瑪氏中國人資電子合同項目組

2019年11月11日，瑪氏中國正式上線人資電子合同平臺，將人資業務中涉及的各類合同、協議、證明等，由傳統的紙質版本線下簽，轉變為電子合同線上簽。這是繼招聘智能機器人、AI面試、入職微信小程序之后，瑪氏中國人事共享服務中心引入的又一項創新型人力資源數字化應用。

電子合同的應用是大勢所趨

在瑪氏中國，人事共享服務中心被命名為MyP&O（People & Organization）。這個團隊不僅為中國、澳大利亞、新西蘭三大區域提供日常的人力資源一站式服務，還承擔著瑪氏中國人力資源數字化轉型與運營的任務，以及為瑪氏全球人力資源共享服務開拓、測試創新項目的重要職責。

肩負重任，瑪氏中國MyP&O團隊始終以積極的態度擁抱技術創新，驅動人力資源高效轉型。在MyP&O總監楊昕亮看來，當數字化工具的服務范圍不斷擴展，合同的簽署與管理不應成為人力資源數字化升級的瓶頸與障礙。電子合同的應用是大勢所趨，只是需要一個契機撬動：

在2018年的一次業務合并中，瑪氏中國旗下幾千位同事的合同需要重新簽署。按照傳統的做法，所有合同都需要MyP&O團隊逐份準備、郵遞、簽收、核查、蓋章與歸檔，不但耗費了大量的人、財、物，而且效率低，合同丟失、損毀的風險也很高。

正是這個“略顯痛苦”的項目，促成了瑪氏中國引進人力資源電子合同平臺的決心。

消除文化差異，獲取總部支持

對于全球化公司的中國團隊而言，如何將本地化的業務創新與Global總部的體系框架進行融合，是他們普遍面臨的難題。

具體到瑪氏中國的人力資源電子合同項目，由于商業環境與文化的差異，國內外對合同的一些基本概念都存在完全不同的認知，這使得“溝通”成為項目初期的關鍵問題。比如“蓋章”，國外沒有“公章”的概念，合同僅需簽名即可，因此瑪氏總部一直無法理解“合同需要蓋章”這個動作；又比如“電子合同”，在一些國家，這基本就是“電子版合同”、“合同電子化”的同義詞，但根據中國的法律要求，如果需要使電子合同具備與紙質合同同樣的法律效力，必須引入身份認證、電子簽名等一系列要求甚高的信息安全技術。

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瑪氏總部團隊來中國考察

為了讓總部理解中國的合同，以及引入電子合同的必要性，瑪氏中國MyP&O團隊邀請總部負責人來中國實地考察，通過網上購物、掃碼支付等生活化場景，親身感知中國市場濃厚的數字化氛圍，同時近距離地體驗一份紙質合同繁瑣且冗長的簽署流程。

與此前長達數月的溝通與匯報相比，這種浸入式的體驗更為直接與有效。瑪氏總部切實意識到：中國快速發展的數字化商業環境需要顛覆傳統的合同簽署方式，并最終對人力資源電子合同平臺投出了贊成票。

嚴守合法安全“生命線”

勞動合同關系著勞資雙方的權利與義務，經常成為勞資糾紛的核心爭議問題。一項行業調研數據顯示，超過80%的企業人力資源管理者對人資電子合同的合法合規性最為關注，成為影響企業部署電子合同的最大擔憂。

“我們看到電子合同已經在許多領域得到了應用，相信這是一個正確的方向。我們要積極樂觀地去嘗試新鮮事物，但對于這個項目而言，合法合規是始終擺在首位的。”據MyP&O服務與運營高級經理馮俊杰介紹，為了消除公司內部對于電子合同合法性的疑慮，MyP&O團隊邀請法務同事在可行性研究階段就深度參與進來，通過多場行業法律研討與實地考察，論證了電子合同的合法合規性。除此之外，合同簽署方式的改變，使得原有的合同流程需要重新梳理、合同模板需要修改；實體公章變為電子公章之后，也需要制定全新的印章管控與使用指引。這些工作都需要在法務部門的支持與配合下推進。

在楊昕亮看來，人力資源電子合同平臺是需要各部門通力合作的一個項目。除了得到法務部門的認可之外，將合同放到線上簽署與管理，數據安全也是必須嚴守的底線。

遵循瑪氏嚴密的安全體系與流程，Global總部的IT團隊評估了電子合同平臺系統架構的安全性，Security團隊則對整體證據鏈及數據保密性的設計方案進行了嚴格的審查。瑪氏中國的IT團隊對項目建設全程進行把控，確保在數據采集、傳輸、存儲等各環節，避免出現安全疏漏。

