【CNW.com.cn 資訊】從頭腦風暴應用到成熟的項目管理器，這些廉價的工具可以幫助你的團隊進行緊密協作。

　　協作是在當今商業領域取得成功的重要因素。目前工作人員越來越分散。與以往相比，遠程工人、外包合同商和全球合作伙伴正在讓你的團隊越來越難以進行協同工作。

　　幸運的是，基于互聯網的眾多新興服務正在以不同方式將分散的團隊聯系起來，這些方式在十年前根本就沒有被人們聽說過。當然，在同一辦公室內的雇員也可以從在線協作中受益。

　　更棒的是，你不需要為在線協作準備巨額IT預算。如微軟SharePoint Server等企業項目是大型企業的標準配置，但是它們的多數功能都可以被輕松復制，甚至是被超越，其中的原因在于在線服務支持諸如文檔實時集體編輯，頭腦風暴和長期項目管理等操作。

　　對于預算有限的中小企業或團隊來說，在無法建立SharePoint或其它企業應用時，這些在線協作應用能夠被快速低投入部署(有些甚至是免費的)，讓這些中小企業能夠擁有性能強大的工具。

　　以下這些性能優異的在線應用可以幫助提高你的團隊的工作效率，或許可以讓他們的工作更具創造性。為了讓你的團隊更好的工作，我相信普通任務團隊將會使用和討論這些負擔的起的工具。我們列出來的這些應用不僅便宜，而且被廣泛使用，它們已經經受住了實踐考驗。

　　頭腦風暴與思維導圖

　　創意是任何一家公司的生命之源。頭腦風暴已經成為了商業世界的中流砥柱。解放雇員們的思想將會帶來不可思議的創造力，讓團隊變得真正強大起來。

　　傳統的頭腦風暴是以白板為中心的，因為它便于記下每一個在頭腦中閃過的創意。在線白板同樣可以自由記錄創意和想法，它通常用于聊天或是音頻會議。

　　思維導圖也是一個流行的頭腦風暴工具。思維導圖以一個中央概念為中心向外延伸想法，它可以通過一個枝葉結構將相關的想法關聯在一起。當它們從大量的想法中浮現出來時，我們可以看法它們的聯系與結構，往往這又會激發出一些以前不曾想到的新創意。

　　Writeboard

　　作為流行的Basecamp項目管理工具的創立者和開源Web架構Rails的創造者，37signals公司為我們帶來了Writeboard。Writeboard是一種免費的、基本的、僅可在空白區輸入文本的應用，在這里你可以記錄下來你的創意。沒用什么協作工具能比它再簡單了。

　　為你的白選擇一個名字，設置密碼，輸入電子郵件地址，這時你就可以使用了，它永遠都不需要注冊。如果要邀請別人來瀏覽你的白板或進行評論，你只需輸入受邀人的電子郵件，然后點擊“發送邀請”按鈕即可。

　　Writeboard提供了很少的選項，但是它的偉大之處在于能夠捕捉到瞬間即逝的創意。你可以輸入你的創意，用諸如標題和數字列表等簡單的文本格式區分它們。自動修訂追蹤功能可以讓你撤消和恢復你所做的任何操作。

　　

　　Writeboard's的簡潔界面使得用戶能夠快速記錄下自己的創意。

　　Show Document的共享白板

　　HBRLabs的Show Document為網絡會議設計的免費協作工具合集。

　　Writeboard相比，它的共享白板應用功能更為全面，其擁有一個整合的聊天室和基本的繪圖與突出顯示工作。為了適應頭腦風暴的需要，Show Document的白板功能無法保存，但是用戶可以將它們導出至PDF中保存。

　　

　　你可以通過Show Document的白板功能用輸入文本或是繪圖的方式快速記下自己的創意。

　　Twiddla

　　對于可視化頭腦風暴，Twiddla提供了全面的繪圖工具，你可以將這些圖片上傳上你的白板中。在進行談話的過程中，整合的語音聊天和媒體共享讓你能夠添加和注釋圖片、文檔甚至是網站，

　　基本服務是免費的，但是專業帳戶每月收費為14美元起步。專業帳戶允許你保存和共享已經完成的白板，同時提供SSL加密以提高安全性。

　　

