無論是企業已經將服務器移至云端還是正在市場上尋找新的產品和服務，都需要注意一些事項。

傳統上，尋求集中數據存儲的企業被迫投入資金運行和維護現場文件服務器。然而，時代已經變了：如今，可以通過投資云存儲解決方案簡化其數據管理，這不僅最終更具成本效益，而且使日常運營更容易。

例如，如果企業管理人員嘗試向其客戶或團隊成員發送一封電子郵件，其中包含一些超大的附件，就會知道這可能是一個令人頭疼的問題。尤其是從客戶的角度來看，可能會給他們留下企業的業務在技術上過時的印象。這是因為使用下載鏈接變得更加容易和安全，借助互聯網，這些鏈接可以將數據從云端直接導入收件人的設備，從而使數據傳輸變得快速而簡單。

然而，這只是云計算提供的強大功能的一個例子。實際上，云存儲提供的功能遠不止這個術語所暗示的那樣，如今，云計算提供商往往要付出額外的努力，云平臺不再只是一個方便的數據倉庫。從網絡安全服務到硬件產品，云計算提供商能夠提供一系列有用的功能，這些功能將改變企業開展業務的方式，讓其能夠完全專注于客戶的需求。

唯一潛在的缺點是可用選項的多樣性，這可能會讓人不知所措，尤其是當企業正在尋找特定的共享和協作功能時。為了理解這一切，以下的快速指南說明了需要注意什么才能做出正確的購買決定。

選擇云計算供應商：需要什么存儲計劃?

所有云計算提供商都提供一系列存儲計劃，因此企業可以選擇最適合其要求和預算的計劃。通常有一個免費層，但這些總是有容量限制，以及可以上傳的文件大小限制。選擇其中之一，當突然發現無法在項目中間同步關鍵文件時，可能會讓人感到后悔。

付費服務將提供更多的數據空間，還將包括一個管理控制臺，讓用戶可以決定允許誰訪問其云存儲，并實施文件級訪問控制。分層管理也是一件值得關注的事情：這允許選定的員工獲得一些管理權限，因此他們可以管理訪問請求、添加新用戶和更改密碼等。

出于所有這些原因，強烈建議用戶使用付費服務，其價格從每月幾美元起。如果企業需要處理異常大量的數據，需要考慮升級到為所有用戶提供無限云存儲的高級計劃。企業可能會對這些服務的實惠程度感到驚訝。

選擇云計算供應商：如何控制成本?

在此已經強調了云存儲的低成本，但仍然值得權衡需求，并確保購買的存儲空間不會超過實際需要，因為購買再多空間也只是浪費費用。

還要考慮誰需要訪問權限。其定價基于用戶數量，并非企業中的每個人都需要包括在內。如果想在未來添加用戶，大多數計劃都可以動態升級，但其降級并不總是那么簡單：在注冊之前需要進行檢查。

如果企業選擇的計劃對每個用戶的云存儲有所限制，那么最好發布一個關于員工可以在那里存儲哪些內容的策略，以避免用個人文件占用分配的存儲空間。如果無法抑制他們的熱情，需要選擇可以強制執行帳戶使用控制(例如存儲配額)的提供商。

在這個問題上還有一個警告：已經看到一些商業計劃使用了有些誤導性的廣告，暗示他們為每個用戶提供一定數量的存儲空間，而實際上引用的數字是企業整個業務的總存儲量，如果計劃沒有明確說明每個用戶的存儲限額，則可能不是一個良好的計劃。

企業也可以讓供應商提供更長期的承諾來節省成本。而供應商通常會接受按月付款，但如果企業簽訂年度合同，則可以享受更多的折扣。

選擇云計算供應商：文件同步

實時文件同步使云存儲非常方便，設置也很容易。在大多數情況下，管理控制臺可用于向用戶發送電子郵件邀請，其中包含他們可以單擊以下載同步代理并加入協作方的鏈接。

不過需要注意的是，注冊過程要求用戶為其云計算帳戶提供密碼。所有通常的警告都適用于這里：密碼應該是安全的并且不容易被破解。優秀的提供商提供管理控制，允許用戶設置確保密碼符合特定格式和強度的策略。

在安裝代理并登錄之后，最新文件將開始自動下載到每個用戶的計算機。如果企業正在處理大量大型文檔，需要尋找一個代理，讓用戶決定哪些內容應該自動同步，哪些內容應該存在于云中。但是需要注意的是，如果員工因任何原因無法訪問互聯網，這可能會使他們陷入困境。例如Virgin Media提供的服務中斷，導致很多英國企業無法訪問其云文件超過四個小時以上。

假設一切正常，云計算服務還提供個人Web門戶，因此每個用戶都可以查看他們的數據、上傳或下載文件以及與團隊成員共享文件夾。文件版本控制是一項非常有價值的功能，允許恢復已刪除的文件或將其恢復到較早的版本。

最后一個有價值的功能是，只需在門戶中創建Web鏈接并將其通過電子郵件發送給其他用戶或外部客戶，即可將大文件發送給他們。為了提高安全性，需要尋找一種允許用戶對鏈接進行密碼保護的服務，并應用下載限制和過期日期。

某些提供商還允許外部客戶端通過邀請將文件發送到其云存儲庫，而無需他們自己的憑據。

選擇云計算供應商：有什么好處?

商業云存儲服務帶來了更多的好處。它們可以為企業節省資金，并提高工作效率，其中許多還提供與其他應用程序和云服務(例如Office365)的集成。

值得注意的是，移動支持雖然通常適用于Android和iOS的應用程序，但在功能方面可能會有很大差異，因此需要了解每個提供商以了解哪些具有企業需要的功能。