同時，按照《網絡安全法》的要求，在我國境內收集和產生的個人信息和重要數據，應在境內存儲。為了滿足這一法律要求，配合瑪氏與微軟合作項目“中國云”的上線，瑪氏中國將電子合同平臺的數據放在了這朵“中國云”上，讓數據存儲在國內。

人力資源電子合同也因此成為瑪氏“中國云”上的第一個項目。

重視供應商的服務能力

在甄選電子合同平臺供應商的過程中，瑪氏中國MyP&O團隊聯合法務、IT、財務、業務等多個部門，針對供應商的資質、技術水平、服務延續性等方面進行評估，最終一致決定由北京數字認證股份有限公司（簡稱：數字認證）作為服務供應商。

這家成立于2001年的公司不僅擁有超3000家大型企業項目的成功實踐經驗，且為多家500強企業提供個性化的電子簽名及電子合同服務，在專業資質與安全性、合規性方面有充分保證；與許多由資本驅動的供應商相比，其本身獨立于資本浪潮外，在后續服務的延續性和穩定性方面也具有更大優勢。電子合同的應用，需要嵌入公司原有的業務流程和系統環境。瑪氏分布在全球各區域的公司使用統一的業務系統。同時，瑪氏中國基于全球系統，在招聘、入職階段引入了具有中國特色的微信小程序。因此，電子合同平臺需要上承瑪氏的全球業務系統，下接本地的數字化應用，實現上下游數據的互聯互通。經過深入交流與細致了解，數字認證公司的工程師們與瑪氏中國的IT團隊共同制定了一套適合瑪氏中國的對接方案，這也為后期平臺的穩定運營、良好的用戶體驗打下了穩固基礎。

“我們既希望供應商能提供已有的成功案例經驗，也需要他們能根據我們的實際情況，提供量體裁衣式的、顧問式的落地建議。”馮俊杰認為，這也是選擇供應商時非常重要的一個標準。 

實現個體與組織的共贏

人力資源領域任何一種新應用的引入，都應追求全員共享、全員受惠。

為了讓電子合同更好用、更易用，在最初的流程設計中，瑪氏中國MyP&O團隊就將同事的使用感受作為重要的考量因素，通過專項研討，從用戶體驗的角度來重新定義平臺和前端。最終呈現的效果是：簡潔流暢的引導式流程設計、清晰易懂的指引與提示語，一定程度地降低了同事的學習成本，使得他們在第一次使用時便能順利完成簽署流程。

此外，在平臺上線之前，瑪氏中國MyP&O團隊就開始有計劃地利用各種機會與場合，向同事介紹電子合同的相關知識，解疑答惑，使同事對電子合同這一新鮮事物有所感知和認識，為平臺上線后的順利推廣營造了積極的氛圍。

從MyP&O的命名來看，這是一個希望幫助個體和組織共同成長、實現共贏的團隊。人資電子合同上線僅一月有余時，這種個體與組織的“共贏效應”已得到體現：不但同事的簽署體驗得到了極大的提升，組織的各個業務運營單元都能夠將精力聚焦于核心業務的發展上，對于瑪氏中國MyP&O團隊而言更是如此：從事務性的工作中“釋放”出來之后，他們能把更多的時間和精力投入到更有價值的工作中去。

據馮俊杰介紹，目前正值年底合同續簽的高峰期，過去，合同新簽或續簽需要2-3周才能簽回歸檔，現在頭三天的歸檔率已達到94%，一周后歸檔率可達到97%。“這是一個非常激勵人心的成果。”楊昕亮認為：“人力資源電子合同是一個標志性的產品，它的成功應用不但讓我們堅信已經走在了正確的道路上，也為公司其他部門使用電子文檔、電子合同樹立了標桿，更堅定了瑪氏中國數字化革新的信心。”

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新同事勞動合同電子簽

對于瑪氏這家全球化企業而言，電子合同的引入實屬開創先河。由于收效顯著，不但Global總部的態度從一開始的不理解轉變為高度贊許，其他區域也紛紛前來“取經”。他們認為，瑪氏中國MyP&O團隊在這個項目中采用的跨部門聯合評估、定義用戶體驗等方法與模式，都非常具有借鑒價值。

承擔著引領人力資源數字化轉型任務的瑪氏中國 MyP&O 團隊，再一次用實際行動證明了來自中國的創新速度與創新智慧。

【數字認證】

領先的網絡信任與數字安全服務提供商（股票代碼：300579），電子認證/電子簽名/電子合同領域的市場領導者，應用覆蓋政務、衛生、金融、大型企業、電信、航空、公路交通等多個行業，為逾五百萬企業用戶和數億個人用戶提供具有法律效力的無紙化交付服務。

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