“長沙卷煙廠信息部采用了Microsoft Office SharePoint Server 2007來進行了部門門戶的建設，并且在部門內部部署了Office 2007客戶端，與長沙卷煙廠企業門戶有機的結合。通過部門門戶，將員工日常工作進行有機集成，極大的方便員工的日常工作。”
——楊黎宏 主任工程師 信息部 白沙集團長沙卷煙廠

白沙集團是一個跨行業、跨地區經營的大型多元化企業集團，涉足卷煙制造、文化傳播、印刷等多個產業。其核心企業長沙卷煙廠始建于1947年，現有在崗員工4000多人，企業總資產達132億元。隨著集團業務的飛速發展，很多工作需要部門內部工作人員的相互配合才可以完成，跨部門開展項目和協同工作的需求也日益增強。長沙卷煙廠信息部承擔著全廠信息化的建設工作，同時也希望能夠將信息部作為一個試點，將信息、數據和文檔進行統一管理，并通過統一的門戶平臺，讓部門工作人員可以快速展開業務協作和即時溝通。

隨著企業業務的飛速發展，對企業的信息化建設也提出了更高的要求，但是企業中現有的解決方案研發與部署周期較長，功能不夠強大，操作界面不夠友好，管理與維護工作繁瑣，并且缺少豐富的信息交流手段。

難以形成統一的信息發布與協作模式

在傳統的辦公模式下，工作人員經常需要在電子化的辦公環境中，通過電子郵件、磁盤共享、文件服務器或對等網絡系統來共享他們的文檔和信息，但是這些文檔和信息往往散落在工作人員個人的計算機中，或者部門網絡的不同位置，很難做到集中的共享和管理。同時，企業大量的工作往往也不是一個人可以獨立完成的，需要由部門內部的多個工作人員，甚至跨部門開展工作，人員之間、信息之間、數據之間的協作需求就變得格外突出。

團隊成員之間協作手段單一

提升團隊成員之間的協作效率是企業信息化建設過程中永遠都會涉及到的話題之一。個人工作效率對企業而言固然很重要，但很多工作并非憑借一己之力就可以完成，必須要與他人進行相互協作。隨著企業的不斷發展，跨地域、跨企業甚至是跨國界的協作越來越多，為了能夠適應這種發展的趨勢，企業也在不斷嘗試新的手段提升團隊協作效率，例如通過郵件、電話會議等方式，但這都難以從根本上改變協作效率低下的現狀。種種跡象表明，如果無法保障工作人員之間的相互協作，將對企業的發展造成非常不利的影響。因此，必須要建立一個現代化、高度整合的協作平臺來支撐企業的運營。

存在信息孤島，信息資源難以快速搜索和再利用

長沙卷煙廠信息部每天所要處理的信息量在不斷加大，為了能夠獲得所需信息，工作人員不得不將相當一部分時間花費在信息的查找上，這將嚴重影響部門的正常運轉。但是在現有的解決方案基礎上很難構建行之有效的全文檢索系統，往往是搜索結果和預期相差深遠。長沙卷煙廠信息部希望可以通過現代化的信息技術為員工提供高效、快捷的信息檢索手段，盡量縮短信息查找的時間，提升信息檢索的效率，使員工可以將更多的時間投入到有價值的工作中。規范化的信息共享與協作模式，為部門信息化建設提供了有力保證，使工作人員可以在一個統一的平臺上開展工作。

解決方案

長沙卷煙廠信息部以Microsoft Office SharePoint Server 2007為平臺構建了部門門戶站點，將部門內部的信息、文檔、數據和人員緊密地連接在一起，提高了部門工作人員的協同工作效率，也為用戶提供了更為可靠、安全的協作環境。
構建規范化的內容發布與管理模式

長沙卷煙廠信息部采用Microsoft Office SharePoint Server 2007進行了部門門戶的建設，實現了對信息的統一管理、存儲和發布。在統一的信息共享和協作平臺下，管理員可以很容易地將公共信息發布到部門站點，而將一些關鍵的業務數據進行緊密集成。簡單、快速、有效的信息發布管理模式不僅減輕了管理人員的工作壓力，也避免了在工作人員協作過程中信息資源分散、重復勞動、數據不一致等諸多問題。

整合部門現有資源，實現無障礙的信息交互

長沙卷煙廠信息部是企業中信息量最大的部門，為了更好地滿足部門在文檔管理上的應用需求，信息部基于SharePoint Server創建了結構化文檔庫，以便可以對文檔進行統一管理。管理員可以對文檔的整個生命周期進行有效監控，同時用戶也可以很方便地對文檔進行上傳、下載、修改、編輯等操作。各種類型的文檔存儲在統一的文檔庫中，并結合企業管理策略，不僅降低了企業信息管理的成本，也消除了多系統環境中數據交換困難的問題。