　　Twiddla的繪圖工具為頭腦風暴提供了一個豐富的界面。

　　Bubbl.us

　　Bubbl提供了一個免費、簡潔、時尚的思維導圖。思維導圖能夠從主頁立即被啟動。為了今后使用，你需要注冊保存你的思維導圖。

　　

　　Bubbl.us的界面時尚漂亮，使用起來也很有趣

　　MindMeister 和 Spinscape

　　這兩種思維導圖服務提供了實時協作、思維圖存儲與共享、添加附件等功能。此外還有一些如在線地圖創建、編輯、定制用戶權限、iPhone訪問和SSL加密等特殊功能。

　　

　　大量的快捷鍵使得用戶可以很輕松的在MindMeister上將創意集中起來

　　這兩種應用都推出了功能受限的免費版本。但是如果想使用全部功能，你需要注冊商業版或是premium版。Spinscape的Premium版每月收費9.99美元。MeisterLabs的MindMeister商業版每月收費9美元。

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文檔創建、瀏覽與注釋

文檔和簡報方面具有協作功能的在線工具在過去幾年里逐步發展成型。通過這些在線工具，你和你的工作伙伴很好的并肩工作，即使你們之間相隔半個地球也沒有問題。

對于那些隨著時間不斷添加新信息的文檔來說，維基就會變得越來越有用。簡單的編輯工具可以讓你和其它的隊員添加新信息。工具中所帶的自動修改跟蹤功能可以讓你輕松的回顧以前的版本。

更為先進的方面是，在線文字處理、電子表格和演示工具可以協作創建傳統的office文檔，用戶可以像使用微軟Office那樣輕松。多人同時處理同一個單一文檔已經成為可能。

如果能否讓別人創建、編輯或是向文檔中添加新信息并不是你關心的問題，你所關心的是能否便捷的讓其它人同時瀏覽或評論你的材料，那么你可以考慮一個諸如TextFlow或是ReviewBasics這樣的應用。與維基和在線辦公套件相比，這些應用可能是更好的選擇。

Wikidot 和 Wikispaces

我們可以使用數百種托管維基服務，但是我最喜歡兩種服務是Wikidot和Tangient公司的Wikispaces。Wikidot的WYSIWYG界面甚至可讓沒有任何技術基礎的用戶也能輕松編輯。Wikispaces可以導出至HTML頁面和PDF的功能讓其非常適合于創建大范圍分發的文檔。

這兩種應用都有免費的基礎版(帶廣告)和收費的premium版。premium版的收費標準為一年50美元，收費功能包括邀請訪問、定制主題、文件合集以及在你的維基上加入自己的域名的功能。

 

Wikidot的頁面可以使用工具條或是標準維基格式代碼進行編輯

谷歌 Docs、Zoho 和 Adobe Acrobat.com

這些免費在線辦公套件是目前開發最為完善的Web應用，其帶有成熟的文字處理器、演示編輯器和電子表格功能，這些功能都支持微軟Office格式。(Acrobat.com的Tables應用整合了電子表格和數據庫的部分功能。)

每項服務都可以很便捷的邀請他人參加，授權他們編輯、評論和/或瀏覽你共享給他們的文檔。

 

Zoho　Writer可以很便捷的共享文檔進行在線協作

這三種服務都具有在文檔和電子表格上進行實時協作的功能，多人可以同時編輯一個文件。在谷歌的服務上，不同顏色的鼠標和電子表格方格顯示誰正在做什么。Zoho將每個人正在使用的段落和或方格鎖定，這樣修改就不會發生重疊。谷歌Docs和Zoho都整合了可以聊天的側邊欄，你可以在工作時與你的協作者進行溝通。

 

Acrobat.com的簡潔界面很容易分辨出誰正在做什么

Acrobat.com是三種服務中實時性能最弱的一個。在正在編輯的協作者保存他的修改之前，整個文檔處于鎖定狀態，盡管Tables允許多人在同一個表格上工作，但是應用只保存有最高權限的用戶(也就是該文檔的作者)所做的修改。雖然ConnectNow即時會議系統已經夠用了，但是在編輯過程中，用戶無法在界面中進行溝通

盡管這些套件允許一個人編輯簡報，多人同時瀏覽，但是這些套件沒有一個允許實時編輯簡報。

Zoho提供的高效率商業工具已經超過了三大辦公應用，類似于谷歌提供的谷歌Apps服務。

值得關注的是微軟也將在今年推出他們自己的，名為Office Web Apps的在線辦公軟件。由于這一消息剛剛被公布，目前該應用具有什么樣的在線協作特點還不得而知。

