在阿里，新人如何快速上手項目管理？
一、背景
互聯網公司除了業務迭代快，大型戰役活動也不少，比如阿里巴巴的雙11、阿里影業的春節檔、優酷的世界杯等等。這些大型戰役，不僅考驗技術人的代碼功底，更考驗在超大型項目中團隊協作能力、快速應變能力。
本文將從PMO的專業能力+技術人的實踐視角，詳解大型項目及戰役的運作流程，將復雜項目做模塊化拆解，教你站在項目全局看技術實踐，同時例舉團隊高效溝通的技巧，希望為當下SOHO的互聯網人帶來啟發。
二、做好大型項目的五個關鍵
幾百人、上千人組成的大型項目/戰役有很多挑戰，乍一看讓人望而卻步，但仔細梳理下來好像也沒有那么復雜，只需要厘清以下的關鍵：
- 拿什么結果 -> 項目的目標
- 誰是我戰友 -> 項目的成員
- 啥時候吹號 -> 項目的計劃
- 怎么來協同 -> 項目的機制
- 戰后做點啥 -> 復盤和沉淀
思路就是: 明確事->找對人->排計劃->定機制->收好尾。不過，從項目特質上來說，信息是漸明漸細的，梳理和澄清是一件持續的工作。
三、問題厘清
有了整體的思路，心里也就有了底氣，但也不能眉毛胡子一把抓。不同的階段重點不同，按照常見的項目階段來看，可以分為啟動期、規劃期、執行期、監控期及收尾期。每個階段需要明確關鍵目標，鎖定核心問題。
- 啟動期：明確方向，確認人員，厘清目標，明確機制，制定里程碑計劃;
- 規劃期：明確目標、確認方案，制定執行計劃;
- 執行期：緊盯目標、管控計劃、保障落地;
- 監控期：基于目標、運用機制、核查計劃、發掘風險，制定預案，管控變更。理論上從規劃期到收尾期都屬于監控期，但項目的差異，著力點和力度有不同。常見的互聯網項目，執行期監控力度最大，所以一些流程上把執行和監控揉和在一起了;
- 收尾期;有序收尾、深度復盤、有效沉淀。
這里已經明確了各節點的重點，那如何抓住這些節點值得探討。作為項目PM或團隊管理者，需要把控三點：
- 驅動管理節點，緊盯目標，這個目標是宏觀的目標，包括業務目標、進度目標、人員的目標;
- 保障溝通通道，保障信息的上傳下達，步調一致，協同各團隊有效參與;
- 運用管理機制，包括目標負責制、溝通機制、需求管理機制等。
四、操作流程
1. 驅動管理節點
管理節點一方面要拉齊信息，另一方面要發掘風險和問題，及時做出應對。關鍵點上核心信息的確認和決策以及同步，當面的會議溝通是非常有效的手段，但保障會議有效是其中的關鍵。
- 會議前;做好議題收集和準備，特別是會議的前置輸入材料和關鍵信息提前準備好;
- 會議中;聚焦議題和發言順序，控制會議時間，保障會議有效;
- 會議后;要有結論輸出并同步參會人及關聯方;
SOHO模式下，IM、音視頻及共享屏幕工具尤為重要，盡量選擇團隊日常使用、通用性好、使用復雜度低的工具并分享使用TIPS。整體會議安排上做好協同，避免過度的會議影響正常工作;
方向對焦會：基于項目價值、核心1號位及關鍵同學，通過會議確認并輸出：方向、初步策略、里程碑及運行機制;
方案review會：會議前基于方向對焦會結論，已產出核心方案草案，且在該草案基礎上拉通關聯團隊輸出聯動業務方案;
需求評審會：基于業務方案和平臺能力明確當前業務需求，通過需求評審會確認各負責人及落地計劃;
復盤會：基于目標、方案結合當前完成情況進行復盤，重點是可復用能力的沉淀和發現問題的后續跟進。
2. 保障溝通通道
日會：通過項目例會對焦核心信息，同時進行關鍵工作進度同步、成果驗收和快速決策。根據項目所處的階段和工作的顆粒度，可以調整會議的頻率，但不適宜頻繁調整節奏和會議室;
日報：圍繞核心目標、策略、進展、風險等核心信息有效記錄和同步，重要信息需和對接人確認并反饋;
文檔庫：提升信息管理效率，降低PM和關鍵人員溝通瓶頸;促使團隊自主聯動，有效同步和紀錄核心信息，持續沉淀關鍵信息給后續復盤和項目做好沉淀。
3. 建立和運用機制
