企業需要使用正確的數據分析工具來控制其業務支出。在保持精益運營的過程中，很多企業發現了使用大數據的好處。大數據技術可以讓他們提高利潤率，企業也試圖在經濟衰退期間保持競爭優勢。

使用大數據的最重要好處之一就是支出跟蹤，這將有助于許多資金短缺的中小企業在經濟衰退中變得更有彈性。

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大數據對企業的生存至關重要

隨著不確定性的增加和消費者需求的不斷變化，企業開展業務面臨更大的挑戰。當一些企業采用人工智能系統來預測需求時，而其他一些企業則致力于擴展市場份額，但有時卻忽視了自身的財務狀況。如果沒有足夠的資本，那么中小企業可以采用大數據和人工智能技術超越競爭對手。

與此同時，收入的減少和支出的增加會給中小企業帶來難以應對危機的巨大威脅。因此，在投資于業務增長之前，需要簡化財務運營。企業可以維護記錄、定義收入來源和管理開支。盡管跟蹤支出是企業管理者最不喜歡的任務，但糾正不利的支出模式對改善財務狀況至關重要。大數據可以讓企業更容易做到這一點，但他們必須投資于正確的工具。

除了有助于成本控制之外，削減開支還可以顯著增加利潤，同時保持積極的現金流。同樣，企業可以利用這些見解做出明智的業務決策。雖然跟蹤支出對于企業來說通常是一件難事，但是可以使用數據分析工具和方法進行支出跟蹤，有效地管理現金流。

1. 集成數字工具

毫無疑問，人工記錄業務交易和歸檔支出收據可能會非常耗時。企業的員工必須在大量文件中查找收據并報告開支。除了耗費時間之外，還會導致生產率和效率的損失。幸運的是，采用智能的數字工具和應用程序，企業可以采用支出跟蹤器軟件跟蹤業務支出。

集成數字工具將自動跟蹤并記錄企業的開支，從而消除文書工作。企業可以將軟件與其他銀行和在線應用程序進行鏈接。此外它包含一個自動標簽，該標簽可以區分業務支出和人個支出。智能的跟蹤工具使企業可以快速標記多個支出。

2. 使用數字工具區分個人和業務支出

通常情況下，支出可以分為業務支出或個人支出。因此，應該學會區分個人支出和業務支出。以下是避免混淆這些支出的一些想法和建議。

• 為企業提供單獨的借記卡和信用卡。它將阻止企業使用個人帳戶進行商業交易，使支出跟蹤變得更加簡單。同時，它也將在業務和個人開支之間劃清界限。
• 有時會遇到分攤支出。例如，可能會與潛在的合伙人共進午餐或為員工購買咖啡。對于這種支出，需要出納人員將采購作為單獨的交易進行登記。這將有助于企業保持清晰的財務記錄，同時將收據分開。

有很多預算工具使用大數據來區分財務開支。企業可以使用這些工具更輕松地將其個人和業務支出進行區分。

3. 使用數字存檔來保存發票和收據的記錄

很多企業管理者認為在支出方面有更多的權力，但這種想法是錯誤的。每項業務都必須遵守政府制定的會計準則和財務規定。在許多要求中，一種是保留所有發票和收據的記錄。企業將需要它們來計算免稅額。同樣，如果企業接受內部收益系統審核，則必須出示所有收據。

因此，需要收集和整理發票和收據。要在每張收據上寫上支出的日期和用途，以免造成誤解。此外還要保持電子記錄。可以掃描收據，并將它們轉換成PDF文件，然后在電腦中為這些單據創建一個單獨的文件夾。

有很多工具可以讓所有記錄實現數字化。企業可以使用更可靠的數據存儲平臺輕松保留這些記錄。

4. 通過機器學習查找免稅額

知道追蹤支出的目的是什么嗎?事實上，它提供了洞察企業的業績并確定符合減稅條件的機會。廣告支出、傭金、辦公用品、差旅費和維修費等業務支出都屬于免稅額。因此，企業可以從總銷售額中扣除這些支出，以減少其應納稅所得額，從而減少總體稅收支出。

例如，企業獲得一筆500美元的收入，稅率為21%，因此稅費為105美元。而扣除200美元的免稅額之后，收入將減少到300美元，其稅費將降至63美元。簡而言之，找到免稅額可以幫助企業節省一些稅費。此外，如果企業使用的是數字跟蹤工具，可以利用機器學習功能，自動查找可以扣除的支出。

許多機器學習工具使企業的納稅變得更加容易。他們可以使用數據挖掘算法來查找潛在的扣除額，并篩選稅收記錄以查看是否符合條件。

5. 與債務人設定付款條件

根據美國銀行的一項研究，82%的倒閉企業是由于現金流管理不善造成的。通常情況下，有大量資金從企業中支出。除了使現金流為負之外，它還影響企業的財務前景。因此，企業必須減少資金流出，最大限度地增加資金流入，以確保現金的可用性。最好的一個辦法是與客戶設定智能支付條款。

畢竟，越早提交發票，就會越快獲得付款。同樣，企業也可以設置折扣付款條件。例如，客戶在十天內付款，則將獲得2%的現金折扣，這種方法可以加強與客戶的關系，并為企業更快地獲得現金。

6. 審查和分類業務支出

在跟蹤支出之后，企業的工作并沒有結束。應該盡力進行檢查，并確定減少成本的方法。可以讓員工參與其中以減少成本。例如，如果員工出差參加會議或外出購買辦公用品，在他們報銷之前首先需要提供支出記錄。因此，企業可以確保業務的透明度。

此外，計算每項開支占總支出的百分比以確認重大支出。如果租金成本占總支出的50%，則需要考慮更換辦公地點。同樣，如果交納的稅費過多，需要尋找新的方案。企業可以求助于當地供應商以購買原材料或轉向其他物流公司。這似乎很耗時，但減少開支可以帶來令人難以置信的長期收益。

7. 對債務保持警惕

盡管由于市場波動加劇，企業需要進行貸款意味著現金短缺，但這種情況卻很普遍。在某一期間，企業需要額外的資金來保持業務運轉。但是貸款的關鍵是要確保收益高于投資。否則，利息將是企業財務上的額外支出。例如，企業打算購買一家工廠，需要計算其產生的回報，并將其與貸款金額進行比較。

它將幫助企業進行成本效益分析，證明效益是否高于成本。此外，計算利息覆蓋率可以確定企業償還利息支出的次數。它將幫助企業設定明智的還款條件，關閉違約和破產的大門。

大數據工具比以往更輕松地管理企業的支出

不可否認，跟蹤業務支出和管理資金是每個企業面臨的兩個主要挑戰。有些企業在計稅方面陷入困境，而另一些企業現金流中斷。跟蹤和管理支出對于了解企業的財務狀況非常有用。這將降低業務成本，獲得更多的免稅額，并保持良好現金流，消除支出的浪費。

通過使用大數據技術，企業可以更輕松地實現這些目標。事實證明，數據分析在跟蹤和管理業務支出方面非常有效，因此企業需要投資和采用適合的大數據工具。