采用企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)軟件使財(cái)務(wù)、人力資源、采購(gòu)、分銷(xiāo)和其他部門(mén)的業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化、精簡(jiǎn)和集成。企業(yè)需要了解有關(guān)這些關(guān)鍵IT系統(tǒng)的信息。

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企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)的定義

企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)是一個(gè)集成軟件應(yīng)用程序系統(tǒng)，可以標(biāo)準(zhǔn)化、精簡(jiǎn)和集成財(cái)務(wù)、人力資源、采購(gòu)、分銷(xiāo)和其他部門(mén)的業(yè)務(wù)流程。企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)系統(tǒng)通常在一個(gè)集成的軟件平臺(tái)上運(yùn)行，使用在單個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)上運(yùn)行的通用數(shù)據(jù)定義。

企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)最初是為制造公司設(shè)計(jì)的，但在后來(lái)擴(kuò)展到服務(wù)行業(yè)、高校、酒店、醫(yī)療保健、金融服務(wù)和政府部門(mén)。每個(gè)行業(yè)都有自己的企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)特性。例如，政府的企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)使用合同生命周期管理(CLM)而不是傳統(tǒng)的采購(gòu)，并遵循政府會(huì)計(jì)規(guī)則而不是一般公認(rèn)會(huì)計(jì)原則 (GAAP)。銀行有后臺(tái)結(jié)算流程來(lái)核對(duì)支票、信用卡、借記卡和其他工具。

企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)系統(tǒng)的好處

企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)系統(tǒng)通過(guò)多種方式提高了企業(yè)效率和有效性。通過(guò)將財(cái)務(wù)信息集成到單個(gè)系統(tǒng)中，企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)系統(tǒng)可以統(tǒng)一組織的財(cái)務(wù)報(bào)告。它們還集成了訂單管理，使訂單獲取、制造、庫(kù)存、會(huì)計(jì)和分配變得更加簡(jiǎn)單且不易出錯(cuò)。大多數(shù)企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)還包括客戶(hù)關(guān)系管理(CRM)工具，以跟蹤客戶(hù)交互，從而提供有關(guān)客戶(hù)行為和需求的更深刻見(jiàn)解。它們還可以使制造和支持流程標(biāo)準(zhǔn)化和自動(dòng)化，并統(tǒng)一組織中各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)的采購(gòu)。企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)系統(tǒng)還可以為時(shí)間報(bào)告、費(fèi)用跟蹤、培訓(xùn)、技能匹配等提供一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的人力資源平臺(tái)，并顯著提高企業(yè)跨財(cái)務(wù)、人力資源和供應(yīng)鏈提交必要的政府法規(guī)報(bào)告的能力。

正確運(yùn)行的企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)系統(tǒng)使企業(yè)能夠減少完成幾乎每一個(gè)業(yè)務(wù)流程所需的時(shí)間。他們還通過(guò)圍繞通用數(shù)據(jù)定義組織的共享數(shù)據(jù)來(lái)促進(jìn)協(xié)作，從而更好地制定決策。企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)系統(tǒng)提供的標(biāo)準(zhǔn)化和簡(jiǎn)化導(dǎo)致更少的剛性結(jié)構(gòu)，從而創(chuàng)建了一個(gè)敏捷的企業(yè)，可以快速適應(yīng)并增加協(xié)作潛力。企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)系統(tǒng)集中式數(shù)據(jù)庫(kù)雖然是一個(gè)更大的目標(biāo)，但比散布在數(shù)百個(gè)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)更易于保護(hù)。

企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)系統(tǒng)的4個(gè)關(guān)鍵功能

企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)系統(tǒng)的規(guī)模、范圍和功能千差萬(wàn)別。但是，大多數(shù)企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)軟件具有以下特點(diǎn)：

