一個聰明的決定—戰略化的IT服務管理
IT服務管理和ITIL對于很多人來說已經不是一個新鮮的概念和話題,對一個企業來說,不管企業規模大小,不管其IT架構復雜程度,都有自己的一套IT服務管理方法,或多或少都能從ITIL里得到新的啟示和借鑒。ITIL框架在中國的推廣也有了接近十年的時間,為企業的IT部門提供一套從規劃、研發、實施到運維以及持續改進的參考。2007年ITIL V3的出版,帶來了的新思路,但是也同樣帶來了新的迷茫和思考。
ITIL V3是以生命周期方式去構建服務管理,首先是服務戰略,確定整個服務的目標,然后是服務設計、轉換和運營這樣幾個階段,將服務戰略落實下去,接下來還要有持續性服務改進的策略。國內企業對如何更好地從V2過渡到V3還處于迷茫期,即使是國內服務管理的一流企業也在思考和探索如何制定服務戰略。如何將IT戰略與業務戰略相融合?如何使信息系統更加靈活地適應業務持續變化的需求?如何從戰略投資、企業變革的高度,降低信息化的風險并提高投資回報率?如何高效地利用信息技術進行資源整合,凝聚企業核心競爭力,開拓未來新市場?怎樣在最短的時間內了解并掌握企業IT服務管理的成功方法和經驗?能否以價值為出發點進行IT運營管理,采用什么樣合適的組織結構和管理方式等已成為每個CIO必須面對的問題。可以說,CIO們“壓力比山大”。
服務戰略是ITIL V3生命周期的核心。服務管理的戰略該做些什么才能真正為企業創造價值呢?服務戰略應該是你的競爭優勢所在,能夠創造一種獨特、有利的定位,同時戰略是要在競爭中做出取舍,其實質就是選擇不做哪些事情。戰略并不是指具體實施先進的做法,而是指要選擇什么樣的做法可以使你與眾不同、獨一無二。因此“戰略不是一個目標,而應該是方法”。這種方法和步驟可以參考下面模型:
第一要做的是約定結果
對于結果的約定又可以包括以下主要內容:
1、定義愿景和使命
2、理解你的市場和客戶
3、約定目標和關鍵成功因素
4、在你的組織內溝通這些結果
第二是定義服務
服務是為客戶提供價值的一種手段,也是一種產品,它能夠幫助客戶獲得所希望的結果。服務具有無形和易消逝的特性。任何服務供應方都必須有一個基本的認識,即他們的客戶購買的不是傳統的產品,而是購買特定需求的滿意度。因此,服務供應方如果想要取得成功,就要被客戶所認可,那么也就要交付給客戶足夠的價值,這種價值最好是以成果的形式體現,這才是客戶想要得到的。
服務提供方應具備一種能以戰略的態度(Strategic Manner)進行思考和行動的能力。在構建和定義服務的時候,要考慮到服務這種特殊的產品所具有的兩大價值要素,那就是功用(Utility)和功效(Warranty)。基于用戶服務體驗點的服務識別、服務支持和服務改進,這正是服務功用所思考的服務能做什么以及符合目的(fit for purpose);如何交付滿足客戶需要的服務則是服務功效的范疇,這時考慮的是適合使用(fit for use),所要考慮的是能力管理(Capacity management)、可用性管理(Availability management)、連續性管理(Continuity management)和信息安全管理(information Security management)等的配合與協作。
而定義的服務很多時候也不是單一的服務或者一個服務列表,而是服務組合(service portfolio)。服務組合是以業務價值角度去定義的, 有工具能幫你理解和對比這些服務,并且能幫你對未來的投資做出正確、給力的決策。
第三是構建或提供能力
服務管理是以服務的形式,為客戶提供價值的一組特殊的組織能力。組織能力為了有效地實現目標,靈活地運用各種方法,把各種力量和資源合理地組織和有效地協調起來的能力。現代社會是一個龐大的、錯綜復雜的系統,絕大多數工作往往需要多個人的協作才能完成。這種組織能力是以職能、角色和流程的形式貫穿在戰略、設計、轉換、運營和持續改進整個生命周期過程中,反映了組織在行動上的能力及承諾,將有限的資源轉換成有價值的服務行動是服務管理的核心。缺乏這種組織運營能力,服務組織則只能提供給客戶資源所固有的、相對較低的價值。
資源和能力屬于服務的資產。企業用它們以商品和服務的形式創造價值。資源是生產的直接輸入。管理、組織、人員和知識用于改造資源。能力代表一個企業為生成價值而協調、控制和部署資源的力度。它們一般是受經驗驅動、知識密集,并牢固地嵌入到組織的人員、系統、流程和技術內。與能力相比,獲得資源要相對容易些。能力隨著時間而發展和增強。從大量各類客戶、市場空間、合同和服務中獲得的經驗的廣度和深度可以增強特殊能力的發展。經驗同樣是通過解決問題、處理情況、管理風險和分析故障得以豐富的。
如果沒有充足和適當的資源,能力自身也不能產生價值。服務供應方的生產能力取決于所控制的資源。能力是用來開發、部署和協調這種生產能力的。例如,容量管理和可用性管理這些能力用于管理流程、應用和基礎設施的性能和使用,從而確保有效地提供服務級別。資源和能力評估及改進的方法:
–識別所需要創建及交付服務組合的能力
–檢查并記錄現有能力和資源及差距
–確保考慮到所有所需的能力及資源
–按緊急度、成本和影響度區分優先次序
–決定哪些能力和資源自己構建,哪些借助外部合作
–構建開發、外包和管理這些資源和能力的計劃
–管理整個資源和能力計劃,確保結果的持續改進
制定或重建一個清晰的服務戰略,在很大程度上取決于組織的領導者和利益關系人群。最高管理層不僅僅是每個職能部門的總指揮,其核心任務應該還有制定戰略:界定并宣傳服務獨特的定位,進行戰略取舍,在各項運營活動之間建立配稱關系。 改善服務運營效益是管理中必不可少的一部分,但這并不是服務的戰略。運營效益討論的是持續變革、組織彈性以及如何實現最佳實踐,而戰略討論的是如何界定獨特的定位、如何做出明確的取舍、如何加強各項活動之間的配稱性。
我們需要用戰略的態度(Strategic Manner)來分析和理解客戶的需求和服務本身的定位。戰略不是一次性活動,同樣也是長期和不斷改進的。戰略化服務管理可以為你創造競爭優勢,確保組織能處理與服務投資組合相關的成本和風險,建立服務運營的效率和效果。服務戰略制定的決策將產生深遠的影響。