數字化轉型發展已經成為一種潮流。然而，潮起潮落的歷史經驗，總是在不斷提醒：任何新生事物既有強大的生命力和潛在商業價值，又很容易在涌動中吹起泡沫，形成陷阱。

研究數據顯示，全球企業組織在未來三年的IT技術投資將達到6.3萬億美元，這反映出企業已開始大量采購IT技術工具和解決方案來幫助提高業務發展效率。在此背景下，39%的受訪企業表示正在使用10種以上IT運營工具來管理整個數字化業務系統，有8%的受訪企業甚至使用了超過20種工具。

但實際上，擁有太多的IT運營工具并非意味著更好的數字化水平和能力，相反地，還會讓企業落入到“工具蔓延”（Tool sprawl）的發展陷阱中，對數據中心運營、網絡安全防護、系統可靠性以及應用運行性能等產生較嚴重的影響和損害。

工具蔓延的危害和原因

先進技術的應用是為了使工作更快、更容易、更有效，如果組織的信息化技術應用過于超前，并開始出現阻礙正常業務開展和進步的程度時，“工具蔓延”這一應用陷阱就會出現。工具蔓延并不是企業IT部門或網絡安全部門獨有的現象，幾乎每個部門都會受到這一問題的困擾。

工具蔓延這一問題并非由某個應用或技術所產生的，而是隨著每次新技術方案的應用而慢慢累積，并逐漸蔓延到整個企業。當企業的員工每天都必須依靠越來越多的數字化系統或工具，才能保障其日常工作的正常完成時，這就表明該組織的“工具蔓延”問題開始變得非常嚴重。

導致工具蔓延現象產生的原因有很多，包括并購活動、員工流動，以及同類產品之間的不斷競爭。不過有一個重要的原因是，企業IT部門在數字化轉型發展中的被動響應模式，讓他們習慣通過購買工具來解決業務部門不斷提出的數字化需求和問題，這無疑會導致技術應用過剩，并且缺乏有效管理的情況出現。

以網絡安全工作為例，一家安全企業對美國和英國的1,200名企業安全決策者進行了專項調查，在2019年至2021年期間，組織使用的網絡安全工具平均數量從64個增加到76個，增長了19%。這不僅使安全團隊的運營任務更加復雜化，而且可能產生更多新的設備協同漏洞。

當工具蔓延的問題出現時，其通常具有以下危害：

1、讓員工的工作體驗感降低

由于資源分布在多個應用平臺上，查找、打開和導航所需的一切都會耗費大量的時間。這迫使員工減少在業務上的投入時間和精力。即便員工已經掌握了這些工具的使用，在同時使用這些工具或系統時，也會造成持續分心的狀態，使工作更容易出錯和精神疲勞。

2、降低團隊協作力

工具蔓延不僅會擾亂個人工作體驗，還會影響協作環境。當信息分散在不同的系統工具中時，團隊很難獲得洞察力并協同工作。如果沒有一種簡單的方法來共享資源、表達想法和協作工作，團隊就無法充分發揮其潛力。

3、阻礙企業運營 

根據Gartner的一份報告指出，工具蔓延是CIO面臨的“十大主要挑戰之一”。隨著多種技術工具遍布整個企業，企業員工突然不得不熟練掌握十幾個不同平臺的使用，更不用說監控和解決每個平臺的問題了。結果，IT部門的工作變得負擔過重，也給一線員工帶來了不必要的壓力，也經常導致用戶無法獲得他們需要的支持。

4、影響消費者體驗

最糟糕的是，工具蔓延會影響到用戶的感受和體驗。工具蔓延在幾乎所有可以想象的方面都會產生昂貴的成本，包括額外的業務費用，當客戶必須承擔這一代價和成本時，會對企業現有的業務開展產生負面影響，并阻礙未來的銷售。

隨著客戶需要訪問的信息和工具越來越多，潛在的黑客攻擊、違規、數據泄露和其他風險自然也會增加，這些都會產生不可逆轉的損害。

緩解工具蔓延的建議和策略

工具蔓延導致的高成本損耗是顯而易見的，但很多情況下卻難以量化。工具蔓延的許多成本，例如生產力損失、各種機會成本以及高技能和難以替代的高級人員的工作滿意度降低等都難以衡量。

為了降低工具蔓延對企業數字化發展的影響，可以參考以下方式來積極應對：

1、不要害怕新工具

雖然這聽起來可能自相矛盾，但添加自動化新工具或許是幫助抑制工具蔓延的有效手段。例如NetBrain、Infoblox、SolarWinds和Cisco等網絡自動化工具可以將人工智能（AI）、機器學習（ML）和分析應用于工具蔓延問題，并幫助組織開始自動化各種任務。許多企業已經采用了托管信息化服務，例如網絡即服務（NaaS）和軟件定義廣域網（SD-WAN），這些服務在核心產品中內置了分析、智能和自動化功能。

2、選擇服務外包

外包不僅可以幫助減輕內部IT員工的工作負擔，還可以在很大程度上提升專業水平。如果企業將數字化建設中的某些部分（例如5G）外包，將獲得更加專業化的應用優勢，企業的管理服務提供商（MSP）將會處理各種任務。但記住，不要指望托管服務可以解決企業所有的數字化應用問題。

3、整合和集成

成熟的數字化供應商應該能夠幫助企業整合其所依賴的單點性工具和產品，并在這些單點解決方案中添加一些新功能，以幫助用戶解決新出現的問題。

整合當然可以幫助控制工具蔓延，但即便是整合的產品，與所有其他工具的集成也是關鍵。供應商是否具有良好的生態系統是企業在選型時需要重點考察的因素。

4、從關鍵環節開始優化

不要把解決工具蔓延的問題想的過于復雜。建議從關鍵的環節開始優化。例如：我們可以分析IT人員大部分時間都花在了哪里？如果是管理數據流和多個工具，那么就從此處入手進行整合和集成，關鍵是要找到可以不斷重復的優化模式并對癥下藥。

5、改進數字化工作流程

并非所有修復都必須使用技術修復。為IT團隊制定明確定義的流程和工作流，不僅可以避免陷入日常瑣事，提高效率，還將找到最優化問題解決方案的可能性。

6、打破數據和組織孤島

網絡工具蔓延形成的原因之一是數據往往會被鎖定在特定于應用程序或工具的孤島中。找到打破數據孤島的方法將幫助企業從現有的數據中獲得更多價值。從組織的角度來看，企業需要找到一種適合協作和共享數據的組織結構。不同部門和團隊之間的協作不會自然而然地發生，因此領導者必須積極鼓勵并不斷推動。

7、積極采用自動化技術

“自動化”是解決IT問題的常見建議，它有助于提高可靠性，使事物標準化。但想要實現巨大收益不能簡單地依賴基礎性的自動化技術，例如自動配置，而是要讓企業的數字化系統更加動態、更加強大，并且能夠更好地適應不斷變化的負載。企業需要盡快找到能夠自動了解網絡狀況如何變化以及如何即時適應的分析工具，同時消除手動、易出錯的流程。