什么。通過全面記錄其流程(并將其遺留系統作為***手段備份保存)，在實施后如果有必要的時候，KAUST可以很容易地更換到另一家供應商。

　　明確那些東西需要放到云端

　　尤為重要的是要決定哪些東西需要放到云端，哪些東西不放云端，Lohman說道。“太多公司在說，‘我們做BPM吧’，但是它們沒有創建一個云策略，”，他說道。

　　為了充分利用基于云的BPM平臺，執行主管必須非常清楚，他們希望將哪個流程進行自動化。 位于倫敦的咨詢公司psHealth的負責人Abhishek Agrawal也這樣認為。

　　對于醫療行業中的BPM，psHealth公司發現，最終用戶通常都不會從流程的角度去思考問題。因此，采用基于云的平臺，可以使得psHealth公司的BPM專家更容易地去創建一個原型，從而向最終用戶展示新系統的運行方式。比如說，使用病例管理流程的醫生可能更容易理解其中的變更，如果他們看到原型，就可以提出他們的需求。

　　考慮內部云

　　對于大型公司，一個合理的選擇是在只對員工開放的內部云上構建一個BPM系統。“這樣風險較小，” Lohmann說道，并表示內部云可以由創建它的公司完全控制。

　　從監管的角度來看，私有云更適合某些用戶的要求，以銀行為例，一個銀行不管采用的是哪一廠商的數據管理程序，這家銀行總是控制著它自己的數據信息。內部云可以通過WEB瀏覽器經由任何機器訪問，而不僅僅限于那些運行在本機上的應用程序。

　　而對于較小的公司，可以采用面向用戶的云系統來建立競爭性優勢—當然，除非他們的競爭對手也建立了類似的系統或使用了相同的服務。

　　考慮云安全和行業監管要求

　　遷移到云端可能意味著在一定程度上降低了對數據安全的控制。確保云平臺符合所有監管的要求也就很重要了。如果你選對了服務，那么，安全性就不再是一個問題了。

　　數據安全絕對是KAUST大學非常關注的一個方面，因為學生們提交的大部分信息都被認為是非常敏感的。因此，在選擇供應商時，“你不可能選擇一個會創建網站的手工作坊式的廠商，” Svensson說道。“對我們來說，很重要的一點是廠商要有很強的成績記錄。”按照這種標準進行選擇的結果是，KAUST大學在數據隱私方面采用了美國的***做法，包括聯邦貿易委員會的公平資訊使用原則，這個原則描述了組織應該如何收集，使用和維護個人信息的很多做法。

　　健康信息更加需要謹慎對待，很多情況下，數據的存儲和保護都是需要受到監管的。實際上，Agrawal所面臨跟云相關的***挑戰之一就是使得用戶相信他們的數據不僅是安全的，并且也是符合所有監管規定的。

　　邊學邊干

　　基于一個BPM平臺進行開發構建涉及到一個學習曲線的問題，Agrawal提示道。然而，對于psHealth使用的那個平臺，psHealth公司能夠在大約1個月內為一個英國客戶構建一個病例管理系統—在此之前，該客戶已經花費了超過18個月和超過約合1千5百萬美元的費用來試圖建立自己的系統。KAUST大學在經過三~四個月的調整和艱苦工作后開始使用他們基于云平臺的入學管理系統。招生工作人員參加了大量的會議來記錄并對流程步驟和次序達成了共識，這些信息然后與軟件的功能做到一致。雖然有著諸多的工作，但總體說來，整個實施過程“令人吃驚的順利，” Svensson說道。

　　盡管改造期付出了很多艱苦工作，相比以前他們自己的解決方案，招生部的工作人員更喜歡基于云的BPM系統，Svensson也承認他們以前的系統過于復雜，不太受人歡迎，比如說，用戶僅僅只想查看一個附件，就需要點擊好多個窗口后才行。現在新系統已經解決了這個問題。

　　收獲云端的收益

　　最起碼，根據那些已經成功的將流程移到云端的先行者的經驗，所付出的努力是值得的。

　　首先，相比內部系統而言，使用云的財務收益可能是巨大的，Agrawal說道。psHealth從一個美國供應商那里購買了一個BPM平臺的許可，然后為其自己的醫療行業用戶構建定制化的系統。“當你使用云的時候，用于獲取一個可靠，可擴展的工業用平臺的初始費用極大地降低了，”他說道。此后，多個用戶組都可以使用這個平臺。在大多數情況下，客戶往往從一個相對較小的項目開始，只涉及工作流或者案例管理，然后在幾個月之后，再在這個平臺上構建其他應用來解決另外一些問題。

　　根據Svensson 的說法，KAUST大學獲得的收益是，他們不僅僅掌握了日常花費的情況，并且也節省了相應硬件的成本。

　　在上述兩個例子中，相比創建一個內部系統，基于云平臺的BPM應用更容易實現，并且，用戶也更喜歡。

　　但是，希注意，當你需要將你的流程移到云端時，一個周密計劃的建立是成功的關鍵。

　　“你要從服務的角度來創建一個完整的云策略，” Lohmann建議到。“你肯定不希望半途而廢，在你的云策略中，你需要明確你選擇的標準是什么，并決定哪些地方你希望你的公司實現差異化競爭優勢，而哪些地方你希望采用業界的常用做法。”