試用單位簡介：

筆者所在的北京古城教育集團，由三所歷史悠久的名校組建而成(人民大會堂同批石料)，集團共有員工300多人，在校學生共計3000人，從縱向業務上分為了幼教中心、小學部、初中部、高中部和國際部，涉及的領域有全日制中小學教育、教育培訓、外語、出國教育、出版、加盟等。教育集團擁有杰出的管理團隊和優秀的師資隊伍，近年來隨著教育信息化建設的逐步深入，在信息化輔助教學、信息化支撐行政管理方面都取得了一定成績，并成為了區域教育信息化示范樣板校。

文印管理成為教育信息化中的“弱點”

集團根據自身條件，近幾年來一直保持著信息化資金的持續投入，2013年初學校又購入6臺服務器用于虛擬化建設。同時，在三所分校都擁有1000M光纖骨干網、100M到桌面的高速校園網絡系統，學校辦公區域做到了無線網絡覆蓋。高標準的硬件設施，為教育信息化建設發展提供了保障。而在軟件方面，集團信息中心配備了學籍管理系統、實驗設備管理系統、人事管理系統、財務管理系統、心理測試軟件、數字化校園綜合管理平臺等。同時，為了支撐初高中階段的“走班上課、自己教師”的特色辦學理念，信息中心還單獨開發了選修課程管理系統，并集中力量開發中西文教學資料庫，為西班牙語實驗班提供保障。

通過不懈的創新努力，以及形成的主動運維管理模式，信息中心“真干、能干、干成”的作風得到了上級單位和集團領導的高度認可。但學校的教育信息化絕不能止步于此，通過內部自評和外部研討的方式，我們發現，現在信息中心工作人員自身的技術弱點，以及教科研處室的意見、建議都集中于文印管理工作上。一直以來，信息中心的IT管理人員都被大家喻為“高手”，但在文印設備這個環節的服務卻處于“缺失”狀態。

首先，我們雖然緊抓運維管理和軟件建設，但對于文印辦公設備一直處于管理松散，成本不斷攀升的狀態。例如，分校的打印機一旦出現非常小的故障，主校區的IT管理人員就需要馬不停蹄的奔赴現場，但卻不能保證立即就可以處理設備故障。其次，對于信息化基礎設施建設，信息中心對數據傳輸、存儲安全一直都保持著高度緊張的狀態，而在信息輸出這個環節上，尤其是紙質資料打印和復印方面，一直沒有找到有效的辦法。所以，我們只能為黨務系統、財務科等擁有內部專網的部門單獨購買文印設備。另外，為了確保招生辦公室、教學處、國際部中學生、家長的大量個人信息不外流，學校也需要單獨采購和維護大量文印設備。

Flow MFP幫助我們化解便捷與安全的矛盾

為了解決一直困擾的難題，我們對市場上的文印設備和解決方案進行大量的調研工作，全面提升文檔管理意識。近期，通過一次由51CTO舉辦的文印管理技術專題上，得到了HP工程師和信息化專家的指導，并獲得了HP Flow MFP 575產品試用的機會。

這款產品外觀給我們留下了很好的“第一印象”，最醒目的設計在控制面板采用了8寸平板電腦設計風格(圖1)，就像是把一個iPad直接嵌在打印機上，在開箱時著實讓一位有著“蘋果控”外號的行政副校長發出了驚訝的贊嘆。當登入之后，通過控制面板就可以開啟信息、常規、影印打印、掃描數碼傳送、傳真、故障排除、安全性、HP Web服務、網絡等八個分頁功能。由于外觀設計過于“扎眼”，同時操作上也十分方便，我起初擔心在文印室安裝這臺設備會吸引很多老師和學生隨意打印，但對該設備文印安全功能的逐漸了解使我打消了這種顧慮。

圖1 控制面板

存在這方面的顧慮，是因為之前學校為了集中管理采購了一款網絡集中打印機，但由于沒有文件加密功能，特殊部門的老師在“點擊打印”之后，必須迅速跑到設備前，防止文件被別人拿走。后來，由于這種來回“跑腿”太過麻煩，最后只能采用U盤打印的方式。

