你的線上辦公軟件，是幫手還是殺手？
一路領(lǐng)跑的視頻會(huì)議老大哥 Zoom，在安全問題上踩雷后，退出了中國市場(chǎng)；Facebook 從拿手的社交領(lǐng)域入局，迅速推出群組視頻功能，加入了用戶爭(zhēng)奪戰(zhàn)；線上辦公協(xié)作領(lǐng)域的著名選手 Slack，則遇到了最強(qiáng)對(duì)手微軟 Teams；在國內(nèi)加班文化中誕生的釘釘、企業(yè)微信等優(yōu)秀代表，也試圖出海，打出一片晴空。
在這場(chǎng)混戰(zhàn)中，如果你留心，就會(huì)發(fā)現(xiàn)一個(gè)殘酷的事實(shí)。
如果把開發(fā)辦公軟件，比作是自建住宅樓，那么，同樣是拎包入住，國外的競(jìng)爭(zhēng)，核心在于為用戶打造舒適生態(tài)圈，比如 Slack 集成了海量第三方應(yīng)用，Teams 根植于微軟強(qiáng)大的辦公軟件體系，都是力爭(zhēng)讓用戶越住越舒心；反觀國內(nèi)，各廠商的競(jìng)爭(zhēng)狀態(tài)卻是獨(dú)門獨(dú)棟，各自為戰(zhàn)，大門一鎖，誰都不愛。生態(tài)？不存在的。
競(jìng)爭(zhēng)重心的不同，映射在用戶身上，就是兩種局面。
1、專注：平臺(tái)生態(tài)日趨完善，一個(gè)軟件就能滿足不同需求；
2、混搭：視頻開會(huì)用一個(gè)，工作交流用一個(gè)，文件傳輸再用一個(gè)，如果文件過大，一個(gè)可能還不夠。
在國內(nèi)，相信不少公司都是后者。
混搭式線上辦公，可以說靈活，也可以說耗費(fèi)精力。
生活中，網(wǎng)購可以上京東、淘寶、拼多多，旅行可以去飛豬、攜程、去哪兒，聊天可以用 QQ、微信、支付寶，到底翻誰家牌子，全憑你心情，目的達(dá)到就完事兒，但工作不一樣。
工作就像流水線，從開始到結(jié)束，中間需要有人配合，全程需要跟進(jìn)度，換個(gè)角度看，這就是一條信息線，信息要完整，要隨時(shí)可查。
正是由于這個(gè)特性，一直以來，郵件都是應(yīng)用最廣的協(xié)同工具，轉(zhuǎn)發(fā)、抄送，都是為了保持信息傳遞的完整性。
而混搭式線上辦公，是把信息拆分，零散存放在不同的辦公軟件中，當(dāng)涉及到統(tǒng)計(jì)、匯報(bào)等環(huán)節(jié)時(shí)，再拼命回頭翻，把打散的信息重新拼湊，勞心勞力，簡(jiǎn)直是一地雞毛。
一部分人的 996，可能就是這樣產(chǎn)生的，繼而帶動(dòng)了另一部分人的 996，可謂是“先 996 帶動(dòng)后 996”。
其實(shí)說白了，辦公協(xié)同軟件的使命就一個(gè)：為生產(chǎn)力服務(wù)。再直白點(diǎn)，就是輔助公司里的每一個(gè)人，不論何時(shí)何地，都能又快又好的進(jìn)行團(tuán)隊(duì)配合。
但是，頻繁切換不同的辦公軟件，明顯做不到又快又好。
此外，還有非常重要的一點(diǎn)是，辦公軟件服務(wù)的對(duì)象，既不是單獨(dú)管理層，也不是單獨(dú)員工層，而是公司里的每一個(gè)人，但很多軟件使用下來，會(huì)有一個(gè)非常明顯的感受：老板思維嚴(yán)重。
舉個(gè)簡(jiǎn)單栗子，消息已讀功能。
發(fā)出一條消息，對(duì)方已讀不回；業(yè)務(wù)聊到一半，對(duì)方已讀不回。怎么辦？等唄。
五分鐘不回，我猜對(duì)方可能去廁所了；五十分鐘不回，我猜對(duì)方可能被拉去開會(huì)了；五個(gè)小時(shí)不回，我猜對(duì)方正在跟甲方斗智斗勇；五天不回，對(duì)方、怕是離職了。
如果一不小心，你穿越到這個(gè)故事中，成為里面的“對(duì)方”，想想老板和同事的心情。
已讀不回，簡(jiǎn)直是當(dāng)代職場(chǎng)上的老虎凳。
諸如此類的例子數(shù)不勝數(shù)，比如定位、打卡、密聊等，讓人忍不住想問候產(chǎn)品經(jīng)理。
辦公軟件，竟成了效率殺手。
回頭看 Slack 和微軟 Teams 的競(jìng)爭(zhēng)，很多人主觀的認(rèn)為，微軟 Teams 能夠迅速占領(lǐng)市場(chǎng)，是通過抄襲 Slack、捆綁 Office 365 完成的，還有人舉出當(dāng)年瀏覽器大戰(zhàn)的例子，來佐證這個(gè)觀點(diǎn)。
從數(shù)據(jù)上看，微軟 Teams 的落地國家超過 180 個(gè)，這個(gè)數(shù)量應(yīng)該算得上是全球獨(dú)一份，世界 500 強(qiáng)企業(yè)中，有大約 95% 的企業(yè)在使用 Teams，而在排名前 100 的企業(yè)中，這個(gè)比例也超過 90%。
暫且把商業(yè)模式放到一邊，在我看來，這一數(shù)據(jù)背后的核心驅(qū)動(dòng)力，是緊隨變化而生的協(xié)同辦公新理念：化繁為簡(jiǎn)。
生活中，很多人都說過類似的話：忙？這年頭誰不忙？
