專家指導：深入解讀傳真機日常應用技巧
傳真機對很多商務辦公用戶來說，是日常辦公的基本常用工具之一，雖然是常用辦公設備，但是很多用戶在日常應用中，還是存在很多應用方面的問題，比如說如何發送傳真、如何接收傳真、傳真機除了傳真功能之外，是否還有其他功能呢?等等問題，很多用戶都不太清楚，作為一名技術工程師，我覺得今天有必要跟大家一起來分享一下傳真機日常應用知識。希望對大家有所幫助。
傳真機工作原理
傳真機工作原理其實和通信有關系，首先通過CCD掃描器把需要發送的文件掃描并傳遞給主板，然后通過調制解密器進行數據轉換，然后把數據傳送給你對方的傳真機上，在發送傳真時，我們需要先接通電話，在通信的狀態下，然后啟動數據傳送功能，數據傳送功能首先需要由接收傳真哪一方啟動，當發送方聽到對方給的信號以后，也按一下啟動按鍵，即可發送信息。
傳真機
一般需要發送的文件在對方給完信息號以后才能掃描并發送，不過目前也有一些傳真機支持先掃描后發送，這類傳真機的工作原理其實是一樣的，只是機器內配帶有存儲卡，可以臨時存儲數據。當文件掃描完以后，發送方就完成了傳真操作，接收方的傳真機收到信息以后，傳真機通過調制解密器把數據轉換過來，形成文字打印出來。
在傳真機的工作過程當中，不能有通信中斷，如果通信中斷傳真會自動切斷，不能發送完整數據。因此很多傳真機都是有專門的電話線，這也體現了傳真機對通信的高要求。#p#
傳真機常規應用技巧
目前市場中傳真機類型非常多，主要有噴墨傳真機、激光傳真機、熱敏傳真機、色帶傳真機，這四類傳真機在企業應用都非常廣泛。這幾種傳真機雖然類型不同，但是他們的工作原理和使用技巧都差不多。
發送傳真方法：在發送傳真時，我們需要先把手中的文件準備好，對方的傳真號準備好。首先把紙張放置在原稿進紙槽中，放紙張的時候先看清楚傳真機上的標示，看看字體是超下還是朝上，一般情況下都是字體朝下。把紙張放置好以后，就開始撥號。
當電話撥通以后，先聽聽對方傳真機的反應，如果對方傳真機直接給你信號了，那么你直接按一下啟動按鍵即可，因為對方設置的是自動接收模式;當紙張全部進紙完成，那么發送傳真的工作已經完成，您只需要稍后打電話提醒對方，并詢問傳真件是否已經接收到。
接收傳真：接收傳真有兩種方式，第一種就是把傳真機設置成自動接收模式，無需人員管理，只要有客戶發送傳真，機器會自動接收，并把傳真件打印出來，一般這種接收方式不太安全，很容易被同事誤拿。另外一種就是手動接收模式，如果有客戶發送傳真過來，首先需要人來接聽電話，然后按一下啟動按鍵給對方信號。#p#
潛在功能之一：接電話分機
很多用戶可能認為，傳真機是專業傳真設備，除了接收和發送傳真，還能通話，其實一點都沒錯，不過用戶會認為，有些傳真機較大，如果直接放辦公桌上會感覺不太方便，所以很多用戶都是把傳真機放在座位旁邊，如果您辦公室只有一條電話線，那基本上都被傳真占用了，或者說在接收傳真之前，您每次都需要先和對方通話，這種情況，可能很多用戶都會覺得很麻煩。
其實傳真機都是可以外接電話分機的，在接收傳真之前，無論是傳真機還是電話機都會響，用戶可以通過分機先和對方通話，然后確定接收傳真以后，再去操作傳真機，這樣既可完成接收過程。
不過從目前很多用戶的使用習慣來看，用戶習慣使用傳真機自動接收，也就是說傳真機響一定次數之后，傳真機會自動給對方信號進行傳真接收。外接電話分機只是一個附加選項，針對有需要接電話分機的用戶設定。
從目前市面上各產品特性來看，最適合復印的傳真設備是激光傳真機，其次就是噴墨傳真機和色帶傳真機，這三種傳真機都支持普通紙輸出，在使用中基本和復印設備大同小異。下面筆者為大家推薦幾款熱門激光傳真機，希望對大家有所幫助。#p#
潛在應用功能之二：復印功能
傳真機雖然類型較多，但是它們的復印功能是一個共性，所有的傳真機都支持復印功能，只是在復印效果上存在一些差異而已。大家在使用傳真機時，相信會知道傳真機本身有一個原稿掃描單元，用來掃描原稿;另外傳真機都支持傳真機打印，傳真機接收文件后設備會自動打印出來。真是因為傳真機有這2個基本特性，從而形式了潛在的復印功能，無論哪一臺傳真機都能支持復印功能，但是復印功能不是主打功能，不過可以輔助用戶日常復印需求。
如何利用復印功能：據筆者了解很多中小型企業用戶，由于企業規模比較小，購買的辦公設備很有限，一般配備的設備有傳真機+打印機+一體機或者復印機。在這種配備情況下，如果復印機或者一體機出現故障以后，那么復印功能就完成不能使用，而用戶又著急復印文件時，用戶完全可以通過傳真機進行復印來滿足臨時需求。
不過傳統專業傳真機有另外一個特點，就是大部分傳真機都采用斜坡式設計，因此不支持書本、證卡等介質的復印，基本上只支持普通文件復印。#p#
使用傳真機的注意事項
相信很多企業的傳真機經常會接收到很多垃圾傳真，如果您想避免垃圾傳真的接收，在平時使用中就需要對傳真機進行設置，不過一般的很多防垃圾傳真功能也不能阻止所有的垃圾傳真，所有如果用戶不想浪費紙張，可以把傳真設置成手動接收模式，所有的傳真都需要用戶接聽電話以后手動按啟動按鍵才能執行接收。
傳真機報錯了怎么辦，這個是很多用戶經常會碰到的問題，一般最常見檢查是否有碳粉和紙張。有些熱敏傳真機因為使用的是熱敏紙，而熱敏紙都是安裝在機器內，用戶看不到紙張的使用情況，當用戶接收不到傳真時，很多用戶都覺得機器肯定出故障了，其實很多時候如果能夠主動檢查一下是否有紙張，問題就能自行解決了。
很多工程師都有過這樣的經歷，用戶傳真機復印件出現黑條，大部分都是掃描器上粘有東西，而掃描器上粘有東西的主要原因很多情況都是用戶自己造成的，比如很多用戶在發送傳真時，想把文件上的東西去掉，而去掉文字的辦法就是使用涂改液，而涂改液沒有干的情況下，在發送傳真時，涂改液就會粘在掃描器上。從而造成這類故障。因此建議用戶在使用中可以避免這類故障的發生。
【編輯推薦】