• 企業(yè)范圍的集成。業(yè)務(wù)流程端到端跨部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)集成。例如，新訂單將自動(dòng)啟動(dòng)信用檢查、查詢(xún)產(chǎn)品可用性并更新分發(fā)計(jì)劃。在訂單發(fā)貨后，將會(huì)發(fā)送發(fā)票。
• 實(shí)時(shí)(或接近實(shí)時(shí))操作。由于以上示例中的過(guò)程在收到訂單后的幾秒鐘內(nèi)發(fā)生，因此可以快速發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，從而使銷(xiāo)售方有更多時(shí)間來(lái)糾正這種情況。
• 公共數(shù)據(jù)庫(kù)。公共數(shù)據(jù)庫(kù)使每個(gè)部門(mén)的企業(yè)都可以使用相同的定義來(lái)一次定義數(shù)據(jù)。一些企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)系統(tǒng)拆分物理數(shù)據(jù)庫(kù)以提高性能。
• 一致的外觀(guān)和感覺(jué)。很多企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)供應(yīng)商意識(shí)到，具有一致用戶(hù)界面的軟件可以減少培訓(xùn)成本，并且看起來(lái)更加專(zhuān)業(yè)。當(dāng)企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)供應(yīng)商購(gòu)買(mǎi)了其他軟件時(shí)，有時(shí)會(huì)放棄通用外觀(guān)，而傾向于加快上市速度。隨著新版本的上市，大多數(shù)企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)供應(yīng)商都恢復(fù)了一致的用戶(hù)界面。

企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)解決方案的類(lèi)型

根據(jù)其服務(wù)企業(yè)的規(guī)模和復(fù)雜性，企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)系統(tǒng)分為幾類(lèi)。其典型的層級(jí)包括：

• Tier I級(jí)的企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)支持大型的全球企業(yè)，并處理國(guó)際化問(wèn)題，其中包括貨幣、語(yǔ)言、字母、郵政編碼、會(huì)計(jì)規(guī)則等。數(shù)十年來(lái)，Oracle和SAP被視為T(mén)ier I級(jí)。微軟公司和Infor公司是較新的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，但也經(jīng)常被列為T(mén)ier I級(jí)。
• Tier I級(jí)政府企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)系統(tǒng)支持大型的聯(lián)邦政府機(jī)構(gòu)。這些供應(yīng)商支持政府會(huì)計(jì)、人力資源和采購(gòu)的細(xì)微差別。Oracle、SAP和CompuServe等公司的PRISM被認(rèn)為是Tier I級(jí)，而Infor公司和CGI公司緊隨其后。
• Tier II級(jí)企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)支持大型企業(yè)，這些大型企業(yè)可能在多個(gè)國(guó)家開(kāi)展業(yè)務(wù)，但缺乏全球影響力。Tier II級(jí)客戶(hù)可以是獨(dú)立的實(shí)體或業(yè)務(wù)部門(mén)。這些企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)中的大多數(shù)具有一定的國(guó)際化程度，但缺乏Tier I級(jí)的廣度。根據(jù)供應(yīng)商的分類(lèi)方式，這一級(jí)中有25至45個(gè)供應(yīng)商。
• Tier II級(jí)政府的企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)系統(tǒng)主要集中在美國(guó)各州和地方政府，并安裝了一些軟件。Tyler Technologies公司和UNIT4公司屬于此類(lèi)。
• Tier III級(jí)企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)支持中型企業(yè)。根據(jù)企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)的分類(lèi)方式，有75到100個(gè)Tier III級(jí)企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)解決方案。
• IV級(jí)企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)是為小型企業(yè)設(shè)計(jì)的，通常側(cè)重于會(huì)計(jì)。

在過(guò)去的幾年中，企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)供應(yīng)商已經(jīng)創(chuàng)建了專(zhuān)門(mén)為云計(jì)算設(shè)計(jì)的新系統(tǒng)，而長(zhǎng)期的企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)供應(yīng)商已經(jīng)創(chuàng)建了其軟件的云計(jì)算版本。云計(jì)算企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)變得越來(lái)越流行，分為兩種主要類(lèi)型：

• 企業(yè)資源計(jì)劃即服務(wù)。使用這些企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)，所有客戶(hù)都在相同的代碼庫(kù)上運(yùn)行，并且無(wú)法訪(fǎng)問(wèn)源代碼。用戶(hù)可以配置但不能自定義代碼。
• IaaS云平臺(tái)中的企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)。在企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)中依賴(lài)自定義代碼的企業(yè)不能將企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)作為服務(wù)使用。如果他們希望在云中運(yùn)行，則唯一的選擇是轉(zhuǎn)移到IaaS提供商，后者將其服務(wù)器轉(zhuǎn)移到其他位置。