沒錯(cuò)，各行各業(yè)都很忙，巨大的壓力下，每個(gè)人都覺得時(shí)間不夠用，一天只有 24 個(gè)小時(shí)，工作時(shí)間長了，學(xué)習(xí)、休閑、睡眠的時(shí)間，自然要被壓縮，而這年頭，獨(dú)立就能完成的工作屈指可數(shù)，團(tuán)隊(duì)協(xié)作才是主流，想提高效率，一個(gè)人使勁兒沒用，得從整體下手。
開會(huì)就是一個(gè)非常常見的協(xié)同辦公場(chǎng)景，原本是為了溝通工作重難點(diǎn)，結(jié)果卻變成了演講現(xiàn)場(chǎng)，不僅時(shí)間長，人少了還擔(dān)心冷場(chǎng)，但凡有一絲絲相關(guān)的人，都要被拽來參會(huì)，結(jié)果呢，一邊開會(huì)，一邊處理工作，不僅會(huì)議內(nèi)容沒聽全，文檔也寫的磕磕絆絆。
事實(shí)上，5-8 人的會(huì)議才最有效率，一旦人數(shù)超過，會(huì)議效果就會(huì)下降?；谶@個(gè)理論，微軟 Teams 在功能上做了對(duì)應(yīng)的行為驅(qū)動(dòng)。
比如開會(huì)行為檢測(cè)，軟件會(huì)統(tǒng)計(jì)你在參會(huì)期間的行為，如果你在會(huì)議中頻繁回復(fù)對(duì)話、處理郵件，軟件就會(huì)在后臺(tái)生成數(shù)據(jù)，友好提示你，這類會(huì)議也許與你的相關(guān)度不高，以后視情況可以避免參加。
值得一提的是，軟件生成的行為數(shù)據(jù)，只是為了幫你復(fù)盤，所以數(shù)據(jù)只有你能看到，其他人是看不到的，不用擔(dān)心老板會(huì)監(jiān)視你，因?yàn)槔习逡埠苊?，他也要?jù)此來復(fù)盤自己的工作行為。
有時(shí)，你可能會(huì)遇到這樣的情況：當(dāng)同事發(fā)給你會(huì)議邀約郵件，約定你下周五開會(huì)時(shí)，通常會(huì)附上會(huì)議的相關(guān)文件，但你忙起來可能就忘了看，只好在開場(chǎng)后臨時(shí)回想。
微軟 Teams 的做法是：當(dāng)會(huì)議時(shí)間臨近，Teams 的 AI 小助手會(huì)提醒你開會(huì)，并自動(dòng)展示邀約郵件的附件，詢問附件可能與會(huì)議有關(guān)，是否查看，這樣一來，既能避免重要信息的疏漏，也省去你自己在郵件海洋中費(fèi)力搜尋。
會(huì)議中，如有錄音需要，Teams 會(huì)在顯眼處提示正在錄音，避免私自錄音的情況發(fā)生；投屏?xí)r，可以在電腦上圈選投屏區(qū)域，區(qū)域外的內(nèi)容不會(huì)展示在大屏上，不會(huì)出現(xiàn)私密信息被圍觀的尷尬。
工作時(shí)間內(nèi)，如果你有工作需要專心處理，不希望被無關(guān)事務(wù)打擾時(shí)，你可以在日程中勾選對(duì)應(yīng)時(shí)間，于是，這個(gè)時(shí)間段就會(huì)被占用，這期間，如果有同事找你開會(huì)碰需求，一看這個(gè)時(shí)間段你沒空，他自己就會(huì)另選時(shí)間，省了一來二去溝通的麻煩。
Teams 中的其他模塊，也遵循一樣的原則，從行為分析入手，用細(xì)節(jié)幫你了解自己的工作行為，減少不必要的時(shí)間耗費(fèi)，此外，Teams 中的貼心智能小助理，同樣是生產(chǎn)力的助推器。
比如工作細(xì)項(xiàng)太多，很多人會(huì)建立一個(gè)工作清單，當(dāng)你在處理重要且緊急的工作時(shí)，其余工作就會(huì)往后排，排著排著難免會(huì)忘記，比如你在郵件中回復(fù)到，下周三之前會(huì)完成一項(xiàng)統(tǒng)計(jì)，然后點(diǎn)擊發(fā)送，就去忙別的了。
一轉(zhuǎn)眼，時(shí)間來到了下周一，此時(shí)，比周三提交統(tǒng)計(jì)表更可怕的，是你完全忘記了這項(xiàng)工作，這時(shí)，Teams 中的人工智能小助手通過自動(dòng)檢索郵件，會(huì)主動(dòng)提醒你：上周你說在本周三要完成統(tǒng)計(jì)工作，你完成了嗎？
這個(gè)提示只為你而生，除你之外，不會(huì)有人看到，它就是獨(dú)屬于你一個(gè)人的小助理，比你靠自己提醒的工作清單靠譜很多。
從上面這兩個(gè)簡(jiǎn)單的場(chǎng)景中可以看到，數(shù)據(jù)洞察是 Teams 辦公理念的重要體現(xiàn)，用數(shù)據(jù)改進(jìn)行為，減少無用的工作行為，提高效率，是真的在為你的工作助力，而不是試圖安排你。
助力而非控制，這正是國內(nèi)辦公軟件市場(chǎng)的誤區(qū)。
生活在延長退休的年代，對(duì)于每一個(gè)職場(chǎng)中人來說，我們需要的是一個(gè)幫手，而不是時(shí)時(shí)刻刻都在監(jiān)視我的殺手。