TextFlow

由Nordic River推出的TextFlow通過將同一個文檔的多個版本集成為一個、突出顯示區別的辦法簡化了將修改整合至Word文檔的過程。

TextFlow目前已經推了一個在線版本。這一在線版本與基于云的文檔存儲服務Box.net或是谷歌Apps進行了整合。(TextFlow還有一個單機版應用，收費為99美元。)

通過Box.net帳號使用TextFlow意味著你能夠向Box.net上傳你的文檔，與你的協作者進行分享;你的協作者可以使用Box.net的整個編輯器在線編輯你的文檔(這有點像Zoho Writer的簡化版);然后從你的Box.net帳戶中直接將他們的編輯整合起來。基于Box.net的TextFlow每月收費9.95美元，Box.net提供1GB的免費存儲帳戶。

 

在多人在線協作時，TextFlow可以很清楚的顯示進行的修改，你可以在最張文檔中選一個最佳版本。

谷歌Apps版本工作方式與TextFlow大同小異，但是這些功能只對付費的Premier版用戶開放，他們可以訪問谷歌Marketplace。免費帳戶允許每月最多十名用戶;要想超過這一限制，需要每月付費29美元。

未來TextFlow將會推出更多的版本。Nordic River已經承兌將會在TextFlow中整合每一種可以獲得的文字處理工具。

ReviewBasics

SharpStyle實驗室推出的ReviewBasics可以讓用戶貼上多種類型的內容—文檔、簡報、圖片、視頻、PDF文檔等等，以及請求他人的反饋。評論者可以對上傳至ReviewBasics的任何內容中添加類似便利貼一樣的“標注”、突出顯示和其它注釋。目前所有的帳戶都是免費的，并贈送25MB存儲空間。未來公司計劃推出貴賓帳戶。

 

在上傳至ReviewBasics的圖片、文檔、視頻和其它素材可進行突出顯示、標注和評論。

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項目規劃與協作

當然，協作并不僅僅限于一個單一的文檔。多數團隊是在一個或是多個復雜的項目中一起工作的。在任務中讓每一個人都保持協作是一項挑戰。

在線工作組和項目管理應用的目標是簡化這些程序，允許任務被分配或是被請求，讓工作過程被共享，讓團隊共同前進，最終實現追求的目標。

這些工具中的大多數都有著內置的白板、會議系統和文檔存儲系統，以盡可能的讓團隊的多數工作在一個地方進行。但是為了快速而隨性的協作，或是突然召開的會議，這些新添的功能可能會變得礙事;或許使用上述介紹的頭腦風暴或是創建文檔服務等單一任務系統對你來說更為便捷。

對于長期團隊管理，讓每件事情都在一個界面上更有價值，下面我們將為大家介紹一些更為復雜的工具。

Wrike

Wrike是一個項目管理工作空間，這個空間被以電子郵件為中心的模式所區分。通過簡單的抄送帶任務的電子郵件至你的Wrike帳戶，項目和任務能夠被很添加和共享。Wrike使用了文件夾有層次的安全項目和子項目、資源、參考材料

Wrike的收費很靈活。收費多少取決于你是否希望用戶能夠創建、編輯或是分配任務。比如說，對于能夠控制任務版本、創建模板、建立任務相關性以及運行報告的管理員收費為每月19.95美元。對于能夠創建和編輯任務、瀏覽和升級項目計劃的協作者收費為每月9.95美元(對于一個有著多個團隊成員的長期項目來說，這會變得很昂貴，在這種情況下你可以考慮一下以下的項目管理器。)。

 

Wrike基于文件夾的結構允許你為項目、參考信息、列表和文件創建一個靈活的多層結構。

WizeHive

與Wrike相比，PivotPoint軟件公司推出的WizeHive更為傳統，它允許你將項目和任務歸類至多個工作空間中，每一個都有多個頁面，可為你瀏覽和執行任務提供很大程度的細化分類。付費帳戶每月收費為9美元。雖然免費帳戶為小團隊提供了充足的空間，但是僅能管理為有限的幾個項目(1GB僅能存儲最多15個頁面或項目)。

 