對(duì)于大多數(shù)企業(yè)而言，企業(yè)資源計(jì)劃即服務(wù)具有以下三個(gè)優(yōu)點(diǎn)：初始成本較低，升級(jí)到新版本更容易，并且高管人員不能強(qiáng)迫為他們的組織編寫(xiě)自定義代碼。

頂級(jí)企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)軟件

選擇企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)系統(tǒng)是IT領(lǐng)導(dǎo)者面臨的最具挑戰(zhàn)性的決定之一。除了以上層次標(biāo)準(zhǔn)之外，還需要考慮多種功能。對(duì)于任何行業(yè)來(lái)說(shuō)，選擇具有行業(yè)經(jīng)驗(yàn)的企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)供應(yīng)商都是很重要的。

頂級(jí)的企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)軟件包括：Acumatica Cloud ERP、Deltek ERP、Epicor ERP、Infor ERP、Microsoft Dynamics ERP、NetSuite ERP、Oracle電子商務(wù)套件、Oracle JD Edwards EnterpriseOne ERP、Oracle Peoplesoft財(cái)務(wù)管理和SAP ERP。

實(shí)施企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)

大多數(shù)成功的企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)實(shí)施都是由執(zhí)行發(fā)起人領(lǐng)導(dǎo)的，執(zhí)行發(fā)起人贊助業(yè)務(wù)案例，獲得批準(zhǔn)，監(jiān)控進(jìn)度，消除障礙，并獲取收益。首席信息官與執(zhí)行發(fā)起人密切合作，確保充分關(guān)注與現(xiàn)有系統(tǒng)的集成、數(shù)據(jù)遷移和基礎(chǔ)設(shè)施升級(jí)。首席信息官還就面臨的挑戰(zhàn)向執(zhí)行發(fā)起人提供建議，并幫助執(zhí)行發(fā)起人選擇一家專(zhuān)門(mén)從事實(shí)施企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)的公司。

組織變更管理主管還應(yīng)向執(zhí)行發(fā)起人提供建議，因?yàn)槠髽I(yè)資源計(jì)劃(ERP)實(shí)施會(huì)產(chǎn)生新的業(yè)務(wù)流程、角色、用戶(hù)界面和工作職責(zé)。組織變革管理可以幫助企業(yè)中的每個(gè)人了解企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)對(duì)他們工作的影響。在許多情況下，組織變革管理公司而不是內(nèi)部高管提供這種支持。

向項(xiàng)目執(zhí)行團(tuán)隊(duì)報(bào)告的應(yīng)該是業(yè)務(wù)項(xiàng)目經(jīng)理和IT項(xiàng)目經(jīng)理。如果企業(yè)聘請(qǐng)了企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)集成公司或組織變革管理專(zhuān)家，那么他們的項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該是核心項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)的一部分。

企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)實(shí)施的5個(gè)主要步驟

大多數(shù)企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)從業(yè)人員的企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)實(shí)施結(jié)構(gòu)如下：

(1) 獲得批準(zhǔn)

執(zhí)行發(fā)起人監(jiān)督批準(zhǔn)所需的任何文檔的創(chuàng)建。該文檔通常稱(chēng)為業(yè)務(wù)案例，通常包括以下內(nèi)容：

• 問(wèn)題定義
• 項(xiàng)目目標(biāo)和范圍的描述
• 假設(shè)
• 實(shí)施費(fèi)用
• 實(shí)施時(shí)間表
• 開(kāi)發(fā)和運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)
• 預(yù)計(jì)收益

一旦業(yè)務(wù)案例完成，執(zhí)行發(fā)起人就將業(yè)務(wù)案例提交​​給適當(dāng)?shù)母呒?jí)管理人員，以進(jìn)行正式批準(zhǔn)支出并指導(dǎo)員工實(shí)施企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)。

