企業(yè)資源規(guī)劃(ERP)系統(tǒng)跨廣泛的業(yè)務功能標準化、簡化和集成流程。以下是對這些關鍵IT系統(tǒng)的介紹。

ERP的定義

ERP是一個集成軟件應用程序系統(tǒng)，用于管理財務、人力資源、采購、分銷、供應鏈和其他職能部門的日常業(yè)務流程和運營。ERP系統(tǒng)是大多數組織的關鍵應用程序，因為它們將運行業(yè)務所需的所有流程集成到一個單一系統(tǒng)中，這也有助于資源規(guī)劃。ERP系統(tǒng)通常使用在單個數據庫上運行的通用數據定義在集成軟件平臺上運行。

ERP最初是為制造公司設計的，但后來擴展到幾乎服務于每個行業(yè)，每個行業(yè)都可以有自己的ERP特性和產品。例如，政府ERP使用合同生命周期管理(CLM)而不是傳統(tǒng)的采購，并遵循政府會計規(guī)則。

ERP的好處

ERP系統(tǒng)以多種方式改善企業(yè)運營。通過將財務信息集成到單個系統(tǒng)中，ERP系統(tǒng)統(tǒng)一了組織的財務報告。它們還集成了訂單管理，使接單、制造、庫存、會計和分銷成為一個更簡單、更不容易出錯的過程。大多數ERP還包括用于跟蹤客戶交互的客戶關系管理(CRM)工具，從而提供有關客戶行為和需求的更深入見解。他們還可以標準化和自動化制造和支持流程，并統(tǒng)一組織業(yè)務部門的采購。ERP系統(tǒng)還可以為時間報告、費用跟蹤、培訓和技能匹配提供標準化的人力資源（HR）平臺，并顯著地提高企業(yè)在財務、人力資源和供應鏈中提交必要的合規(guī)報告的能力。

ERP系統(tǒng)的主要特點

ERP系統(tǒng)的規(guī)模、范圍和功能差異很大，但大多數ERP系統(tǒng)具有以下特點：

（1）企業(yè)范圍的整合。業(yè)務流程是跨部門和業(yè)務單位的端到端集成。例如，新訂單會自動啟動信用檢查、查詢產品可用性并更新配送計劃。訂單發(fā)貨后，將發(fā)送發(fā)票。

（2）實時（或接近實時）操作。由于上述示例中的流程在收到訂單后的幾秒鐘內發(fā)生，因此可以快速發(fā)現(xiàn)問題，讓賣家有更多時間來糾正這種情況。

（3）通用數據庫。通用數據庫可以為企業(yè)定義一次數據，每個部門都使用相同的定義。一些ERP系統(tǒng)拆分物理數據庫以提高性能。

（4）一致的外觀和感覺。ERP系統(tǒng)提供一致的用戶界面，從而降低培訓成本。當ERP供應商收購其他軟件時，為了加快上市速度，有時會放棄通用的外觀和感覺。隨著新版本進入市場，大多數ERP供應商恢復了一致的用戶界面。

ERP解決方案的類型

ERP系統(tǒng)根據所服務企業(yè)的規(guī)模和復雜程度分為幾層：

一級ERP支持大型全球企業(yè)，處理所有國際化問題，包括貨幣、語言、字母、郵政編碼、會計規(guī)則等。一級供應商包括甲骨文、SAP、微軟和Infor。

一級政府ERP支持大型（主要是聯(lián)邦）政府機構。Oracle、SAP和CompuServePRISM被認為是第一層，Infor和CGIMomentum緊隨其后。

二級ERP支持可能在多個國家/地區(qū)運營但缺乏全球影響力的大型企業(yè)。二級客戶可以是大型全球企業(yè)的獨立實體或業(yè)務部門。根據供應商的分類方式，這一層有25到45個供應商。

二級政府ERP側重于具有一些聯(lián)邦設施的州和地方政府。TylerTechnologies和UNIT4屬于這一類。

三級ERP支持中型企業(yè)，處理少數語言和貨幣，根據ERP的分類方式，有75到100個三級ERP解決方案。

四級ERP專為小型企業(yè)設計，通常側重于會計。

選擇ERP解決方案

選擇ERP系統(tǒng)是IT領導者面臨的最具挑戰(zhàn)性的決定之一。除了上述層級標準外，還有很多特性和功能需要考慮。對于任何行業(yè)，選擇具有行業(yè)經驗的ERP供應商都很重要。讓供應商了解新行業(yè)的細微差別非常耗時。

