企業(yè)應(yīng)該怎樣管理郵件以防信息泄露
關(guān)于智能手機類設(shè)備在企業(yè)中日益流行的趨勢，筆者已經(jīng)寫過幾篇文章。TechRepublic技術(shù)社區(qū)的一位成員說，在他們公司的安全策略中已經(jīng)禁止私人擁有的筆記本計算機和智能手機連接到網(wǎng)絡(luò)中。實際上，TechRepublic技術(shù)社區(qū)另一位成員則認(rèn)為，“無論一個人怎么喜歡iPhone”，也不會通過它們連接自己公司網(wǎng)絡(luò)上的。
但從另一方面來看，TechRepublic技術(shù)社區(qū)成員bharman指出，不管公司進行怎樣嚴(yán)格的限制，精明的用戶總會找到繞過規(guī)則的方法。bharman所強調(diào)的，正是筆者試圖表達的觀點，即在很多公司中，基層的實際做法可能并不符合公司的書面規(guī)定，員工有可能攜帶被禁止的設(shè)備進入辦公場所。
整個討論過程讓筆者的思考更加深入，尤其是在對一個人的電子郵件帳戶被無意或惡意曝光時會面臨的具體風(fēng)險進行討論的時間。盡管對于IT部門來說，希望對所有的連接進行有效的管理，但實際情況是，并非所有公司都有資源或能力進行這樣的工作的。
現(xiàn)在，筆者就試圖找出一些可能導(dǎo)致機密電子郵件信息不慎泄露的途徑。
電子郵件信息泄漏的途徑
常見的一種情況是熟悉技術(shù)的員工通過自己的個人筆記本計算機連接到公司的Exchange郵件服務(wù)器上。顯然，這些額外的工作站會帶來安全風(fēng)險的上升，特別是當(dāng)它們位于公司辦公環(huán)境之外的時間。盡管我們可以通過限制或禁止來自HTTP的連接，并將獲取電子郵件的范圍限制在局域網(wǎng)中等方法來進行處理，但對于數(shù)量日益增長的移動辦公人員來說，這些方法很難有效實現(xiàn)。這種情況下，使用VPN也不能防止電子郵件信息出現(xiàn)泄露的風(fēng)險。
對于采用微軟Exchange郵件服務(wù)器的公司來說，啟用Exchange活動同步功能以容許象基于Windows Mobile的智能手機之類的移動設(shè)備連接到公司信箱中是非常簡單的。但這也為蘋果iPhone或iPod Touch以及其它支持微軟活動同步協(xié)議的移動電話打開了大門。從安全性的角度來看，公司當(dāng)然可以選擇關(guān)閉這項功能以避免這些設(shè)備帶來的風(fēng)險。但實際上，采用Exchange處理電子郵件對于很多中小企業(yè)來說是最經(jīng)濟的選擇;它們沒有足夠的資金來選擇包含了黑莓企業(yè)服務(wù)器的RIM黑莓安全解決方案。
對于很多公司來說，IMAP協(xié)議是一種常見的服務(wù)器端郵件處理工具，可以從來替代微軟Exchange或其它價格高昂的企業(yè)級電子郵件系統(tǒng)。現(xiàn)在，大多數(shù)智能手機和移動設(shè)備都內(nèi)置了連接IMAP服務(wù)的功能，因此，丟失或者出錯的手機可能會導(dǎo)致緩存的電子郵件甚至密碼面臨泄露的風(fēng)險。
采用微軟Outlook的公司還應(yīng)該了解到，利用工具直接從Outlook中同步電子郵件和聯(lián)系人名單是非常簡單的操作，很多人都能做到這一點。盡管這些信息是靜態(tài)的，并且僅僅限于最后一次同步，但這并不會減少設(shè)備帶來損失的風(fēng)險。
導(dǎo)致電子郵件信息泄露的可能途徑還包括了POP連接。對于選擇在服務(wù)器上保存電子郵件副本以避免出現(xiàn)將同樣的電子郵件下載到不同的計算機上的用戶來說，這也不是罕見的情況。實際上，任何轉(zhuǎn)發(fā)規(guī)則都只會導(dǎo)致公司郵件信息泄露風(fēng)險的進一步上升。
結(jié) 論
毫無疑問，對于工作勤奮和業(yè)務(wù)熟練的網(wǎng)絡(luò)管理員來說，上述的所有風(fēng)險并不是不可控制的。筆者希望自己的想法是錯誤的，但是讓筆者相信大量小型企業(yè)都可以解決上述所有風(fēng)險有一點困難。
你們公司是怎樣管理電子郵件的?請告訴筆者，和大家一起分享你的經(jīng)驗。
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