GenAI工具，如ChatGPT等聊天機(jī)器人，可以幫助你開發(fā)并簡(jiǎn)化完成項(xiàng)目所需的流程，確保項(xiàng)目按時(shí)、按預(yù)算完成。

然而，就像生活中的所有領(lǐng)域一樣，為了得到正確的答案，你需要能夠提出正確的問題。

清晰、詳細(xì)且結(jié)構(gòu)良好的提示詞是區(qū)分獲得GenAI垃圾信息和個(gè)性化、有見地的幫助的關(guān)鍵。以下是7個(gè)強(qiáng)大的提示詞，旨在幫助用戶更好地完成日常項(xiàng)目管理任務(wù)。

商業(yè)項(xiàng)目伙伴

這是一個(gè)非常簡(jiǎn)單的提示詞，可以將ChatGPT(或其他聊天機(jī)器人)轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€(gè)個(gè)性化的項(xiàng)目管理助手，幾乎可以指導(dǎo)你完成任何項(xiàng)目。

提示詞：扮演一位專業(yè)的商業(yè)顧問和戰(zhàn)略家，幫助我完成我的商業(yè)項(xiàng)目。我會(huì)向你提供我已完成的工作細(xì)節(jié)，并持續(xù)更新進(jìn)度。你負(fù)責(zé)跟蹤任務(wù)和活動(dòng)，在需要時(shí)為我提供行動(dòng)計(jì)劃，并在被要求時(shí)詳細(xì)說明我需要采取的下一步行動(dòng)。

創(chuàng)建項(xiàng)目簡(jiǎn)介

項(xiàng)目簡(jiǎn)介(或項(xiàng)目章程)使利益相關(guān)者能夠快速概覽項(xiàng)目并理解其目標(biāo)：

提示詞：請(qǐng)幫助我起草一份項(xiàng)目簡(jiǎn)介。逐個(gè)提問，直到你收集到起草一份文檔所需的信息，該文檔應(yīng)提供高層概述、目標(biāo)、范圍、關(guān)鍵利益相關(guān)者分解、關(guān)鍵交付成果、報(bào)告要求、預(yù)算和時(shí)間表。以引人入勝的方式構(gòu)建它，清晰地闡述其將帶來的好處。

將大項(xiàng)目分解為可管理的部分

將任務(wù)分解為更小的部分總是一個(gè)好主意，以下是如何使用AI高效完成這一任務(wù)的方法。

提示詞：將我的[插入任務(wù)名稱]任務(wù)分解為三個(gè)層次。1.主要工作項(xiàng)。2. 它們的子任務(wù)。3. 人們將執(zhí)行的具體行動(dòng)。以1.2.3的格式編號(hào)每個(gè)行動(dòng)。對(duì)于每個(gè)底層行動(dòng)，提供以工作日為單位的持續(xù)時(shí)間估計(jì)，列出任何依賴項(xiàng)或外部阻礙因素，說明它將產(chǎn)生的結(jié)果，并包括一個(gè)單句行動(dòng)計(jì)劃，命名負(fù)責(zé)角色，指示其相對(duì)于項(xiàng)目開始的時(shí)間，并解釋如何衡量成功。按以下順序返回結(jié)果：首先是編號(hào)大綱，接下來是每個(gè)底層行動(dòng)的詳細(xì)段落，以及每個(gè)行動(dòng)相關(guān)的主要風(fēng)險(xiǎn)的要點(diǎn)列表。

創(chuàng)建看板模板

與其花時(shí)間研究如何構(gòu)建項(xiàng)目管理板，不如讓AI為你完成：

提示詞：作為一位在[你的行業(yè)]有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理，我們的項(xiàng)目是[你的項(xiàng)目]。請(qǐng)創(chuàng)建一個(gè)看板模板，其中包括跟蹤我們計(jì)劃和評(píng)估進(jìn)度所需的所有相關(guān)信息。以易于閱讀的表格格式輸出看板模板。然后詢問我是否需要任何更改或是否應(yīng)在模板中添加更多字段。

利益相關(guān)者溝通

這將為對(duì)項(xiàng)目感興趣的人或團(tuán)體創(chuàng)建一封定制的電子郵件，以保持他們對(duì)戰(zhàn)略決策和發(fā)展的了解：

提示詞：起草一封針對(duì)[插入利益相關(guān)者]的信函，解釋[決策/發(fā)展]的影響。以積極和專業(yè)的語(yǔ)氣專注于傳達(dá)什么、為什么以及何時(shí)。

自動(dòng)化敘事沖刺報(bào)告

將項(xiàng)目管理工具(如Jira)中的數(shù)據(jù)作為CSV文件上傳到ChatGPT(注意不要共享任何機(jī)密或違反組織政策的信息)。

提示詞：使用附帶的項(xiàng)目數(shù)據(jù)導(dǎo)出，編寫一份包含以下部分的純語(yǔ)言Markdown報(bào)告：1. 快照指標(biāo)，2. 敘事(約150字，講述發(fā)生了什么以及為什么)，3. 根本原因亮點(diǎn)(三個(gè)編號(hào)的阻礙因素及簡(jiǎn)短解釋)，4. 教訓(xùn)與下一沖刺行動(dòng)(要點(diǎn))。請(qǐng)還創(chuàng)建一個(gè)幻燈片大綱，給出一個(gè)傳達(dá)關(guān)鍵信息的標(biāo)題和三個(gè)要點(diǎn)。以簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言清晰地傳達(dá)敘事，格式化以便于閱讀和理解(例如，加粗指標(biāo)標(biāo)簽)。

利益相關(guān)者溝通

立即為對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展感興趣的任何人起草個(gè)性化的溝通更新。

提示詞：給[利益相關(guān)者姓名或角色]寫一封簡(jiǎn)短的電子郵件，關(guān)于[更新主題]。以一句話開頭，清楚地說明目的，接著是關(guān)鍵事實(shí)(什么、為什么、如何、在哪里、何時(shí)、誰)，在相關(guān)時(shí)清楚地闡述一兩個(gè)對(duì)該利益相關(guān)者的直接好處或影響，并以邀請(qǐng)他們直接聯(lián)系我以獲取澄清或進(jìn)一步信息作為結(jié)尾。保持語(yǔ)氣直接且專業(yè)，使用通俗易懂的語(yǔ)言，并將其格式化為可直接復(fù)制、粘貼和發(fā)送的電子郵件。

這些提示詞都將實(shí)現(xiàn)其預(yù)期目的，但它們的真正目的是向初學(xué)者介紹提示詞工程。如果它們不完全符合你的需求，你應(yīng)該能夠輕松地將它們定制為自己的要求，或使用它們作為從頭開始編寫自己的提示詞的模板。項(xiàng)目管理只是提示詞工程正在迅速成為寶貴工具的眾多領(lǐng)域之一，這得益于它使我們更加高效和高效的能力。