WizeHive可以讓你更為輕松的查看你的項目，以及你下一步需要做的事情和別人需要做的事情。

Basecamp

37signals的Basecamp在一些項目管理應用中已經成為了一個標準配置。這意味著它可以與其它服務和工具整合在一起，包括開票應用、時間追蹤、合同管理、報告工具。Basecamp每月收費24美元，你可以管理最多15個項目，存儲5GB文檔----對于大多數小型團隊這已經足夠了。

由于任務列表、文檔共享、留言板等基本功能都非常便于使用，這讓Basecamp成為了我們所列項目管理應用中最為直觀的一個。

 

Basecamp簡潔直觀，項目成員很容易看到信息、進度、所分配的任務。

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保持聯系

盡管我們已經習慣了讓推特和臉譜等公共社交網絡服務占用工作時間，但是不可否認的是，它們能夠培養我們與朋友之間的聯系。

為小型團隊設置的私人社交網絡應用允許成員們共享文件、網頁和其它信息。通過狀態更新，彼此能夠知道誰正在做什么事，他們之間距離有多遠。這些社交網絡對于協作來說也是一個非常有用的工具。

Present.ly

Intridea公司推出的Present.ly可以讓你在數秒鐘內免費創建一個類似推特的私人更新服務。你可以設置隱私級別，對你邀請的朋友進行限制，或是向你的朋友發送一個“你的公司名稱.com”的電子郵件地址。與推特的“列表”相似的是，Present.ly擁有“組”，“組”可以讓你將關于特殊項目或團隊的郵件進行合并。

Present.ly支持內聯圖片、文檔等附件，你可以便捷的與他人進行共享。為Palm Pre、Android智能手機、黑莓和iPhone設計的應用可以讓你隨時隨地便捷的閱讀或進行更新。

 

通過Present.ly的免費服務，你可以擁有一個自己的類似推特一樣的狀態顯示。

Wiggio

Wiggio整合了電子郵件、短信、在線聊天和網絡會議。其還擁有Web更新和共享日歷等與臉譜類似的流。用戶能夠設置在線會議和離線項目。他們可以邀請其他用戶、共享文檔或是向所有的用戶或特定組內成員群發信息、電子郵件、文本或是語音郵件。其內置的文檔編輯器允許你對文檔進行協作處理，跟蹤來自其他用戶的修改。

Wiggio是免費的，未來開發人員計劃為其添加廣告。

 

通過Wiggio，你可以以多種方式向你的團隊成員發送信息。

Shareflow

Zenbe公司的Shareflow與臉譜類似，用戶可以發貼和共享文檔。用戶可為每一個話題或是項目創建一個新的“流”，也可以上傳或預覽文檔，多次進行評論。每一個流都有它們自己唯一的電子郵件地址，因此帖子或文檔可能從應用外部被添加。

Shareflow accounts are priced according to the amount of storage: Free accounts have 1GB of storage, and paid accounts start at $20 a month for 5GB.

Shareflow帳戶根據存儲量進行收費：免費帳戶存儲量為1GB，付費帳戶每月最低收費20美元，存儲量最少為5GB。

 

Shareflow的“流”模仿了社交網絡臉譜與推特的狀態。

谷歌 Wave: 是否開始協作新浪潮?

協作領域內的巨頭是去年新推出來的谷歌Wave。評論家Preston Gralla在2009年10月份他的一份評論文章中稱：“對于沒有使用過谷歌Wave的人來說，你幾乎不可能向他們描述出來谷歌Wave到底是什么樣的服務。”

谷歌打算讓Wave成為未來的協作工具，為此其在一個單一界面中整合了文檔創建、電子郵件和聊天。谷歌Wave的開放式插件架構允許第三方開發商添加如電話會議、導航和調查等功能。

 

谷歌Wave展示了新一代協作應用的前景。

早期用戶對于文檔自帶的實時聊天等功能具有很高的熱情，這些功能可讓整個評論被直接放置在它們相關的文檔段落中。通過Wave，與會者能夠實時做記錄并進行實時共享。

在受邀請人員對測試版進行了試用之后，Wave開始對公眾開放，任何人都可以免費使用。盡管谷歌承諾讓新版Wave運行的更快、更穩定、操作更便捷，但是其還不足以精巧到用于商業操作之中。不過，我們在這里提到Wave的原因是其成為重要的協作工具。

與此同時，請大家不要放棄使用本文中我們為大家介紹的重要協作工具的機會。