提供了強大的搜索機制，支持對信息和人員的高效檢索

搜索的全部意義在于能夠幫助企業員工方便、快捷地查找所需的信息或人員。長沙卷煙廠信息部部門門戶借助SharePoint Server 2007創建了一個包含選項卡的搜索中心，該網站包含兩個選項卡：一個用于常規信息搜索，另一個用于搜索人員的相關信息。用戶可以搜索包含特定字詞或短語、用特定語言編寫、用特定應用程序創建或具有特定屬性的文檔。此外，在對人員信息搜索過程中，用戶可以將人員的姓名、當前職位、專業技能作為關鍵字進行查詢，當今企業環境下，實時找到合適的人員、專家對于快速完成工作是十分必要的。

高度整合的協作平臺，提升團隊之間的協作效率

長沙卷煙廠信息部部門門戶與Office Live Communications Server 2005的即時通信架構緊密集成，提供了即時消息、音頻/視頻會議、多人會議等協作手段。基于LCS的即時通信模塊，用戶在協同辦公平臺中可以直觀地看到其他用戶的當前狀態、共享日歷，并可以選擇最合適的時間通過即時通信、電子郵件、會議等方式和該用戶進行即時的溝通與協作。同時，用戶在其他Office客戶端應用程序中也可以立即找到相關人員并與之展開通信。高度整合的協作平臺消除了同事、業務伙伴之間的通信延遲，使所有用戶都可以在一個較高安全級別的實時通信環境下進行協作，從而有效提升協作效率。

依據日常工作需求，進行個性化定制

Office SharePoint Server 2007提供了非常完善的個性化定制功能，每個用戶都可以擁有一個單獨的個人門戶“我的網站”。它提供了一個集中位置，用于查看和管理個人工作所需的所有文檔、任務、鏈接、同事及其他個人信息。個人門戶是用戶個人的工作平臺，用戶可以訂閱和自己日常工作相關的新聞、通知、電子期刊和其他信息，并保持更新狀態。也可以將日常工作相關的協作功能入口鏈接到集中放置在個人門戶的連接區域，便于從個人門戶導向到其他辦公協作功能區。甚至還可以在個人門戶中對相關內容使用隱私設置，向指定的人員共享個人信息。利用Microsoft Office SharePoint Server 2007構建的部門門戶，可以與LCS即時消息系統緊密集成，為工作人員提供了統一的溝通平臺。

優勢與收益

白沙集團是微軟公司的戰略合作伙伴，此次長沙卷煙廠信息部部門門戶建設方案采用了2007 Microsoft Office system 最新的產品與技術，并同時在終端計算機上部署了Microsoft Office 2007客戶端產品，使整個的辦公平臺在穩定性、安全性、易用性上更勝以往，同時也提升了信息部的工作效率和專業形象。

整合企業信息內容，有效提升生產效率

長沙卷煙廠信息部基于全新的2007 Microsoft Office system產品和技術創建的部門門戶可以與現有的集團業務系統進行有效集成，簡化了公用信息與內部信息之間的管理流程。現在網站管理人員無需人工介入即可保證內容的實時更新與同步，有效提升了辦公效率。與此同時，也大大降低了系統的管理與維護成本。

提供簡便、直接的信息獲取方式

通過在門戶系統中整合現有的信息資源，Microsoft Office SharePoint server 2007為工作人員提供了一個統一的信息訪問中心，從而提升了信息資源的綜合利用率。另外，隨著企業的不斷發展，企業內部積累的信息和文檔也在不斷增多，為了能夠盡量節省在信息查找上所花費的時間，信息部門創建了一個搜索中心站點，為用戶的日常工作提供了一個方便、快捷 的信息獲取方式。
 
人員之間的協作更加緊密

協作手段的多樣性，使得企業員工可以更加方便、快捷地與他人進行溝通與協作，以往單純依靠電話、郵件進行交流的方式已經被全新的協作平臺所取代，相信基于LCS和2007 Microsoft Office system構建的協作系統必將進一步拉近人員之間的互聯，為企業現在以及將來的發展提供更為有力的保障。

個性化的信息定制服務模式

個人生產力是企業不斷發展的基礎，長沙卷煙廠信息部基于2007 Microsoft Office system構建的解決方案同時也為員工提供了強大的個人門戶，每個用戶可以將日常工作所需的各種信息集中匯總到同一個操作視圖下，而不需要在多個界面之間進行切換，工作效率較以往相比有了明顯提升。與此同時，長沙卷煙廠信息部還在終端計算機上部署了全新的Office 2007客戶端應用程序，易用的應用程序設計界面、強大的系統功能、與個人門戶的應用無縫交互，這些都在企業內部打造出了理想化的工作模式。