在快速向導模式下，我們迅速完全了網絡IP地址的設定工作。通過Web界面登陸后，我發現控制面板上有一個登入按鍵選項，點擊之后就會有使用者、管理者的密碼和權限設置，這讓我們對媒體廣泛介紹的安全性管理產生了興趣。隨后，網管員和我一起測試了HP Flow MFP多功能打印一體機的身份驗證和授權功能。

我們發現，HP Flow MFP可以通過硬件集成接口就可以添加身份驗證解決方案，包括Kerberos身份驗證、LDAP驗證和用戶PIN碼驗證方法。所以我們可以制定一個安全策略，對特定用戶限制使用這臺放在打印室的設備功能。同時，這臺設備還提供加密文件級別的身份驗證機制。有了這些功能上的支持，招生辦公室、教學處、國際部就可以在掃描或打印文件時采用輸入密碼的方式(對稱密鑰)進行打印了。現在，雖然這些老師在自己的PC上點擊了“打印”，但這會在安全性設定形成最佳的“拖后”效果，只有在設備上進行身份驗證后，文件才能跟隨用戶在當前設備上輸出文件，再不用搞什么“樓層加速跑”之類的運動了。

雖然實現了以上這些安全功能，但如果要對全校的所有老師進行權限和密碼設定豈不是一件非常繁瑣的事嗎?幸好我們發現了HP Flow MFP可以和我校的域安全策略進行對接，通過域信任設定之后(圖2)，所有的老師和學生信息就自動和這臺設備的權限進行了掛鉤，真正實現了安全一體化管理。

圖2 HP Flow MFP與學校原有域環境集成

最后，我們還對HP Flow MFP安全硬盤進行了數據安全更高安全級別的擦除式，由于點擊了最高級別的“擦除3遍”，整個設備進入“長久”的等待處理中，不過為了“徹底的安全”，付出時間上的成本是可以忍受的。

深挖“便捷性”配合校園一卡通成為可能

之前，在集團信息網絡中心的成本計算中，打印耗材不能很好的進行統計與計費，現在我們通過HP Web Jetadmin的報表功能，已經可以對來年的運維計劃做到心中有數。使用完整的打印流程管理，使得我們的耗材、紙張、人力成本都降低了1/3以上。同時，利用通過帶有身份識別的MFP、PIN碼功能，可以更有效地控制和監視打印作業，大大提高了文印信息安全性。對于我們部門的工作人員來說，采用HP Web Jetadmin遠程管理之后，主校區的IT管理人員也不必在出現故障時馬不停蹄地奔赴現場。

在試用階段，我們感覺HP Flow MFP的安全性和便捷性最佳，但只有信息中心自己了解這一點，是無法發揮這臺設備的價值的，為此我們邀請了國際部和學校畫院的老師參與試用。

在國際部，我們登錄www.hpeprintcenter.com之后，測試了惠普云打印ePrint技術(如圖3所示)。ePrint可以通過對一體機設置郵件地址，可以在任何地方向該打印機上發送郵件，打印機會將郵件內容和附件中的圖片、office文檔、PDF、網頁打印出來。這項功能得到國際部全體教師的一致認可，尤其是我校的西班牙語和法語外教，對這項功能更是“情有獨鐘”。不過，在測試中，我們發現有一份文檔沒有進行處理，后通過咨詢HP工程師得知，這封測試郵件的圖片太小了，這個限制機制主要是防止將某些圖像文件(例如某些郵件簽名中的圖片)誤當作圖片處理并打印在照片紙上。

圖3 在國際部測試ePrint功能

而在畫院，美術老師一直發愁給學生下發作業樣圖的問題，尤其是一些需要學生臨摹的作品，在打印之后往往與原作色彩差之千里。但HP Flow MFP 575高達 600 x 600 dpi的掃描功能可以讓老師直接掃描一些名家的作品，或是素描對照圖等等，高達 1200 x 600 dpi的彩色分辨率完全可以處理精品樣張的需求;同時還解決了打印色彩還原的難題。

在整個測試期間，HP Flow MFP 575給學校各個部門和領導都留下了深刻印象。教學處的領導也找到我們，并在與信息中心、HP工程師的三分溝通中碰出了“火花”。由于HP Flow MFP可以支持更廣泛的第三方產品，所以我們可以在這套方案中加入“校園一卡通”的應用，每個學生都可以在開放和監管并存的平臺上輕松使用，這可讓文印管理發揮更大的價值。