現在很多企業自建郵件系統,用它作為內部信息樞紐中心,當同事之間內部通訊和與客戶(尤其是海外客戶)頻繁聯系傳遞資料通過專業郵箱進行時,非常迅捷、便利,安全性也有保障。但是由于企業處在動態發展中,很多企業隨著業務不斷拓展,經常會遇到下面類似的問題:

　　一、新組建的部門人員經常發生變動,為了保證工作順利開展,需要淡化員工變動帶來的影響,也即“鐵打的營盤流水的兵”,即使“兵”走了,“營盤”還在,其他員工能順利接手。

　　二、為了提升公司服務水準,擦亮公司品牌形象,注冊了一個更好更易記憶的域名,需要將企業郵箱域名由A更換成B。

　　經常上我們網站參觀的朋友都知道,我們常說,U-Mail郵件系統不僅是一個通聯工具,而且還可以很好的協助理順企業內部關系提升工作效率,下面我們就以U-Mail為例,來說說它如何解決上述兩個問題的:

　　1、人員雖然變動,但不影響業務開展,如何進行?

　　解決之道是將一個部門內所有的郵箱統一,同時使用共同的一個郵箱對外。具體操作是:

　　a.先根據每個人姓名分配唯一的郵箱;

　　b.添加一個郵件列表,如下圖所示:

　　c.將部門內所有人的郵箱都添加到郵件列表中;

　　d.通過“郵件頭翻譯”功能,設置一個統一對外的郵箱地址,路徑是:“管理后臺---綜合功能設置---翻譯郵件頭設置”,如下圖所示:

　　這樣做的好處是,客戶感覺不到該部門內哪個具體人員的變動,而客戶發給該部門人員的郵件,也能及時被其他人員看到進行跟蹤處理,提升了工作效率;而且公司發出去的郵箱地址會固定不變,有利于維護公司形象,減少人員變動帶來的麻煩和影響。

　　2、更改域名并遷移郵件

　　當兩個域名下的郵箱賬號都一樣,而且新舊域名均能正常解析時,我們可以將郵件完全整體遷移到新域名下。具體實施步驟是:

　　a.導出舊域名A下的賬號配置信息、個人通訊錄、郵件列表等;

　　b.登錄超域管理員賬號,在后臺添加新域名B;

　　c.導入賬號到新域名B后臺;

　　為了及時通知每個郵箱賬號他們的域名發生了變更,可以:

　　d.在舊域名A賬號設置“域名切換通知”自動回復,通知每個發件人;

　　e.同時在新域名B中設置POP代收,或(舊域名設置自動轉發郵件)解決郵件接收問題;

　　f.導入其他歷史數據和通訊錄;

　　g.運行一段時間后,刪除舊域名所有賬號,停用舊域名解析。

　　這就是新舊域名切換的全過程,使用U-Mail郵件系統,只要操作得當,并不影響用戶數,也不需要每個賬號設置轉發和更換主域名。上述操作并且能保證在切換期間,舊域名會及時提醒用戶相關注意事項;切換完成后,新域名也能正常登錄收發郵件。

　　U-Mail企業郵箱(www.comingchina.com)辦公好幫手,可以滿足企業各種不同功能需求,如果您也有定制郵箱的需要,可以聯系我們免費試用!

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