ERP實施

大多數成功的ERP實施都是由執(zhí)行發(fā)起人領導的，他發(fā)起業(yè)務案例、獲得批準繼續(xù)進行、監(jiān)控進度、主持指導委員會、消除障礙并獲得收益。首席信息官與執(zhí)行發(fā)起人密切合作，以確保充分關注與現(xiàn)有系統(tǒng)的集成、數據遷移和基礎架構升級。首席信息官還就挑戰(zhàn)向執(zhí)行發(fā)起人提供建議，并幫助執(zhí)行發(fā)起人選擇一家專門從事ERP實施的公司。

執(zhí)行發(fā)起人還應該得到組織變革管理執(zhí)行官的建議，因為ERP實施會產生新的業(yè)務流程、角色、用戶界面和工作職責。向項目執(zhí)行團隊匯報的應該是業(yè)務項目經理和IT項目經理。如果企業(yè)聘請了ERP集成公司，則其項目經理應成為核心項目管理團隊的一部分。

大多數ERP從業(yè)者按以下方式構建其ERP實施：

（1）獲得批準：執(zhí)行發(fā)起人監(jiān)督批準所需的任何文件的創(chuàng)建。該文檔通常稱為業(yè)務案例，通常包括對項目目標和范圍、實施成本和時間表、開發(fā)和運營風險以及預計收益的描述。然后，執(zhí)行發(fā)起人將業(yè)務案例提交給適當的主管，以獲得正式批準。

（2）計劃計劃：現(xiàn)在將時間表細化為工作計劃，其中應包括確定團隊成員、選擇任何外部合作伙伴（實施專家、組織變革管理專家、技術專家）、最終確定合同、規(guī)劃基礎設施升級和記錄任務、依賴關系、資源和時間安排，盡可能具體。

（3）配置軟件：這個最大、最困難的階段包括分析當前業(yè)務流程和支持應用程序中的差距，在ERP軟件中配置參數以反映新的業(yè)務流程，完成任何必要的定制，使用標準化數據定義遷移數據，執(zhí)行系統(tǒng)測試，并提供所有功能和技術文檔。

（4）部署系統(tǒng)：在最終切換之前，需要完成多項活動，包括對系統(tǒng)進行人員培訓、規(guī)劃支持在ERP運行后回答問題和解決問題、測試系統(tǒng)、使“上線””與執(zhí)行發(fā)起人共同決定。

（5）穩(wěn)定系統(tǒng)：部署后，隨著員工學習新角色、工具、業(yè)務流程和指標，大多數組織的業(yè)務績效都會下降。此外，清理不善的數據和基礎設施瓶頸將導致中斷。所有這些都給ERP部署和支持團隊帶來了更大的工作量。

ERP的隱性成本

在項目規(guī)劃過程中，通常會低估四個因素：

業(yè)務流程變更。一旦團隊看到他們改進的結果，大多數人都會感到被授權并尋求額外的改進。成功孕育成功，通常比最初預算花費更多的時間。

組織變革管理。變化會在所有組織級別上產生不確定性。由于許多高管不熟悉組織變革管理的細微差別，因此很容易低估這種努力。

數據遷移。企業(yè)經常有重疊的數據庫和薄弱的編輯規(guī)則。ERP系統(tǒng)所需的更嚴格的編輯會增加數據遷移時間。這個所需的時間很容易被低估，特別是在無法識別所有數據源的情況下。

自定義代碼。定制會顯著增加實施成本，應該避免。它還會使保修失效，并且向供應商報告的問題必須在未經修改的軟件上重現(xiàn)。這也使升級變得困難。最后，大多數企業(yè)都低估了定制系統(tǒng)的成本。

對于大多數企業(yè)來說，ERP即服務提供了三個優(yōu)勢：初始成本較低，升級到新版本更容易，一些企業(yè)高管無法迫使組織為其組織編寫自定義代碼。盡管如此，遷移到云ERP可能會很棘手，并且需要采用與在內部部署解決方案有所不同的方法。?