CIO 對(duì)冗長、復(fù)雜的審批程序并不陌生。每次他們想引進(jìn)一個(gè)新的IT供應(yīng)商時(shí)，都必須經(jīng)過多級(jí)審批：采購、法務(wù)、合規(guī)等等。引進(jìn)一個(gè)新的IT供應(yīng)商可能需要 3 到 6 個(gè)月的時(shí)間，這段日子其實(shí)需要按分秒來講算。無論該供應(yīng)商被邀請(qǐng)來是解決什么問題的，那些問題都會(huì)變得越來越糟糕。

與同時(shí)，這種冗長的趨勢(shì)似乎是朝著更加復(fù)雜和繁瑣的審批流程發(fā)展。這在一定程度上是由于風(fēng)險(xiǎn)的增加、隱私與合規(guī)性法規(guī)增多，但同時(shí)需要的檢查和簽字的數(shù)量也在不斷增加。

Vince Kellen 是加州大學(xué)圣地亞哥分校的 CIO。他表示，合同中與網(wǎng)絡(luò)安全相關(guān)的賠償條款也往往是一個(gè)癥結(jié)所在。他說，對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的要求可能因供應(yīng)商而異，但對(duì)于駐扎在數(shù)據(jù)中心的服務(wù)來說，則更受關(guān)注。

最后，由于法律團(tuán)隊(duì)要修改適合雙方的語言和條款，合同的談判和修訂可能需要幾個(gè)月的時(shí)間。

有時(shí)，當(dāng) CIO 克服這些障礙時(shí)，讓新的供應(yīng)商投入工作可能實(shí)際上已經(jīng)太晚了。專家表示，CIO 們可以采取以下步驟來簡化IT供應(yīng)商的入庫手續(xù)。

1.利用自動(dòng)化

德勤咨詢公司首席云戰(zhàn)略官 David Linthicum 說："自動(dòng)化是IT部門能夠?yàn)樾碌腎T技術(shù)供應(yīng)商提供支持的最有效的武器。它可以用來自動(dòng)化通常是人工操作的核心流程，如確保協(xié)議的簽署或?qū)θ魏涡枰浆F(xiàn)場的工程師進(jìn)行審核。自動(dòng)化還能確保解決合規(guī)流程，完成賬單和稅表，IT 供應(yīng)商進(jìn)入應(yīng)付流程，包括可接受的電子發(fā)票格式和付款選項(xiàng)。

2.引入一個(gè)工作流程系統(tǒng)

入庫過程中的一個(gè)常見瓶頸是工作流程本身。許多公司仍然依賴電子郵件、 Teams 或 Slack 發(fā)送消息或其他手動(dòng)提醒來發(fā)送文件、驗(yàn)證信息或完成其他入庫任務(wù)。

利盟首席技術(shù)和信息官高級(jí)副總裁 Vishal Gupta 表示，利盟使用 ServiceNow 來管理其工作流程，從而簡化了入庫流程。這就消除了被手動(dòng)來回所吞噬掉的寶貴入庫時(shí)間。

3.設(shè)定技術(shù)集成標(biāo)準(zhǔn)

如果供應(yīng)商的技術(shù)不能集成，入庫也會(huì)花費(fèi)一些時(shí)間。UCSD 的 Kellen 說，“教育界對(duì)某些形式的集成有標(biāo)準(zhǔn)，比如數(shù)據(jù)集成，這可以簡化流程。如果有事實(shí)上的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，就就采用這這些標(biāo)準(zhǔn)。”

Kellen 說：“只要有可能，就推動(dòng)供應(yīng)商采用較新的集成技術(shù)而不是較舊的技術(shù)。”例如，這可以包括允許流數(shù)據(jù)的現(xiàn)代集成方法，如 Kafka 。這些技術(shù)通常比傳統(tǒng) ERP 供應(yīng)商流行的 RESTful APIs 成本低。

Kellen 補(bǔ)充說：“讓供應(yīng)商采用最現(xiàn)代的技術(shù)和（使用）標(biāo)準(zhǔn)，可以簡化入庫過程。這通常適用于軟件供應(yīng)商，但即使是今天的硬件供應(yīng)商也有需要與現(xiàn)有技術(shù)集成的服務(wù)”。

4.對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類

另一個(gè)加快IT供應(yīng)商入庫的方法是對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分級(jí)，然后對(duì)其應(yīng)用適當(dāng)?shù)膶徟袨椤nfo-Tech Research Group 和 Software Reviews 的首席研究主任 Steven Jeffery 說：“企業(yè)和 IT 部門不應(yīng)該對(duì)供應(yīng)商入庫采用'一刀切'的做法。作為盡職調(diào)查過程的一部分，對(duì)你的供應(yīng)商進(jìn)行分類或分層，將有助于確定你真正的戰(zhàn)略、運(yùn)營、戰(zhàn)術(shù)、商品或一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)供應(yīng)商。”

5.預(yù)測未來的需求

雖然沒有人能夠完全預(yù)測未來，但提前預(yù)測公司的需求并盡快開始采購過程，可以意味著大大縮短入庫時(shí)間。例如，一個(gè)組織可能會(huì)與一個(gè)首選供應(yīng)商聯(lián)系，并讓他們知道兩年后會(huì)有一個(gè)征求建議書。

UCSD 的 Kellen 說：“如果他們提前得到通知，他們可以做好準(zhǔn)備，這樣就會(huì)減少延誤。這只需要公司方面做好規(guī)劃，讓供應(yīng)商為你的工作做好準(zhǔn)備。”

來源：www.cio.com

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