持續和聚焦目標、策略(方案)、進度(計劃)促成高效執行;發掘和同步風險，準備預案消除和降低風險危害。
五、關鍵點
1. K.O.(啟動會):
目的：啟動會能夠讓各個業務部門的人員清楚知道項目的概況，目標、策略、落地計劃，懂得如何配合，確保后續各部門人員配合到位，溝通協調效率高，有利于推動整個項目的推進。 操作：
1)會前準備
- 明確參會人員：確定他們的時間，并據此確定會議地點。SOHO模式下，選擇好協同工具，比如視頻會議、視頻直播，提前試用告知參會者準備參會設備;
- 劃分講話內容：為發言者圈定講話范圍和時限，讓參會者要求準備發言內容;線上溝通，需要比現場溝通更精煉;
- 準備相關資料：包括宣傳資料、現場擺設、座位分布、相關配套服務等等。
2)會議通知
召開項目啟動會通常提前3天發布通知，緊急情況下適當調整，同時要提前與參會的核心人員進行溝通，讓參會人員事先了解自己在項目中需要負責的工作和擔任的角色。項目團隊的所有成員都要參加項目啟動會議，即使有人當時不在辦公室，也盡可能通過電話參與會議。 3)會議議程
a. 由項目負責人介紹項目背景、目標、范圍，奠定整個項目的基礎;
b. 由各業務負責人介紹產品方案;
c. 由項目經理介紹項目管理機制，包括安全機制、獎懲機制、溝通機制(日會、周會、日報、周報等)、變更管理等;
d. 由項目負責人為各團隊負責人頒發委任狀或立軍令狀，并全團隊大合影，在SOHO模式下可以選擇工作照拼圖。
4)會議原則
高層的領導盡量邀請到，這樣各負責人可以提高重視度，更積極的組織個參與工作。啟動會一定要按時開始、按時結束。這代表著項目管理的基調和規則，有利于形成守時、高效的項目管理風格。啟動會必須要正式，會議的議程和時間可以縮短，但是會議的規格和對參會人員的重視程度一定要達到標準，要讓參會人員覺得會議很重要，老大講話投屏、橫幅、座位牌、水等盡量要有保證。
5)會議總結
項目啟動會是一種關鍵信息對焦和拉通形式，所以，需要總結會議的重點內容和后續計劃，并把會上領導關鍵講話作為項目過程中的指導方針，把團隊的合影、軍令狀、項目的K.O.文件等在會后一并發給大家，推進項目展開。
2. 風險管理
風險在各個項目里長期存在，識別、反饋及處理風險是持續工作。在項目里一方面要建立全員風險管理的意識，鼓勵風險的及時識別和上報。
3. 相關方管理
項目經理需要識別項目相關方，分析其對項目的要求或需求，并且管理好這些要求和需求，滿足不同的相關方，從而以確保項目的成功。識別和管理相關方是項目中持續要做的工作，且需要明確反對項目的人或組織同樣屬于相關方。
1)識別相關方：
2)管理相關方：
4. 復盤
目的：基于目標、方案結合當前完成情況進行復盤，沉淀可服用能力，發掘系統缺陷和無效策略，在結束后修復完善漏洞并記錄為下一個項目提供支撐和規避;
時機：
不同的項目復盤契機存在差異，但復盤的目標需要明確，一定要杜絕無效的復盤;1. 時限型項目達到預定時間;例如：3月底完成APP DAU提升XX的目標;2. 目標型項目達到預定目標;例如：Q3完成APP客訴量下降一半的目標;3. 項目出現嚴重問題; 操作：
1)復盤原則：
多目標以目標緯度復盤，確保鏈條完整性;
子項目復盤在組內進行，保障復盤有效性;
鼓勵暢所欲言，警惕自我吹捧、禁止互相攻擊。
2)會前準備:
明確需要參與人、時間、地點;劃分講話內容，為發言者圈定講話范圍和時限，讓發言者要求準備
準備相關資料，包括前期方案及過程數據。
六、結束語
以上是組織一個項目的簡要流程。從阿里文娛PMO團隊的經驗出發，項目過程中會有很多復雜的問題出現，但發揮項目的團隊能力，最終都能順利解決。此外，還可以尋求專業的項目管理團隊作為教練賦能，最終實現：
1. 目標可預測;
2. 資源可調度;
3. 變化可控制;
4. 問題可見和追溯，使得戰役有序打響并取得預期的勝利。