(2) 計(jì)劃程序

然后，將為業(yè)務(wù)案例創(chuàng)建的高級(jí)時(shí)間表精簡(jiǎn)為工作計(jì)劃，其中應(yīng)包括以下步驟：

• 確定團(tuán)隊(duì)成員。關(guān)鍵內(nèi)部人員應(yīng)按姓名標(biāo)識(shí)。其他所需人員應(yīng)按角色確定。需要選擇外部合作伙伴。典型的合作伙伴包括：企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)實(shí)施專(zhuān)家、組織變更管理專(zhuān)家和技術(shù)專(zhuān)家。
• 完成合同。新軟件，技術(shù)和服務(wù)的合同應(yīng)最終確定。
• 規(guī)劃基礎(chǔ)設(shè)施升級(jí)。內(nèi)部企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)系統(tǒng)通常需要更快的處理器、更多的存儲(chǔ)和改進(jìn)的通信。一些組織可以通過(guò)使用云計(jì)算企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)來(lái)最小化基礎(chǔ)設(shè)施升級(jí)。但即使是云計(jì)算企業(yè)資源計(jì)劃也可能需要基礎(chǔ)設(shè)施升級(jí)。
• 創(chuàng)建工作計(jì)劃和時(shí)間表。任務(wù)、依賴(lài)項(xiàng)、資源和時(shí)間安排應(yīng)盡可能具體。

(3) 配置軟件

這是最大、最困難的階段。主要步驟包括：

• 分析差距。了解當(dāng)前業(yè)務(wù)流程和支持應(yīng)用程序之間的差距有助于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)確定如何更改業(yè)務(wù)流程以使其符合軟件。
• 配置參數(shù)。設(shè)置企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)軟件中的參數(shù)以反映新的業(yè)務(wù)流程。
• 完成所需的編程。在理想情況下，無(wú)需更改企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)軟件。但是，可能需要一些編程才能連接到其他系統(tǒng)或進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移。
• 遷移數(shù)據(jù)。該團(tuán)隊(duì)對(duì)數(shù)據(jù)定義進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，并檢查現(xiàn)有文件的數(shù)據(jù)完整性、質(zhì)量和冗余性。最后，現(xiàn)有數(shù)據(jù)將被清理并遷移到新的企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)。
• 測(cè)試系統(tǒng)。對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行測(cè)試，以確保它提供了所需的功能和所需的響應(yīng)能力。
• 文件系統(tǒng)。創(chuàng)建所需的功能和技術(shù)文檔。通常，供應(yīng)商具有可以根據(jù)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)定制的文檔。
• 升級(jí)基礎(chǔ)設(shè)施。完成所有必需的升級(jí)。

(4) 部署系統(tǒng)

當(dāng)新系統(tǒng)投入生產(chǎn)時(shí)，在進(jìn)行最終轉(zhuǎn)換之前，必須完成多項(xiàng)活動(dòng)。這些包括：

• 培訓(xùn)員工。所有員工都需要接受操作系統(tǒng)的培訓(xùn)，并具有訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限。
• 計(jì)劃支持。企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)運(yùn)行后，將需要一個(gè)支持團(tuán)隊(duì)來(lái)回答問(wèn)題并解決問(wèn)題。
• 測(cè)試系統(tǒng)。新系統(tǒng)必須經(jīng)過(guò)全面測(cè)試，以確保其安全性和響應(yīng)能力，并提供業(yè)務(wù)案例中描述的功能。
• 做出“上線(xiàn)”決定。一旦執(zhí)行發(fā)起人確信新的企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)已準(zhǔn)備就緒，企業(yè)就需要從原有的系統(tǒng)切換到新系統(tǒng)。

(5) 穩(wěn)定系統(tǒng)

在部署企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)之后，隨著員工學(xué)習(xí)新的角色、工具、業(yè)務(wù)流程和指標(biāo)，大多數(shù)組織的業(yè)務(wù)績(jī)效都會(huì)下降。此外，清理不良的數(shù)據(jù)和基礎(chǔ)設(shè)施瓶頸也會(huì)導(dǎo)致中斷。所有這些都給企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)部署和支持團(tuán)隊(duì)帶來(lái)了大量工作。

