基礎架構管理顯示不是“一勞永逸”的事情，你的托管合同也是如此。當你團隊的服務合同即將到期時，這是很好的機會，讓你可以重新協商條款以獲得更好的價格或增加服務;或者，可能是時候尋求更合適的服務提供商。

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在2020年Data Center World大會上，Partners National Mission Critical Facilities公司合伙人總裁Kirk Killian在其演講《續簽托管合同：獲得更多且支付更少》中，詳細介紹了企業如何尋找新的方法來與供應商協商以獲得更好的托管合同，使IT團隊長期受益。該公司主要幫助客戶選擇和獲取數據中心和托管站點。

他指出，當企業續簽托管合同時，IT團隊應努力擴展合同、正確調整托管空間、糾正任何合同缺陷、調查可能的增值服務并與提供商保持積極的關系。

在企業內部，你應將更新的托管戰略傳達給高級管理層以進行預先批準，讓法律團隊參與合同審查，并找出存在哪些潛在的批準障礙。

Killian說：“更好的交易通常要盡早準備，如果你足夠耐心。但是你也要準備好迅速談判并簽訂新合同。”

提供商評估過程

重新協商托管合同有兩個主要步驟：范圍界定和需求建議書(RFP)流程。

范圍界定階段讓你的團隊能夠確定所有可靠性要求，你的團隊需要多少空間、電源、位置、托管服務要求、連接性和任何合規性標準。

即使你打算繼續選擇同一托管托管服務提供商，重新定義基礎架構需求也很重要，并確定你的提供商是否可以實現這些目標。

保險公司數據中心首席分析師Dennis Keats說：“有些公司已成立10年或以上，其他則是新公司。當我們采訪所有這些托管服務提供商時，我們并沒有獲得整體的方法，因為這些托管網站的差異很大，你可獲得各種專業服務。你真的必須看看他們是否只是為了讓你簽訂合同，而答應你的要求。”

在你的團隊確定托管范圍后，請花時間提交RFP。很多人發現，只需向其現有的提供商提交RFP(即使是續簽的簡單版本)，也會使該提供商更愿意接受更好的續簽合同條款。

在某些情況下，當托管服務提供商發現你進入市場，提供商會更愿意改善托管合同條款，尤其是在你有特定的基礎架構要求時。

Keats說：“我們在RFP 流程中發現，我們可以使它根據我們的需求變得模糊或具體。我們想做更多評判，弄清楚他們在整個合同中可以為我們做些什么，我們希望了解他們的流程以及如何確保安全性和服務器安裝。”

當你的團隊收到建議書時，請務必分析成本和功能方面的差異，并了解基本承諾、預計承諾和增長情況。此外，你應該對比經常費用和前期費用，以準確了解托管合同。

降低托管成本的策略

在整個協商過程中，你的團隊可以通過多種方式達成更具成本效益更靈活的托管合同。

Killian說：“通常，如果你不要求某些東西，你可能就不會得到它。”

降低成本的最直接方法是重新評估你的功率和空間數量。Killian說，重新調整和組合基礎設施是最有效的降低成本的策略，這是因為大多數情況下，企業可能會過度配置基礎架構，而這些基礎架構最終將沒有被使用。

這不僅可以為你的團隊節省成本，而且還意味著托管服務提供商可以將重新獲得的空間出租給其他客戶。

為了提高合同的靈活性，你的團隊應該調查支出轉移和特定的一次性硬件成本的選項。這樣做可確保你沒有限制托管設置選項，否則最終會因硬件需求變化而支付額外費用。其中一種方法是選擇較小的托管空間，但要確保擴展權是新合同的一部分。

Keats說：“我們還想知道哪些托管服務提供商可以長期為我們提供服務，并支持我們的增長和擴展能力，以及我們是否可以長期擴展。我們希望他們為我們增加一些空間，而不會收費。”

請詢問可用費率，如果你將期限延長到當前續簽目標之外。如果你想要3年、5年和7年的續約期限，則可以協商更低的費率，這也可能會在當前合同的其余部分中降低利率。

對于基于硬件的成本，Killian建議查看有源交叉連接和電信電路的費用。

Killian稱：“當托管服務提供商已經安裝交叉連接，大概是在5到10年前，并且已經在您的原始合同條款中通過你的費用支付了這筆費用，那么你在續約期間支付的費用都將是托管服務提供商純利潤。”

為了減少費用，請詢問是否有可能在物理上保留交叉連接，以便在你再次需要交叉連接時，不必支付安裝費。

在電信電路方面，Killian說這買方市場。如果你的托管服務提供商很可能已經引入第三方網絡提供商，那么你可以從初始合同中獲得比可用的傳統運營商更為激進的價格。

為確保成功續簽托管合同，請確保你的團隊都了解預期結果，并預先確定你必須與提供商討論哪些條目。大多數提供者都在尋求長期的客戶滿意度，因此你能找到建立友好關系的方法越多，就越容易獲得你想要的合同。