近年來，協作工具對于遠程和混合工作模式來說已成為絕對必需品。這一需求在新冠疫情期間顯著增長，因為人們無法面對面交流。因此，Slack、Microsoft Teams和Zoom等工具迅速普及，使員工即便身處不同地點也能保持聯系。然而，這種向在線通信的突然轉變引發了許多與安全性相關的問題，因為絕大多數員工都在家庭網絡中訪問敏感信息，這為潛在的數據泄露打開了大門。

協作工具中數據泄露的常見原因

協作工具中的數據泄露可能由多種原因造成，包括：

配置錯誤的共享設置：如果文件、頻道或資源的權限設置不當，可能導致敏感信息暴露。例如，如果包含機密信息的文件通過公共鏈接錯誤共享，那么任何人都可以訪問該文件。默認權限通常會讓用戶訪問他們無需了解的數據，因此會出現新員工被自動添加到他們尚無需訪問的各種頻道或文件夾中的情況。

無限制的第三方集成：第三方集成的問題在于，這些應用程序可能訪問到它們不應獲取的敏感信息，如：

? Slack或Teams中共享的私人消息、頻道或文檔。

? 員工個人信息、商業策略或專有文檔。

? 客戶數據，包括個人身份信息(PII)。

因此，如果第三方應用程序的權限過高，它可能會將數據暴露給未經授權的用戶。

缺乏可見性和監控：如果無法了解數據的共享或訪問方式，就很難評估是否發生了數據泄露或違規行為。如果有人在公共群組中共享了公司敏感信息，而沒有人監控這些活動，那么這一行為可能不會被發現。

人為錯誤：人為錯誤是數據泄露最常見的原因。在公共頻道或與錯誤的人共享敏感信息是最常見的錯誤，這些錯誤通常由于粗心、對設置的理解錯誤或疏忽造成。因此，教育仍然是減少這些錯誤至最低程度的最重要方式。

強制執行權限和訪問控制

為避免數據被未經授權的個人共享，用戶應僅擁有完成任務所需的權限，不多不少。實現這一目標的最佳方法是使用基于角色的訪問控制(RBAC)來根據工作職責授予權限，僅將管理特權限制在必要人員范圍內，并定期審查和調整用戶角色以匹配工作職責。

隨著時間的推移，團隊會積累未使用的頻道、過時的文件和過多的權限，這可能會帶來安全風險。為降低這些風險，建議定期移除不活躍用戶、過時文件和不必要的頻道，并使用合規報告來監控文件共享活動和訪問歷史。

外部用戶，如承包商、供應商和合作伙伴，如果其訪問權限未得到適當控制，也會構成威脅。這就是為什么在邀請他們加入Slack工作區或Teams頻道之前，管理員審批很重要。管理員應啟用有時限的訪客訪問權限，以在設定時間后自動撤銷權限，并使用審計日志和實時警報監控訪客活動，以防未經授權的訪問。

監控和記錄活動

對于Slack和Teams等工具來說，跟蹤發生的情況是數據保護的關鍵。通過實時監控，您可以在問題變得更嚴重之前發現異常情況。無論是跟蹤誰共享了哪些文件、捕捉奇怪的登錄行為，還是防止未經授權訪問敏感數據，擁有正確的警報和工具都會帶來很大的不同。

以下是在Slack和Teams等協作工具中監控和記錄活動的一些最佳實踐：

確保在Slack和Teams中都啟用了審計日志，以跟蹤用戶活動。這允許管理員審查文件共享、消息編輯和頻道更改等操作的日志。這有助于識別潛在的安全問題或不合規行為。

配置實時警報，以便在發生可疑行為時(如未經授權的文件訪問、共享或編輯)立即通知管理員。

留意任何異常行為，如從不熟悉位置下載文件、高頻次訪問或嘗試從不受信任的設備或IP地址訪問敏感信息。這有助于檢測被入侵的帳戶或嘗試外泄數據的行為。

實施云訪問安全代理(CASB)以增強基于云的工具的安全性。CASB有助于執行安全策略、控制訪問、監控活動并確保合規性，特別是在涉及外部應用程序或用戶時。

培訓員工進行安全協作以防止數據泄露

教育用戶了解協作工具中的網絡釣魚風險是避免數據泄露和違規行為的關鍵。如果員工知道要留意什么——可疑鏈接、不熟悉的發件人地址和其他常見的網絡釣魚伎倆——他們就不太可能上當受騙。

培訓員工了解安全文件共享和外部通信的最佳實踐也很重要。應鼓勵他們在共享敏感數據時使用加密頻道，仔細檢查共享文件的權限設置是否正確，并注意他們與誰共享信息，特別是外部合作伙伴。提醒用戶定期審查其訪問和共享設置，以確保只有合適的人有權訪問，這是一個好主意。

為了幫助員工更好地理解這些概念，進行模擬安全演練是測試他們知識的好方法。模擬真實世界的威脅，如網絡釣魚或未經授權的訪問嘗試，可以幫助員工練習識別和應對安全風險，這樣當真正的威脅出現時，他們會更加自信且有效。