企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)的隱性成本

在項(xiàng)目規(guī)劃期間通常被低估的四個(gè)因素包括：

• 業(yè)務(wù)流程變更。除非他們是系統(tǒng)分析師或?yàn)榫哂懈孟到y(tǒng)的其他企業(yè)工作，否則大多數(shù)人都滿(mǎn)足于在當(dāng)前環(huán)境中工作。一旦團(tuán)隊(duì)看到了改進(jìn)的結(jié)果，大多數(shù)人就會(huì)尋求其他改進(jìn)。而這種成功往往會(huì)花費(fèi)比最初預(yù)算更多的時(shí)間。
• 組織變更管理。盡管流程改進(jìn)使企業(yè)更高效，但是變更會(huì)在所有組織級(jí)別上帶來(lái)不確定性。正式的組織變更管理計(jì)劃可以使員工放心，并幫助他們接受變更。由于許多高管不熟悉組織變更管理的細(xì)微差別，這一努力很容易被低估。
• 數(shù)據(jù)遷移。在實(shí)施企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)之前，企業(yè)經(jīng)常具有重疊的數(shù)據(jù)庫(kù)和較弱的編輯規(guī)則。企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)系統(tǒng)需要更嚴(yán)格的編輯，從而增加了數(shù)據(jù)遷移時(shí)間。所需時(shí)間很容易被低估，尤其是在無(wú)法識(shí)別所有數(shù)據(jù)源的情況下。
• 自定義代碼。盡管企業(yè)可以自定義代碼，但大多數(shù)企業(yè)低估了成本;即使是估算初始成本的企業(yè)也很少包括遷移到新版本的成本。

自定義代碼已有多年的時(shí)間，但這并不是一個(gè)好習(xí)慣。由于用戶(hù)需要其他功能，因此其自定義代碼顯著增加了實(shí)施成本。它使保修協(xié)議失效;報(bào)告給供應(yīng)商的問(wèn)題必須在未經(jīng)修改的軟件上復(fù)制。這使升級(jí)變得困難;自定義代碼通常在供應(yīng)商每次發(fā)行新版本時(shí)都需要進(jìn)行更改。最后，大多數(shù)企業(yè)低估了成本;即使是估算初始成本的企業(yè)也很少包括遷移到新版本的成本。

為什么企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)項(xiàng)目失敗

企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)項(xiàng)目失敗的原因與其他項(xiàng)目失敗的原因相同。最常見(jiàn)的原因是執(zhí)行發(fā)起人效率低下，無(wú)法在組織中贏(yíng)得尊重，對(duì)項(xiàng)目不感興趣，或被其他職責(zé)分散注意力。其他失敗的原因包括定義不明確的項(xiàng)目目標(biāo)、薄弱的項(xiàng)目管理、資源不足和糟糕的數(shù)據(jù)清理。

有幾個(gè)失敗的原因與企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)密切相關(guān)。特別是：

• 選擇不當(dāng)。企業(yè)資源計(jì)劃，尤其是Tier I級(jí)的企業(yè)資源計(jì)劃，這非常復(fù)雜，并且有很多選擇。許多企業(yè)認(rèn)為，Tier I級(jí)企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)的定義是更適合每個(gè)企業(yè)。實(shí)際上，只有規(guī)模很大的全球性企業(yè)才會(huì)使用Tier I級(jí)企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)中的一小部分功能。如果企業(yè)不夠龐大，不足以證明Tier I級(jí)的合理性，則可能會(huì)發(fā)現(xiàn)由于功能過(guò)載而延遲實(shí)現(xiàn)。相反，這些大型企業(yè)可能會(huì)發(fā)現(xiàn)，Tier II 級(jí)或Tier III級(jí)企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)缺乏足夠的功能，無(wú)法進(jìn)行復(fù)雜的全球運(yùn)營(yíng)。
• 內(nèi)部阻力。盡管采用新程序都會(huì)產(chǎn)生阻力，但這在企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)中更為常見(jiàn)。遠(yuǎn)程業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)常將企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)實(shí)施的財(cái)務(wù)或其他標(biāo)準(zhǔn)化視為總部為增強(qiáng)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)控制的一種努力。而即使解釋了采用新系統(tǒng)的好處，但減緩實(shí)施的情況并不少見(jiàn)。

如果實(shí)施團(tuán)隊(duì)提供的支持不佳，那么即使是支持企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)的團(tuán)隊(duì)也可能會(huì)感到失望。一些支持者也可能成為批評(píng)者。